La norma ISAAR (CPF) 2ª ed. Vitor Manoel Marques da Fonseca Arquivo Nacional (Brasil) Santa Cruz de la Sierra, 24/11/2004 Santa Cruz de la Sierra, 24/11/2004

Normalización “Normalización: acto o efecto de normalizar [...].” “Norma: lo que se establece como base o medida para la realización o evaluación de alguna cosa [...]; principio, precepto, regla, ley [...]; modelo, padrón; [...] tipo concreto o fórmula abstracta de lo que debe ser, en todo que admite un juicio de valor [...]

Hisórico de la normalización de la descripción en los archivos Histórico de la normalización de la descripción en los archivos  deseos anteriores de normalización – propuestas de realización de trabajos colectivos  timidez de las propuestas – diferencias entre Archivología y Biblioteconomía: documento archivístico único X documento bibliográfico repetido  descripción archivística individualizada X descripción bibliográfica estandarizada

Histórico la normalización de la en los archivos (cont.) Histórico de la normalización de la descripción en los archivos (cont.)  esfuerzo de normalización a partir de los años 1980  uso de computadoras, crecimiento del uso de archivos, crecimiento de los acervos, necesidad de mejorar la cualidad técnica y de bajar los costos (menos funcionarios), ejemplo de otras áreas, principalmente de la Biblioteconomía.

El contexto de la creación de las normas de descripción archivísticas El contexto inmediato de la creación de las normas de descripción archivísticas uso de computadoras en los archivos economía de recursos intercambio de datos aumento da calidad metodológica ampliación de las posibilidades de recuperación de la información en una misma institución y entre instituciones

Tipos de normas (Working Group on Standards for Archival Description, Society of American Archivists, 1989)  normas técnicas –rígidas, producción de resultados idénticos  convenciones (o normas profesionales) – flexibles  directrices – criterios para orientar prácticas

 en 1994, Standards for archival description, a handbook  información acerca de 86 normas consideradas más relevantes, y haciendo referencia a 157 otras.

Las primeras iniciativas 1983 HENSEN, Steven L. Archives, personal papers and manuscripts : a cataloging manual for archival repositories, historical societies and manuscripts. Washington, DC: Library of Congress, p COOK, Michel; PROCTER, Margaret. A manual of archival description. Aldershot: Gower, p BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS. Planning Committee on Descriptive Standards. RAD: rules for archival description. Ottawa, p.

Las normas internacionales 1992 INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. Statement of principles regarding archival description. 1. ver. rev. Ottawa: The Secretariat of the ICA Comission on Descriptive Standards. 12 p INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAD (G): General International Standard of Archival Description. Ottawa: Secretariat of the ICA Ad Hoc Comission on Descriptive Standards INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES. ISAAR (CPF): international standard archival authority record for corporate bodies, persons and families; proposed by the ad hoc Commission on Descriptive Standards, Paris, France, November Final ICA approved version. Ottawa, ISAD 2 ed.; 2004 – ISAAR 2 ed.

Norma Internacional de Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias   1ª ed. – elaborada de 1993 a 1995, publicada en 1996   2ª ed. – elaborada de 2000 a 2003, publicada en 2004

Objetivos   producción de registros de autoridad de archivos que puedan garantizar puntos de acceso consistentes   crea la posibilidad de intercambiar y compartir registros de autoridad de interés de más de una institución

Que es una autoridad?  concepto originario de la área de bibliotecas  definición: “término normalizado que permite acceder de una forma única a los registros bibliográficos que lo contienen”  exige otros conceptos: control de autoridades – uso consistente de una única forma de nombre, asunto o serie como encabezamiento en un catálogo registro de autoridad – registro de la forma de encabezamiento establecida y información relativa a ella

Registros de autoridad de archivos  forma normalizada del nombre, combinada con otros elementos informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden también remitir a otros registros de autoridad relacionados

Por que registros de autoridad de archivos?  mejorar las condiciones de pesquisa y acceso a las informaciones deseadas, evitando homónimos y buscas por varias posibilidades de nombres de una institución, persona ó familia (acrónimos, pseudónimos, títulos etc.)  aprovechar las amplias pesquisas establecidas en archivos para establecimiento del nombre, histórico y funciones/actividades de los productores de archivos

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos   descripción de instituciones, personas y familias como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico  aproximación de trabajo común con los profesionales de la área de bibliotecas y museos elaboración de un nuevo tipo de recurso para la pesquisa en archivos   control de la creación y uso de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas entradas normalizadas de nombres, haciendo distinción entre homónimos, usando referencias cruzadas para acrónimos, siglas, pseudónimos, títulos etc.

Ventajas del uso de registros de autoridad de archivos (cont.)   documentación de las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen posibilidades de identificación de parcelas dispersas de un fondo posibilidades de establecer relaciones entre diferentes entidades posibilidades de establecer relaciones entre las entidades y materiales relacionados a ellas por producción, propiedad ó asunto, por ejemplo, materiales bibliográficos, museológicos o sitios en la web.

Características generales 1- Área de identificación – identifica la entidad descrita y establece su(s) forma(s) normalizada(s) de nombre 2- Área de descripción – informa acerca de la historia, actividades y contexto de la entidad 3- Área de relaciones – registra y describe relaciones entre la entidad y otras entidades 4- Área de control – identifica y informa acerca de la producción del registro de autoridad de archivos 5- Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos – orienta sobre vínculos entre registros de autoridad de archivos y otros recursos informativos

Características generales (cont.)  27 elementos  4 elementos esenciales:  Tipo de entidad  Forma(s) autorizada(s) del nombre Fechas de existencia Identificador del registro de autoridad  Exige normas nacionales  Exige un formato de intercambio – Encoded Archival Context (EAC)

1 - Área de identificación 1.1 – Tipo de entidad 1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre 1.3 – Formas paralelas del nombre 1.4 – Formas normalizadas del nombre según otras reglas 1.5 – Otras formas del nombre 1.6 – Identificadores para instituciones

1.1 – Tipo de entidad  elemento obligatorio  instituciones – organización o grupo de personas, identificado por un nombre propio y que actúa o puede actuar como una entidad. Puede incluir una persona individual que actúe como persona jurídica.  persona  familia

1.2 – Forma(s) autorizada(s) del nombre  elemento obligatorio  uso de normas nacionales y internacionales, por ejemplo, AACR2 e NBR 1084  órganos públicos – cadena jerárquica de subordinación o país  uso de calificativos en los nombres de persona (fechas de nacimiento y muerte, actividad/función)  una o más de una forma autorizada, conforme decisión nacional

1.3 – Formas paralelas del nombre  uso por países con más de un idioma oficial

1.4 – Formas normalizadas del nombre según otras reglas  formas normalizadas del nombre según otras reglas que no las usadas para crear la forma autorizada del nombre  importa registrar regla  puntos de contacto con otras comunidades profesionales

1.5 – Otras formas del nombre  formas no autorizadas del nombre  referencia cruzada VER  acrónimos, pseudónimos, títulos etc.

1.6 – Identificadores para instituciones  números y códigos identificadores  en Brasil, CNPJ o número de entidad capaz de hacer el protocolo de procesos administrativos

2 - Área de descripción  2.1 – Fechas de existencia  2.2 – Historia  2.3 – Lugar(es)  2.4 – Estatuto jurídico  2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades  2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es)  2.7 – Estructura(s) interna(s)/Genealogía  2.8 – Contexto general

Posibilidades  información estructurada en varios elementos o  fechas de existencia y texto libre

2.1 – Fechas de existencia  elemento obligatorio  siempre fornecido separadamente  persona: nacimiento y muerte  familia: acontecimientos relativos a la vida de la familia  instituciones: creación y disolución

2.2 – Historia  enlace con Historia administrativa/biografía  principales acontecimientos ligados a la vida o actividad – recurso a fechas  para personas, puede incluir informaciones acerca de genero, nacionalidad, familia, afiliaciones políticas o religiosas

2.3 – Lugares  lugares de nacimiento y muerte, actividad, áreas geográficas de actuación, jurisdicción, propiedades etc.

2.4 – Estatuto jurídico  uso para instituciones  pública o privada, tipo de instituciones etc.  recurso a datas, cuando interesante

2.5 – Funciones, ocupaciones y actividades  funciones, ocupaciones y actividades, con sus fechas/períodos

2.6 – Atribución(es)/Fuente(s) legal(es)  fuentes legales de autoridad de la institución, persona o familia cuanto a sus poderes, funciones, responsabilidades o esfera de actividades, incluyendo jurisdicción o influencia sobre uno dado territorio.

2.7 – Estructuras internas/Genealogía  no usado para personas.  institución: estructura(s) administrativas) interna(s)  familia: genealogía

2.8 - Contexto general  informaciones generales para contextualización de la vida/actuación de la institución, persona o familia

3 - Área de relaciones  Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas  3.2 – Naturaleza de la relación  3.3 – Descripción de la relación  3.4 – Fechas de la relación

3.1 – Nombre(s)/Identificadores de instituciones, personas o familias relacionadas  formas autorizadas del nombre y identificadores de los registros de autoridad archivística de entidades relacionadas  establecimiento de relaciones (“links”)

3.2 – Naturaleza de la relación  uso de vocabulario controlado nacional/institucional  si no existe, usar las categorías jerárquico (ej. superior / subordinado) temporal (ej. predecesor / sucesor) familiar ( ex. padre / hijo, esposo / esposa) asociativa (demás relaciones, ej. colega, miembro etc.)

3.3 – Descripción de la relación  explicación acerca de la relación

3.4 – Fechas de la relación  período de la relación

4 - Área de control  4.1 – Identificador del registro de autoridad  4.2 – Identificador(es) de la institución  4.3 – Reglas y/o convenciones  4.4 – Estado de elaboración  4.5 – Nivel de detalle  4.6 – Fechas de creación, revisión o eliminación  4.7 – Lengua(s) y escritura(s)  4.8 – Fuentes  4.9 – Notas de mantenimiento

4.1 – Identificador del registro de autoridad  código del país + identificador nacional

4.2 – Identificador(es) de la a institución  forma autorizada del nombre de la institución responsable por la creación, manutención o diseminación del registro de autoridad archivístico o suyo identificador

4.3 – Reglas y/o convenciones  reglas y convenciones utilizadas  destaque para las reglas usadas para establecimiento de la forma autorizada del nombre

4.4 – Estado de elaboración  borrador (versión preliminar), final, revisada o eliminado

4.5 – Nível de detalle  tres niveles: básico – sólo elementos obligatórios parcialcompleto  reglas nacionales o institucionales definiendo esos niveles

4.6 – Fechas de creación, revisión o eliminación  información cronológica ligada a 4.4 – Estado de elaboración

4.7 – Lengua(s) y escritura(s)  Hacer más fácil el acceso y el uso

4.8 – Fuentes  fuentes utilizadas para creación del registro de autoridad archivística

4.9 – Notas de mantenimiento  notas referentes a la creación y mantenimiento del registro  identificación del autor / responsable por el registro

Relación de instituciones, personas y familias con documentos de archivo y otros recursos  1 - Identificadores y títulos de los recursos relacionados  2 - Tipos de recursos relacionados  3 - Naturaleza das relaciones  4 – Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones

Observaciones  no integra el registro de autoridad archivística  carácter pedagógico – propuesta de como hacer ralaciones

1 - Identificadores y títulos de los recursos relacionados  identificadores (por ej., código de referencia) y título del recurso relacionado

2 - Tipos dos recursos relacionados  identificación del tipo de recurso: documentos de archivo, material bibliográfico o museológico, instrumento de descripción, página web etc.

3 - Naturaleza de las relaciones  describir la relación entre la institución, persona o familia y el recurso relacionado (por ej., productor, autor, sujeto etc.)

4 – Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones  contextualización cronológica de las relaciones

Ejemplos   o nagerCGA?pantalla=0&pantallaCuerpo=6 nagerCGA?pantalla=0&pantallaCuerpo=6 nagerCGA?pantalla=0&pantallaCuerpo=6   x/etanot/- ver tb. Alliance Israelite Universelle em ml x/etanot/ ml x/etanot/ ml  Projeto LEAF  Projeto GASHE

Encoded Archival Context (EAC)  - ver en y en