SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES 5INKO

CONTENIDO Sistema de Información de contratistas Tipos de registro Trámites del registro UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios Descarga de documentos Formulario virtual - Consultas para el usuario Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación, dado que: Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS

SISTEMA DE INFORMACIÓN 5INKO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM 1.Recepción y procesamiento documentos. 2. Análisis y Verificación 3. Aprobación o devolución GUÍA DE INSCRIPCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN 5INKO Entregable Final del Servicio Análisis y Verificación Jurídico-Financiera -Técnica Canales de Servicio GRUPO EPM/ PROVEEDORES- CONTRATISTAS KONFIRMA Constancia de Inscripción Formularios Virtuales (Liviano-integral) 1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. (www.konfirma.com.co) 2. Ingreso a la opción “Descarga de Formularios” el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico Clave 4. Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. PROVEEDORES - 1. Servicio Virtual 3. Orientación Personalizada 2. Atención Telefónica 4. Recepción Documentos

INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM. Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina. Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros Información de experiencia. Declarativa y opcional. Se puede realizar por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni entrega de documentación en las oficinas de Konfirma®. INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL Presentar Información de experiencia técnica de los últimos 10 años, con los respectivos soportes. Presentar información financiera de los dos últimos años. Se puede realizar por medio de formularios virtuales requiere la firma y entrega de documentación en las oficinas de Konfirma®. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM TIPOS DE REGISTRO

TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INFORMACIÓN BÁSICA INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA - DECLARATIVA AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECÍFICAS TIPOS DE REGISTRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INFORMACIÓN BÁSICA Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos Formulario No. 2 Datos Básicos Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.) Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN) Copia de las certificaciones de calidad vigentes Copia del RUT TIPOS DE REGISTRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM OTROS Autorizaciones para actividades como: - Vigilancia, - Servicio postal, - Alimentación, - Agencias de viajes, - Transporte de personas o carga, - Actividades de salud humana. Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo. INFORMACIÓN EXPERIENCIA Formulario No. 4 Experiencia Técnica TIPOS DE REGISTRO

TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INFORMACIÓN BÁSICA INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECIFICAS INFORMACIÓN FINANCIERA TIPOS DE REGISTRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INFORMACIÓN BÁSICA Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos Formulario No. 2 Datos Básicos Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.) Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN) Copia de las certificaciones de calidad vigentes Copia del RUT TIPOS DE REGISTRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM OTROS Autorizaciones para actividades como: - Vigilancia, - Servicio postal, - Alimentación, - Agencias de viajes, - Transporte de personas o carga, - Actividades de salud humana. Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo. TIPOS DE REGISTRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN FINANCIERA Formulario No. 3 Información Financiera Nota aclaratoria de cuentas financieras Balance General Estados de Resultados Nacionales: Notas a los Estados Financieros Extranjeras: Memorias Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contador Extranjeras: Documento equivalente o Carta RL Nacionales: Dictamen del Revisor Fiscal Extranjeras: Informe auditoria Nacionales: Certificados de la Junta Central de Contadores Extranjeras: Documento equivalente o carta RL TIPOS DE REGISTRO

REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN EXPERIENCIA Formulario N°4 Información Experiencia - Certificación de Contratos Ejecutados o en su defecto el acta de finalización del contrato, expedida por el contratante. - Orden de Compra o Factura para suministros. Formulario N° 5 Maquinaria y Equipo TIPOS DE REGISTRO

TRÁMITES DEL REGISTRO INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN CANCELACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CANCELACIÓN TRÁMITES DEL REGISTRO Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío de documentos por correo postal para quienes lo requieran. No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirse individualmente. Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 para el liviano. Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.

TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN Es responsabilidad del proveedor. Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribir experiencia de nuevos contratos ejecutados. La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al momento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos. TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN

Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen continuar con el registro. Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción. Renovación Registro Liviano Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento de la inscripción. En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado. Renovación Registro Integral Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio. Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza la información, dicho registro será cancelado. TRÁMITE DE RENOVACIÓN

TRÁMITE DE CANCELACIÓN Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ninguna información Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirse nuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación) Requisitos: La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación. TRÁMITE DE CANCELACIÓN

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida al español. Es una clasificación de cuatro niveles, los niveles a utilizar son: Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Estructura: Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos. Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ACH HIGH VOLTAGE LTDA · Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones 321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos   · Instalaciones eléctricas 72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS KONFIRMA · Proveedores 321310 Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos   · Instalaciones eléctricas 72141115 Servicio de tendido de cables eléctricos Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. www.konfirma.com.co SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM DESCARGA DE DOCUMENTOS

DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM DESCARGA DE DOCUMENTOS

DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM DESCARGA DE DOCUMENTOS

DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de Documentos” en el Servicio seleccionado. DESCARGA DE DOCUMENTOS

FORMULARIO VIRTUAL PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. www.konfirma.com.co SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM FORMULARIO VIRTUAL

FORMULARIO VIRTUAL PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM FORMULARIO VIRTUAL

PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM FORMULARIO VIRTUAL

CONSULTAS PARA EL USUARIO DESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA) CONSULTAS PARA EL USUARIO

CONSULTAS PARA EL USUARIO TRAMITES INSCRITOS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CONSULTAS PARA EL USUARIO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PRESENCIAL Konfirma Centro Carrera 46 Nº 52 - 82 Medellín Sótano ingreso por la Avenida Oriental TELEFONICA Línea Única de Atención al Usuario (574) 444 56 56 CORREO ELECTRONICO orientacion@konfirma.com.co CANALES DE ATENCIÓN HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM

ATRAS Debe cumplir con: Indicar el año(s) que se esta certificando. La fecha de expedición debe ser posterior al año que se esta certificando Debe ser expedida y firmada por el Representante legal y Contador ATRAS

ATRAS

APOSTILLA LEGALIZACION Debe cumplir con: Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de 6 meses (a la fecha de la inscripción). ATRAS

ATRAS Debe cumplir con: - Nombre del contratante (PJ con membrete) y datos de contacto -Nombre del contratista -Número del contrato -Fecha de inicio y de finalización -Objeto del contrato -Alcance del contrato -Detalle de las actividades -Valor del contrato a la fecha de terminación sin IVA. -Indicar el valor de las adiciones. ATRAS

Debe cumplir con: Alguna Firma o sellos de Recibido Aplica solo para Suministros.

Debe cumplir con: Membrete de la entidad Contratante ATRAS

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¿INQUIETUDES?

Gracias