Archivo y documento de Archivo Necesidad de clarificar los conceptos.

Introducción Plantea la necesidad de clarificar los conceptos fundamentales de la archivistica y la historia de la disciplina como base de la democracia y el estado de derecho. Plantea el desconocimiento que existe sobre la materia, su importancia y cómo ha evolucionado en la historia.

Historia de los documentos Mundo clásico: el documento es uno testimonial, jurídico-administrativo. para ello los documentos se crean y se conservan como forma de poder. Mundo greco-romano: cambia el concepto y se inserta el documento público y el archivo publico. va a ser de carácter general y de documentación y no exclusivo del soberano. El documento sirve para delimitar los derechos y las obligaciones de los ciudadanos y era accesible para todos.

Historia de los documentos Dentro del derecho romano, el documento de archivo adquiere una condición de fe pública. Estos eran confiados a empleados especiales ligados por un juramento especial y esta era la garantía a la autenticidad.

Con la caída del Imperio Romano, el documento se ve afectado y cambia el concepto de público a uno de carácter de poder por el soberano, la iglesia y los señores. Para el siglo XII recobran el concepto jurídico y en el archivo se le da paso a documentos tanto públicos como privados. Estos adquieren valor legal al ser validados por un notario o escribano.

Durante las siguientes épocas el documento adquiere una validez como testimonio que sustenta la vida del derecho y del poder. Actualmente son parte del patrimonio si se habla de los documentos históricos, pero también demuestran y legitiman las entidades productoras.

Documento de Archivo Son parte de los procesos y reflejan las funciones y actividades del hombre y como testimonio de una administración. Aquí se cuestiona la objetividad y la autenticidad que deben de tener los documentos y que estos no se pueden desligar de las falsedades y manipulación, pero se debe de mantener los procesos adecuados de la valoración y de la originalidad. El documento de archivo debe de ser único e irrepetible y de ahí el problema de la perdida y de definir en los diferentes soportes y creaciones actuales de cuales son los originales y su autenticidad.

El archivo se forma con los documentos y estos cuentan con varias definiciones dependiendo desde que profesión y la ciencia que se les mire. Se define como “un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de conocimiento y que demuestra algo. Se considera documento de archivo a todo aquel que “sea producto de la imaginación, fuentes narrativas, informativas y científicas que den fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de una cosa” a estos se le considera documentos de archivos.

Documento de Archivo Es de suma importancia que este documento tenga una relación con la entidad productora y como ha llegado al archivo y su relación con el conjunto documental de carácter seriado y como un conjunto orgánico de documentos y no como una colección documental.

Caracteres Externos e Internos El documento de archivo cuenta con caracteres externos e internos. Externos: el documento como toda expresión testimonial, en cualquier lenguaje, forma o soporte. Internos: es uno de carácter administrativo y/o jurídico que forme parte de un fondo orgánico. El documento de Archivo, también se puede ver como testimonio.

Concepto Archivo El Concepto Archivo tiene tres formas de verse como: contenido documental, como institución y como lugar de conservación. Según el diccionario de Terminología Archivistica se puede definir como: la institución cultural donde se reúnen, conservan ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

A su vez esta definición es de carácter general ya que los archivos se dividen entre: Institucionales: como institución administrativa, jurídica y científica y las entidades productoras. Documentales: los conjuntos orgánicos de los documentos, recibidos en archivo, procedentes de una o varias entidades productoras. Estructurales: las instalaciones o depósitos. Personales o familiares. los formados con documentos procedentes de familias o de personas. Científicos y técnicos: la gestión y archivistica y el servicio documental.

Para que archivo se considere como tal y no como un almacén de papel viejo debe tener: Contenido: conjunto orgánicos de documentos producidos por una institución. (familia ) Continente: los depósitos documentales. Personal: profesionales capacitados científica y técnicamente para sus labores. Gestión Archivistica: recepción, organización, y conservación documental. Servicio documental: préstamo de documentos y consulta de información.

La ciencia archivística Es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos, en sus aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de administración de documentos, a fin de manejar y hacer accesibles la información de los fondos documentales.

La archivistica contiene principios de procedencia de clasificación de los documentos, lo que le hace tener una metodología científica.

La archivistica tiene como función crear las metodologías necesarias para que los archivos cumpla con sus fines, procedimientos y que mantengan relación con las entidades productoras. Se deben de regularizar en la catalogación o descripción en el orden de procedencias, el manejo y la difusión.

Que el responsable del archivo se encargue de la difusión y se convierta en custodio de los documentos. Los archivos contienen una finalidad informativa por eso se les considera como parte de las Ciencias de la Información, adoptando técnicas de las nuevas tecnologías.

INSTRUMENTOS TECNICOS PARA LA EFICIENTE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Normatividad general y archivistica. Cuadro de clasificación Catalogo de disposición documental SISTEMAS INFORMATICOS