SISTEMA DE ABASTECIMIENTO ALBERTO SANTIAGO APONTE LÉCTOR

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS Principios, normas, procedimientos, técnicas e instrumentos que promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades pública. Son sistemas de gestión que actúan como normas de calidad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS EN LA ENTIDAD PÚBLICA

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO Ente Rector: Oficina Central Técnico Normativa de la Dirección Nacional de Abastecimiento del INAP (Instituto Nacional de Administración Pública) Órganos de Ejecución: Oficina de Abastecimiento de los Ministerios Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro Organismos Públicos Descentralizados Concejos Municipales Gobiernos Regionales

REGISTRO DE PROVEEDORES Poseer información sobre los proveedores de las entidades públicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9º de la Ley de Contrataciones del Estado)

CATALOGACIÓN Y PROGRAMACIÓN

LA ADQUISICIÓN

LA ADQUISICIÓN

FASES DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA Ejecución Contractual Actos Preparatorios Selección Plan Estratégico Instit. Plan Operativo Instit. Determinación de necesidades Presupuesto Institucional Plan Anual de Contrataciones Expediente de contratación Designación del Comité Especial Elaboración de las Bases. Convocatoria. Registro de participantes Consultas Observaciones Presentación de propuestas Evaluación y calificación Otorgamiento de la Buena Pro Formalización del Contrato - Suscripción Garantías Adelantos Adicionales y reducciones Ampliaciones y prórrogas Subcontratación Intervención Económica de Obra Resolución Penalidades Recepción y conformidad Liquidación

ALMACENAMIENTO Esta referido a la ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con fines de custodia, como vía para trasladarlos físicamente a quienes lo necesitan.

DISTRIBUCIÓN, REGISTRO Y CONTROL A través del cual el Almacén institucional proporciona en forma adecuada y oportuna los bienes adquiridos por las dependencias solicitantes para el logro de sus objetivos y metas. REGISTRO Y CONTROL Esta referido de control previo interno, verificación y conformidad de las operaciones registradas en cada uno de los procesos técnicos del Sistema de Abastecimiento.

MANTENIMIENTO Y RECUPERACIÓN DE BIENES RECUPERACIÓN DE BIENES Es una actividad administrativa y jurídica orientada a volver a tener dominio y disposición sobre los bienes. MANTENIMIENTO Es el eficiente estado de conservación de los bienes de la Entidad, a través de los mantenimientos preventivos y correctivos.

DISPOSICIÓN FINAL Está relacionado con la situación técnica, administrativa y jurídica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja

ORGANIZACIÓN DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO

FUNCIONES DEL ÓRGANO DE ABASTECIMIENTO Actividades de Programación Ejecución de procesos de selección Administración de contratos Registro y Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales

Implicancias Función- Dependencias ÁREA DE PROGRAMACIÓN Funciones Generales Implicancias Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas Proyección PAC seguimiento y modificaciones En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisión, identificación de procesos y consolidación. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programación. Directiva PAC OSCE Ley de presupuesto para el Año Fiscal Evaluación de Requerimientos generación de expedientes Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipación (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisión de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobación del Expediente de Contratación. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. Seguimiento de la Ejecución de Calendarios de Compromisos Se realiza el seguimiento a través de cuadros a través de programas informáticos, en los cuales se registra el avance de la ejecución del calendario. Directiva para la Ejecución del Proceso Presupuestario para el Año Fiscal. Elaboración del POA En base a las actividades identificadas en coordinación con la Administración y el Órgano de Abastecimiento; y en coordinación con la Unidad de Programación. Instructivo para la formulación de Actividades para el Año Fiscal

ÁREA DE PROCESOS DE SELECCIÓN Función General Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Asistencia a Comités Especiales. en procesos de Adjudicación Directa, Concurso y Licitación Pública. También exoneraciones La función implica la preparación del proyecto de Resoluciones de designación de Comités Especiales. La proyección de las Bases, actas del Comité Especial, cuadros de evaluación, cartas de Buena pro, informes del Comité Especial y demás documentos relacionados al proceso de selección. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el Área de Programación, Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Proyección de Contratos Coordinación con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de selección para la presentación oportuna de los documentos necesarios para la suscripción del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesoría Jurídica, Oficina de Administración, Alta Dirección y postores ganadores de la Buena pro. Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Implicancias de la función – Dependencias involucradas ÁREA DE ADQUISICIONES Funciones Generales Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Determinación de Valore Referencial Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobación Del Expediente de contratación. Interrelación: OFICINAS USUARIAS Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Emisión de Ord. Compra y Servicio Emite O/C y O/S r de procesos de selección, servicios básicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelación: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalización Manual de Pago a Proveedores Ejecución Contractual y Administración de Contratos Adendas, ampliación de plazo, reducciones adicionales, contratación complementaria Administración y liquidación de contratos, administra cartas fianza. Interrelación: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administración y Of. de Economía y Finanzas Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica Efectúa la atención de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelación: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administración. Directiva de Tesorería

Implicancias de la función – Dependencias involucradas ÁREA DE ALMACÉN Función General Implicancias de la función – Dependencias involucradas Norma relacionada Recepción, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales Área de Programación Área de Adquisiciones Área de Control Patrimonial Oficinas Usuarias Sistema de Abastecimiento Decreto Ley Nº 22056 INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos Despacho y Distribución Oficinas Usuarias Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Resolución de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. Emisión de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Kárdex, Oficinas Usuarias Resolución Jefatural Nº335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Normas de Control Interno en el Sector Público. Información Contable Oficina de Administración Financiera Área de Contabilidad Resolución Nº 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

ÁREA DE CONTROL PATRIMONIAL Funciones Generales Implicancias de la Función- Dependencias involucradas Normas relacionadas ADMINISTRACIÓN Y DISPOSICIÓN DE BIENES DE LA ENTIDAD Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecución de altas y bajas y su disposición final Decreto Supremo Nº 007- 2008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES Registro y control de bienes, conciliación contable en coordinación con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos) Resolución N° 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. SEGUROS Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Pólizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehículos Resolución Nº 320-2006-CG- Normas de control interno.

PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS Visión de Gobierno: Hacer más transparente el mercado de las compras públicas Reducir asimetrías del mercado Facilitar la planificación de los proveedores Tener un mercado más competitivo Fortalecer procesos de selección y modalidades de selección como fuente principal de suministro para las necesidades del sector público Transparencia y eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso Control

GESTIÓN INTERNA DE LA ENTIDAD Planificar las compras permite a la Entidad: Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento Contrato de suministro Descuentos por volumen Reducir el requerimiento sin perder poder de negociación Reducir los costos de administración Reducir el fraccionamiento de las compras Optimizar la programación de actividades Mejorar la planificación financiera

VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS Programación de las compras (PAC) Fortalecer competencias del equipo Administrar la distribución de trabajo Generar nuevas estrategias de suministro Verificar la necesidad del usuario Atención oportuna al usuario

PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Demora o imprecisión de los usuarios en la entrega de información / Tdr / Et Falta de información /elaboración Ct Deficiencias en la planificación de los procesos que generan la demanda Falta de análisis de oportunidades Falta de mecanismos de programación de actividades Falta de mecanismos de seguimiento y evaluación

Planificar las compras significa… Definir lo siguiente: Qué se comprará Cuándo se necesitará Qué cantidad se comprará Se debe definir e identificar además: Periodicidad de la compra Tiempos de respuesta de proveedores Restricciones legales Normas reglamentarias