Metodología de Cargas de Trabajo 2009

Agenda Introducción Lista de Actividades Análisis de Valor Cargas de Trabajo Actuales

Metodología de Cargas de Trabajo Objetivo: Analizar las cargas de trabajo de cada uno de los puestos clave de la organización con la finalidad de identificar áreas de oportunidad en la mejora de los procesos. Procedimiento: Determinar los procesos críticos a revisar en cada uno de las áreas actuales. Realizar el levantamiento de las listas de actividades del personal administrativo. Identificar áreas de oportunidad en la ejecución de los procesos principales de las áreas administrativas con la finalidad de optimizar los procesos actuales.

Metodología de Cargas de Trabajo Procedimiento. 1. Hacer levantamiento de las listas de actividades por persona y por puesto administrativo: Se explica el reporte para el levantamiento. Definir procesos, actividades, unidad de medida, cantidad, frecuencia y tiempos unitarios estimados por el usuario. 2. Realizar análisis de valor agregado de cada lista de actividades: Retrabajos Duplicidades Actividades que no agregan valor Consideraciones para el diseño del nuevo proceso 4. Validar el reporte de lista de actividades con el jefe inmediato: Revisar procesos, actividades, unidad de medida, cantidad, frecuencia y tiempos unitarios estimados por el usuario. Analizar, validar y firmar formato de lista de actividades.

Metodología de Cargas de Trabajo Aspectos a cuidar: Es importante aclarar el motivo del levantamiento de Listas de Actividades, ya que generará incertidumbre en el personal. “Analizar de las cargas con el fin de optimizar los distintos procesos de la empresa” Asegurar que el tiempo estimado sea dado por el usuario y no sea una estimación del consultor, sea unitario y esté dado en minutos. Tener claro que lo que importa son tiempos promedio, las excepciones no nos interesan. Asegurar que las frecuencias sean correspondientes a las planteadas en la Lista de Actividades. (diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral, anual) Verificar que no exista personal cuya carga de trabajo sea mayor al horario de trabajo. Es importante verificar lo que no parece lógico. Muchas Actividades pueden estarse realizando en paralelo. (Ejemplo: Puede ser que el tiempo que le tome a la persona imprimir un reporte sea de 60 minutos, pero realmente lo único que hace, es enviar el reporte a imprimir lo cual le toma 3 minutos)

Lista de Actividades Explicación Fecha en la que se está llenando la Lista de Actividades Lista de Actividades Explicación Área u Operación a la cual pertenece En este espacio se colocará el nombre completo de la persona que está llenando el formato, empezando por apellidos Titulo del puesto Es la variable que determinará la cantidad de trabajo. Ejem. Cotizaciones, facturas, requisiciones de compra, etc. Escribir la frecuencia de las actividades descritas. Ejem. Si es una actividad que se realiza diariamente se pondrá “diaria", si fuese una actividad que se realiza mensualmente se pondrá “mensual”. Detallar cada una de las actividades correspondientes a cada proceso. La descripción de la actividad debe iniciar con un verbo en infinitivo. Ver Ejemplo Seleccionar los procesos que se desarrollan en el trabajo de la persona que está llenando el formato. Ejem. Facturación, Compras, etc. Escribir el número de veces que se realizan las actividades, de acuerdo a la frecuencia. Ejem. Si se reciben 10 cotizaciones, entonces se colocará "10". . Escribir el tiempo estimado que toma el realizarse cada actividad (de una unidad de medida) en minutos. El tiempo que debe colocarse es el tiempo unitario de las tareas realizadas. Ejem. Si se solicitan 10 cotizaciones diariamente y el solicitar 1 cotización demora 1.5 min se debe colocar "1.5"

Metodología de Cargas de Trabajo La columna ‘Tiempo Total por Actividad’ (TTA), transforma a unidades equivalentes los tiempos que se tomaron para cada actividad. La columna ‘Tiempo Total por Puesto’ (TTP) genera un acumulado de los tiempos de la columna TTA y los organiza, en orden descendente, según su duración. La columna ‘Cálculo %’ transforma los tiempos de la columna TTP en un porcentaje con respecto a la sumatoria de la columna TTA La columna ‘Casificación ABC’ organiza los porcentajes de la columna ‘Cálculo %’ en tres bloques: A  Actividades que consumen hasta el 80% del tiempo total B  Actividades que consumen desde el 81% hasta el 95% del tiempo total C  Actividades que consumen desde el 96% hasta el 100% del tiempo total

Realizar Análisis de Valor (Diseño) Buscar áreas de oportunidad que puedan ser ejecutadas fácilmente por los responsables del área. Por ejemplo la emisión de un reporte que para Sistemas sea sencillo de obtener, para eliminar un control manual que se lleva en el área. Otro tipo de área de oportunidad puede ir en el sentido horizontal, pasando actividades a departamentos que son los responsables de realizar cierta actividad, por ejemplo, en este caso la atención a visitas. ¿Es necesario que ella atienda a las visitas? Asistente Administrativo

Realizar Análisis de Valor (Diseño) Tener claros los objetivos del área. Verificar si las actividades descritas agregan valor. ¿Tanto tiempo para organizar un evento de futbol y pintura? ¿Es necesario tanto apoyo para realizar la Fiesta de Navidad? Supervisor de RH ¿Genera algún Valor Agregado ésta actividad ? ¿Tanto tiempo toma el partir un pastel?

Realizar Análisis de Valor (Diseño) Duplicidad de Actividades: En algunos casos las áreas de oportunidad se manifiestan en controles dobles por desconfianza hacia los sistemas (aunque estos trabajen bien) o por la actitud de “salvar mi propio pellejo”. Sin embargo el costo de estos controles dobles puede llegar a ser alto. Si tiene la información el en Sistema, ¿porque tenerlo en papel?

Metodología de Cargas de Trabajo Enero de 2010 © 2005 SUN Business Consulting