Unidad 4. Comunicaciones escritas Comunicación empresarial y atención al cliente

04 En esta unidad aprenderás a: -Clasificar las tipologías más habituales de documentos dentro de la empresa. -Redactar el documento apropiado cumpliendo las normas ortográficas y sintácticas. -Identificar los soportes para elaborar, transmitir y diferenciar documentos. -Identificar los canales de transmisión. -Identificar al destinatario observando las normas de protocolo. -Identificar las herramientas de búsqueda de información para elaborar documentos.

04 Estudiarás: Elementos de la comunicación escrita. La redacción de escritos. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública. Soportes para elaborar y transmitir documentos. Canales de transmisión de documentos. Herramientas de búsqueda de información. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos. Y serás capaz de transmitir información escrita, aplicando técnicas de estilo a documentos propios de la empresa y de la Administración Pública, así como a recibir y procesar comunicaciones internas y externas.

1. Elementos de la comunicación escrita 04 1. Elementos de la comunicación escrita

04 Características de la comunicación escrita

2. La redacción de escritos 04 2. La redacción de escritos La redacción de cualquier documento escrito requiere de un uso correcto del lenguaje. Para transmitir un mensaje de manera eficaz deben seguirse los siguientes pasos: Analizar previamente el contexto del mensaje: a quién me voy a dirigir, para qué, etc. Pensar con antelación las ideas que se quieren transmitir. Ordenar las ideas en los distintos párrafos que contendrán el texto. Elegir adecuadamente las frases y expresiones que se van a utilizar. Leer y revisar el texto antes de enviarlo definitivamente.

04 Principios fundamentales de redacción en la comunicación escrita

04 El tratamiento que empleemos en un documento debe ser respetuoso y de acuerdo a los vínculos de amistad, trato o confianza que existan entre el remitente y el destinatario, estableciendo un protocolo en función de dicho destinatario.

04 Para redactar un documento hay que tener un perfecto dominio de la sintaxis, la gramática y la ortografía, teniendo especial cuidado con: La división y separación de las palabras en sílabas. La colocación del acento ortográfico (tilde) en las palabras. El uso de las mayúsculas. La escritura de los números. La correcta concordancia en género y número de las palabras. La construcción de las oraciones.

04 También hay que tener especial cuidado con los signos de puntuación.

04 Y también tenemos que cuidar mucho la presentación en un documento escrito.

3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública 04 3. Documentos propios de la empresa y de la Administración Pública Las empresas y las administraciones públicas disponen de sus propios modelos de documentos escritos, que siguen una estructura y un lenguaje concretos. Estos se dividen en documentos de comunicación interna y documentos de comunicación externa.

04 Documentos de comunicación interna

04 Documentos de comunicación interna

04 Documentos de comunicación interna

04 Documentos de comunicación externa El estilo de una carta comercial es la forma de distribuir y ordenar los diferentes estilos de su estructura sobre el papel.

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04 Documentos de comunicación externa

04 Documentos de comunicación externa

04 Documentos de comunicación externa

04 Documentos de comunicación externa

04 Documentos de comunicación externa

4. Soportes para elaborar y transmitir documentos 04 4. Soportes para elaborar y transmitir documentos Existen dos modelos de soporte: papel y digitales. Dentro del soporte papel, existen a su vez dos divisiones según el tipo de papel y los formatos.

04 Existen varios tipos de papel diferentes para el soporte escrito:

04 Respecto a los formatos, existen dos tipos: El sobre es el envoltorio, normalmente de papel, en el que se 1ntroduce el documento escrito para su entrega o envío. Existen muchos tipos y tamaños de sobre: plastificados, acolchados, con solapa, ventanilla, prefranqueados, etc. -Los impresos son formularios con algunas partes ya cumplimentadas y otras en blanco para que la persona interesada los rellene con datos específicos. Cuando son necesarias varias copias del impreso se utiliza papel autocopiativo de distintos colores.

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04 Dentro del soporte digital (ordenador portátil, tableta, smartphone) podemos acceder a una gran cantidad de información. La recepción de información ha dejado de ser lineal y ha pasado a utilizar hipervínculos, utilizando también un soporte básico de intercambio de información que es el archivo.

5. Canales de transmisión de información 04 5. Canales de transmisión de información Las empresas y organismos disponen de muchos canales y medios para transmitir información, tanto internamente como fuera de la organización. Correo convencional

04 Fax

04 Correo electrónico

04 SMS y tramitación a través de Internet La información electrónica y los servicios basados en Internet son cada vez más utilizados por las empresas y organizaciones públicas.

04 6. Herramientas de búsqueda de información para elaborar la documentación Bases de datos

04 Internet

04 Boletines oficiales

7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos 04 7. Aplicaciones informáticas de procesamiento de textos