PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN LINEAMIENTOS GENERALES 2010

Temario Reformulación del Sistema Metodología Descripción y Plazos Proceso de Validación / Encargados y Roles Requisitos y Etapas Consideraciones Especiales Preguntas

Reformulación del Sistema Objetivos Plan de Compras Modelo de Mejoramiento Continuo

Reformulación del Sistema Plan de Compras 1 Diagnóstico 2 Diseño 3 Implementación 4 Evaluación y seguimiento -Compras Estratégicas -Compras Rutinarias Definición PAC -Criterios de Compra -Indicadores Análisis de Meta comprometida

Reformulación del Sistema Modelo de Mejoramiento Continuo 1 Diagnóstico 2 Diseño 3 Implementación 4 Evaluación y seguimiento - Competencias -Normativa -Gestión de Contratos -Reclamos -Gestión de Proveedores -Gestión de Inventarios -Mecanismos de Compra -Prioriza áreas críticas. -Plan de Mejoramiento de la Gestión de Abastecimiento. -Plan de trabajo Anual Ejecución de Proyectos de áreas criticas priorizadas. Análisis y diseño de Programa de Seguimiento.

Metodología Cada SISTEMA tiene una meta general. Para alcanzarla, cada sistema define hacerlo por ETAPAS. Cada sistema está formado por un número de etapas. En este caso, 4 en el Marco Básico, y 4 en el Marco Avanzado. Cada etapa define OBJETIVOS a cumplir. Cada objetivo tiene asociados REQUISITOS TÉCNICOS, es decir, los elementos que indican cuales son las acciones o actividades que se deben realizar para dar cuenta del cumplimiento del objetivo. Una vez evaluado el Servicio, el Organismo Técnico emite un certificado de validación/ No validación, según corresponda, como MEDIO DE VERIFICACIÓN de los resultados.

Metodología Etapa 1 - Etapa 4 + Etapas 1, 2, 3 y 4 Marco Básico Marco Avanzado Marco Básico Marco Avanzado VALIDACIÓN VALIDACIÓN En la medida que las etapas se validan se van agregando a la gestión. No se “Superan”, sino que se INTEGRAN Todos los años se deben cumplir los OBJETIVOS de cada etapa, desde la etapa 1 hasta a la final comprometida

Descripción y Plazos 1er Estado de Avance: 30 de junio de Los servicios deberán enviar las etapas de Diagnóstico y Diseño Informe Final: 31 de Diciembre de los servicios deberán enviar la información correspondiente a todas las etapas.

Descripción y Plazos Las fechas establecidas serán las mismas para los servicios en marco básico y avanzado. Los servicios en marco avanzado deberán enviar la información correspondiente a todas las etapas menos las tablas 1,4 y 8. Para fin de año en el informe final los servicios en marco avanzado deberán enviar adicionalmente a los informes solicitados, los informes correspondientes a las etapas de implementación certificación y mantenciones de la Norma ISO 9001:2008.

Proceso de Validación / Encargados y Roles Encargado Sistema prepara Informes e ingresa Información dentro de su escritorio privado en Acciones para cumplir los objetivos de cada etapa Jefe de Servicio Ratifica Informes en el Sistema y envía a Dirección ChileCompra

Requisitos y Etapas Etapa I

Requisitos Asociados -Catastro de usuarios -Diagnóstico de Competencias -Diseño de Plan de Capacitación -Cumplimiento de meta de acreditación

Etapa I

Requisitos Asociados -Ítems presupuestarios transables en el portal. -Presupuesto asignado para compras de bienes y servicios por la Dirección de Presupuestos; Fondos provenientes de empréstitos internacionales, otros fondos para compras de bienes y servicios

Etapa I

Requisito Asociado -Catastro de todas las compras por fuera y dentro del portal. -Diseño de reporte de análisis de los montos ejecutados dentro y fuera del portal. -Implementación de los mecanismos para comparar los montos ejecutados en el portal v/s lo transado fuera del portal -Justifica toda compra realizada fuera del portal del portal. -Mide porcentaje de eficiencia en el uso del sitio v/s lo no transado por el sitio. -Analiza las justificaciones toda compra realizada fuera del portal -Propone acciones a seguir de mejoramiento permanente en la incorporación de aquellos procesos que debiendo haber sido transados por la plataforma no lo fueron.

Etapa I

Requisito Asociado - Catastro de todos los contratos vigentes. - Diseño de mecanismos de evaluación periódica de sus contratos considerando al menos: 1.Nombre del contrato 2.Fecha de inicio y término 3.Procedimientos para su gestión

Etapa I

Requisito Asociado Cantidad de reclamos recibidos los años 2007, 2008, Temas más reclamados. Metodología utilizada para resolver reclamos recibidos. Definición del compromiso de la institución para la disminución de reclamos el año Flujo interno de derivación y evacuación de los reclamos Mide el sistema de control de gestión y evacuación de reclamos incorporando estándares y control de calidad de las respuestas enviadas al proveedor. Propone acciones para mejorar los temas más reclamados por parte de los proveedores. Compromete acciones concretas de mejora para el año siguiente.

Etapa I

Requisitos Asociados El Servicio realiza el diagnóstico de la Gestión de Abastecimiento según las áreas críticas, para lo cual se debe considerar al menos los siguientes ámbitos: Compras Sustentables: La institución analiza la incorporación en sus procesos de compra criterios de eficiencia energética, responsabilidad social, etc. Acceso: La institución determina el poder evitar la existencia de barreras de entrada a los proveedores. Sistema de pago: La institución analiza su cumplimiento del pago a 30 días a sus proveedores Transparencia: La institución realiza sus procesos de compra a través de Servicios de Bienestar: La institución incorpora al servicio de bienestar a

Etapa I

Requisito Asociado La institución identifica y prioriza todos los proyectos de mejoramiento de la Gestión de Abastecimiento, de acuerdo a los resultados del análisis del diagnóstico realizado, y justifica su priorización, considerando: La estimación de recursos involucrados para cada uno de los proyectos. La relevancia del proyecto en términos de impacto institucional y apoyo a la gestión de abastecimiento de la institución. La relevancia del proceso que se quiere mejorar. La relevancia del/los producto/s o servicio/s que se proveen a través de los procesos transversales que se quieren mejorar con el uso de la Gestión de Abastecimiento. La relevancia de la política pública que se quiere mejorar, a través de las compras que realiza la institución, cuando corresponda.

Etapa II

Requisito Asociado -Identificación de Indicadores de compras y determinación del valor de la meta con base en la información que proporciona el portal considerando al menos: Las metas comprometidas por la institución diseñadas según el diagnostico aplicado. La línea base de las metas comprometidas por la institución se crean según los datos históricos obtenidos en los años anteriores. -Mide los Indicadores de compras comprometidos en el portal y las metas comprometidas por la Institución en el primer trimestre del Incorporar criterios de compra - Analiza el resultado de cada indicador - Realiza un programa de seguimiento a los indicadores de desempeño del panel de indicadores publicado en a través de la medición de su cumplimiento:

Etapa II

Requisito Asociado Diseño del Plan de Capacitación en Gestión de Abastecimiento en base a las conclusiones del diagnóstico de competencias aplicado y las necesidades de capacitación en materia de abastecimiento establecido por la institución, incluido en el Plan Anual de capacitación de la Institución. El Plan debe contener al menos: - Acciones de capacitación asociadas a las competencias a reforzar y a las necesidades de capacitación institucional en materia de abastecimiento detectadas. - Calendarización de las acciones de capacitación. -N° participantes, definiendo el perfil de cada uno, dependiendo de las funciones que realizan. Ejecución del Plan de Capacitación. El servicios propone acciones mejoramiento para el próximo periodo.

Etapa II

Requisito Asociado La institución elabora, de acuerdo al Diagnóstico, el Plan de Mejoramiento de la Gestión de Abastecimiento para la ejecución y evaluación de los proyectos de mejoramiento de la gestión de abastecimiento. Análisis del resultado de la implementación de cada actividad y o proyecto, señalando los compromisos cumplidos y no cumplidos en el proceso, su justificación, identificando causas internas y externas. Análisis del resultado de los indicadores definidos para cada proyecto o actividad La institución elabora un programa de seguimiento como resultado de la evaluación del Modelo de Mejoramiento Continuo para la Gestión de Abastecimiento, generando recomendaciones de mejora, compromisos y acciones/actividades, con plazos y responsables

Etapa III

Requisito Asociado El Servicio implementa el Plan Anual de Compras institucional para el periodo. considerando al menos: Mide los Indicadores de compras comprometidos en el portal y las metas comprometidas por la Institución en el primer trimestre del Incorporar criterios de compra

Etapa III

Requisito Asociado - Las acciones que dan origen a la evaluación periódica y oportuna de los contratos que definió como gestionables de acuerdo al diagnostico realizado. -La institución evalúa la gestión implementada en la evaluación periódica y oportuna de los contratos gestionables, para ello: Analiza el resultado de la gestión implementada Propone acciones de mejoramiento en el sistema de evaluación de contratos.

Etapa III

Requisitos Asociados Análisis del resultado de la implementación de cada actividad y o proyecto, señalando los compromisos cumplidos y no cumplidos en el proceso, su justificación, identificando causas internas y externas. Análisis del resultado de los indicadores definidos para cada proyecto o actividad

Etapa IV

Requisitos AsociadoS La institución elabora un programa de seguimiento como resultado de la evaluación del Modelo de Mejoramiento Continuo para la Gestión de Abastecimiento, generando recomendaciones de mejora, compromisos y acciones/actividades, con plazos y responsables considerando al menos: Cumplimiento de los compromisos que surgen de las recomendaciones, acciones/ actividades, establecidas en el Programa de Seguimiento Medidas a adoptar para el cumplimiento de los compromisos no alcanzados. Programación de Acciones/actividades, con plazos y responsables. Difusión de los resultados anuales del proceso de mejoramiento a todos los funcionarios de la institución. Esta debe realizarse a través de medios internos, tales como: Circulares, oficios, correo electrónico, publicación intranet, memorias u otros.

Consideraciones Especiales 1.Se incorporan a partir de este año dentro del catastro de usuarios los usuarios requirentes y los usuarios de comisiones evaluadoras. 2. Para dar cumplimiento a la meta de acreditación se deberá cumplir con el monitoreo del comportamiento y con el test aplicado. 3. Se deberán determinar las compras que fueron realizadas por fuera del portal y que debían ser realizadas por el portal. 4. Si los servicios determinan que las áreas criticas obligatorias no son susceptibles de ser mejoradas durante el periodo, deberán contar con medios de verificación que lo respalde. 5. Los servicios deberán informar los resultados del Diagnóstico del sistema de pago al sistema de PMG Financiero Contable.

Consideraciones Especiales 6. Se incorpora la medición obligatoria del indicador de criterios de sustentabilidad. 7. Los Servicios deberán señalar los procesos en los cuales se incorporen criterios de sustentabilidad. 8. Se sugiere a los servicios participar del concurso que establecerá la Dirección Chilecompra, con el fin de premiar a las Instituciones que incorporen criterios de sustentabilidad en sus procesos. 9. Se recomienda a los servicios contar con todos los medios de verificación necesarios para respaldar las actividades realizadas.

Preguntas

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