Taller de Gestión de Proyectos de Digitalización MACN, 5 de Octubre de 2010 Proyectos de Digitalización de Datos SIB – APN Fabiana Cantarell

Proyectos de Digitalización de datos con fondos externos Convocatoria Fondos Semilla para la digitalización de datos de especies y especímenes – IABIN Diciembre 2007 – Enero 2008 Firma del contrato APN/OEA mayo 2009

Proyectos presentados por el SIB Digitalización del “Plan Inventario” de los Vertebrados de los Parques Nacionales norpatagónicos –y su ingreso al SIB-APN de Argentina. Las aves de los ambientes acuáticos del Parque Nacional Laguna Blanca – Nueve años de datos (1997 – 2005) Biodiversidad de hongos, algas continentales y líquenes en los Parques Nacionales de Argentina. Especies de valor especial del SIB- APN, a cargo de Guillermo Gil de la DRNEA. Delegación Regional Patagonia Delegación Regional Noreste Argentino.

Personal y Línea de reporte

Ubicación del Personal en D.R.Patagonia En la oficinas del SIB, en la primera etapa del proyecto, durante el proceso de georreferenciación. En otras oficinas de la Delegación. Desde otras ubicaciones.

Encargado de la coordinación y gestión de los proyectos: Funciones: Seguimiento de los trámites administrativos Responder a requerimientos de la Institución proveedora de los fondos. Responsable del seguimiento del proyecto. Elaborar los informes y productos estipulados en el acuerdo. Gestionar el control de calidad de los datos digitalizados

Tipo de contratación De acuerdo a los requerimientos de la entidad subsidiadora Contrato de locación de servicios (los data entry y programadores presentaban factura por sus servicios)

Presupuesto y Fuente de Financiamiento Fondos externos (aportados por la entidad que subsidiaba los proyectos). Fondos de contrapartida (aportados por la Adm. De Parques Nacionales)

Recomendaciones Solicitar información precisa sobre: Forma en que se recibirán los fondos (efectivo, cheques, transferencias bancarias, etc.) Como se efectivizará la entrega de fondos ( una entrega, dos cuotas, contra-entrega de productos, despues de la aprobación del informe, etc.) Plazo máximo en el cual se efectivizarán los depósitos, a partir del momento en el cual se autoriza el pago.

Rutinas de trabajo Dependiendo del proyecto, diariamente se reportaba que material se iba a digitalizar en el día y se llevaba un registro, indicando si se había completado. Antes del informe de avance, se priorizaba la digitalización de los registros que no presentaban “problemas”.

Control de calidad de la georreferenciación: se controlaba con cartas, gaceteros online y con cartografía digital de la APN. de las determinaciones: ante registros dudosos o sin determinar, se consultaba con expertos y se tomaba la decisión. La cantidad de ejemplares: en casos de censos de aves

Capacitación previa Georreferenciación Uso del gestor de contenidos de la base de datos. Uso de software “auxiliar”.

Datos a digitalizar Plan Inventario: ejemplares colectados censos mensuales censos diarios Censos de Aves de LB: censos de aves Hongos, líquenes y algas: registros (bibliog)

Información a digitalizar Censos mensuales Tilde lista

Colecta de ejemplares Tilde lista

Colecta de ejemplares Anotaciones del diario de campo

Resultados y Rendimiento Proyecto Censos de Aves LB: Objetivos y metas del proyecto claramente definidas Se contabilizó en forma precisa la cantidad de información a digitalizar a partir del material impreso Estimación del tiempo de carga de los datos Cumplimiento de las metas en tiempo y cantidad de datos digitalizados Finalización del proyecto ( 110 planillas de censos digitalizadas en 12 sitios ejemplares censados)

Resultados y Rendimiento Proyecto Plan Inventario: Objetivos y metas del proyecto numéricamente definidas No se contabilizó en forma precisa la cantidad de información a digitalizar a partir del material impreso (“estimación”) Estimación imprecisa del tiempo de carga de los datos Cumplimiento de las metas en tiempo y cantidad de datos digitalizados Finalización del proyecto luego de correcciones y aclaraciones registros - ejemplares digitalizados) Esfuerzo extra de carga de datos para cumplir con los plazos

Resultados y Rendimiento Proyecto Hongos, líquenes y algas: Objetivos y metas del proyecto definidas en forma ambigua o imprecisas (mala interpretación) Se contabilizó en forma precisa la cantidad de información a digitalizar a partir del material impreso Estimación precisa del tiempo de carga de los datos Cumplimiento de las metas en tiempo y cantidad de datos digitalizados de acuerdo a “nuestra” interpretación Proyecto en proceso de finalización luego de correcciones y aclaraciones registos digitalizados de 3063 spp) Esfuerzo extra de carga de datos para cumplir con los plazos

Problemas encontrados Trabajar con material histórico, dificulta el intercambio con los autores de la información. Diferente interpretación de términos utilizados en proyectos y contratos ( distintos significados, glosario). No sobrevaluar la cantidad y calidad de los datos a digitalizar ( ser precisos al momento de contabilizar la cantidad de ejemplares o registros que se comprometen a digitalizar). Tener en cuenta actualizaciones de taxonomía, determinaciones, etc. Registros con coordenadas sin descripción de localidad o donde la ubicación de las localidades no coincide con la descripción.

Recomendaciones Definir claramente la cantidad y tipo de datos a digitalizar en el proyecto de digitalización. No sobrevaluar la cantidad y calidad de los datos a digitalizar. Contabilizar “lo más preciso” posible la cantidad de ejemplares o registros que se comprometen a digitalizar (-% de datos que no se podran digitalizar). Tener en cuenta actualizaciones de taxonomía, determinaciones, etc. Empezar a digitalizar aunque no se cuente con el primer depósito de los fondos. Tiempo de ejecución y entrega de fondos

Gracias !!!