Herramientas y metodologías de éxito para el manejo de proyectos TIC: Caso PYME CREATIVA Noviembre 2008

Agenda Descripción proyecto PYME CREATIVA Etapas de desarrollo del proyecto Metodologías y herramientas para el desarrollo del proyecto Factores Críticos de Éxito Lecciones aprendidas

¿Descripción PyME CREATIVA? Es una plataforma tecnológica de e-servicios que brinda a sus asociados la posibilidad de contar con herramientas de tecnología de información para el desarrollo más eficiente de su gestión y que le permita enfrentar las condiciones actuales de competitividad de los mercados nacionales e internacionales

Etapas de Desarrollo del Proyecto Componente I: Identificación de requerimientos funcionales Componente II: Diseño e implantación de infraestructura tecnológica Análisis de Requerimientos 1. Diseño de Modelo de Referencia 2. Descripción modelos UML 2. Desarrollo de arquitectura HUB 3. Implantación de Infraestructura tecnológica 3. Preparación RFQ de los diferentes e-servicios Instrucciones para el desarrollo de los e-servicios

Etapas de Desarrollo del Proyecto Componente III: Desarrollo, implantación y demostración de los e-servicios Componente IV: Transferencia y operación del HUB en el Salvador Desarrollo de e-servicios 1. Identificación y contacto con empresas potenciales Pruebas piloto 2. Capacitación Capacitación y cursos de sensibilización 3. Implantación Implantación e-servicios

Definición y planeación Metodologías y herramientas para el desarrollo del proyecto Definición y planeación Organización Control Desarrollo Cierre Definir los resultados esperados al finalizar el proyecto. Definir tiempos y formas para alcanzar las metas del proyecto Objetivo Asignar recursos entre el equipo de trabajo. Logística del proyecto Definir actividades y herramientas encaminadas al monitoreo y control del proyecto. Ejecutar los planes establecidos durante la planeación Concluir actividades del proyecto, se examinan resultados obtenidos y se prepara documentación final Herramientas Herramientas para: Identificación de requerimientos, Desarrollo plataformas tecnológicas, Implantación de desarrollos tecnológicos Sistema de gestión para la documentación Taller de lecciones aprendidas, Taller de construcción del escenario de ejecución Taller de sostenibilidad Sistema de gestión por Modelos lógicos Sistema de gestión para la documentación Estandarización de operaciones Sistema de gestión para la documentación Definición de reportes de avances, Definición de políticas internas de operación, Herramientas de control Conformar unidad ejecutora Considerar acciones de contingencia y sostenibilidad Contar con línea base previa Asegurar alineación marco lógico con planes operativos Establecer y mantener comunicación y compromiso de agencia ejecutora Ser realista alcances y supuestos Recomendaciones Considerar los tiempos de los procedimientos administrativos FOMIN en las contratación de servicios de consultoría (individuales o firmas, licitaciones) Considerar rotación del personal Emitir y difundir periódicamente los mecanismos de control a la unidad y agencia ejecutora Asegurar el alineamiento de estos con los planes establecidos Administrar los riesgos, Utilización de herramientas sistemáticas y estandarizadas, Verificar alineación con Marco Lógico Involucramiento/ Sensibilización del cliente El mantener el sistema de documentación, Identificación de productos generados, Verificar aspectos de sostenibilidad Documentación Marco Lógico Propuesta de proyecto Línea de base Plan de proyecto Plan de operación Reglamento operativo Presupuestos Procedimientos financieros Estructura organizacional Asignación de roles y responsabilidades Perfiles de puestos Capacitación Políticas y procedimientos para la adquisición bienes y servicios de consultoría Políticas de control interno Reportes de medios de verificación (Marco Lógico) Otros documentos internos de operación Reportes administrativos (sol. desembolsos, reporte semestral de avances) Reporte final Evaluación Estados Financieros Auditados

Metodologías y herramientas para el desarrollo del proyecto Marco Lógico El principal concepto de los modelos lógicos es causa-efecto Si Si Si Si Si Actividad Resultado Efecto Impacto Beneficios Modelos Lógicos Entonces Entonces Entonces Entonces Ejemplo Modelo Lógico Componente I

Desarrollo, pruebas e implantación Metodologías y herramientas para el desarrollo del proyecto Análisis Diseño Desarrollo, pruebas e implantación Transferencia Diagnostico Profundo Procedimiento para la identificación de requerimientos en las PYMES Modelación estándar UML Creación de modelos de referencia, arquitectura e infraestructura Procedimiento para diseño e implantación de plataforma tecnológica Procedimiento para selección y seguimiento de firmas desarrolladoras Metodología para implantación de servicios y sensibilización en las pymes Demostración y validación de los e-servicios en las pymes Creación de identidad comercial y comercialización Modelo de transferencia tecnológica Sistematización de información en cada etapa + Estandarización Procedimientos

Factores Críticos Éxito Conocimiento profundo del cliente y de la tecnología a desarrollar Involucramiento del cliente a lo largo del proceso de desarrollo Identificación de pymes con mayor potencial de implantación de la solución tecnológica Identificación efectiva (técnicas sistemáticas) de requerimientos del cliente e implantación de servicios Utilización de estándares de calidad para el proceso de desarrollo Apropiación y compromiso del proyecto por parte de la agencia Administración de riesgos

Gestión/administración del proyecto Lecciones Aprendidas Componentes Gestión/administración del proyecto Grupo Objetivo El contar con una línea base previa a la ejecución del proyecto permite identificar los beneficios que se alcancen con el proyecto Una eficiente gestión de documentación especifica del proyecto permiten un mayor control sobre el cumplimiento de los indicadores del marco lógico Una clara y precisa identificación del grupo meta a los que se dirige el proyecto evita dificultades al momento de entablar contacto con las pymes Para la adopción efectiva de las TI en las pymes, hay que considerar 3 elementos esenciales: a) factores técnicos, b) económicos, c) culturales. La propuesta que logre combinar estos factores tendrá menos barreras para su ingreso e implementación Las demoras de ejecución en proyectos de desarrollo de tecnologías pueden afectar la vigencia del proyecto Es beneficioso para las pymes recibir frecuentemente seguimiento y material didáctico de sensibilización tecnológica con el fin de incrementar la confianza en el proyecto Al planear un proyecto, es indispensable considerar acciones de contingencia tanto en tiempo como en recursos Una buena forma de promocionar, difundir y capturar nuevos clientes es participando en eventos de difusión La ejecución del proyecto necesita la elaboración de una estrategia de sostenibilidad previa a la ejecución Para lograr una mayor difusión y convocatoria, resulta de gran beneficio establecer alianzas con cámaras industriales o instituciones relacionadas con pymes Hay que ser muy realistas en los alcances y supuestos que se plantean en el proyecto Es necesario definir mecanismos de control y penalización en el incumplimiento en las entregas de productos generados por los consultores individuales y firmas.