Bogota, Marzo de 2011 GUIA DE AUSENTISMOS MODULO DE SALUD Y SEGURIDAD Sistema de Información HUMANO.

MODULO DE SALUD Y SEGURIDAD El módulo Salud y Seguridad, administra la información relacionada con el estado general de salud del empleado y las campañas que organiza la empresa con referencia a estos temas, incluye un seguimiento de las consultas médicas de un funcionario. El módulo permite establecer un cuadro general sobre las condiciones de salud de un funcionario y programar eventos de promoción y prevención. Adicionalmente permite registrar la información correspondiente a los ausentismos lo que permite no solo afectar la información laboral y salarial sino también determinar puntualmente los motivos por los cuales se presenta mayor índice de ausentismo.

FUNCIONALIDAD DE AUSENCIAS

FILTRO DE NOVEDADES DE AUSENCIAS Al ingresar a la funcionalidad de Ausencia, encontrará el Filtro de Ausencias que le permitirá realizar dos operaciones, Buscar registros de ausencias existentes utilizando para esto los campos de: Empleado, Ausencia Tipo, Ausencia Subtipo, Estado y Es Prorroga (estos campos se describen en la siguiente diapositiva), dando clic en BUSCAR o podrá crear registros nuevos seleccionado la opción NUEVO.

INSERTAR NOVEDADES DE AUSENCIAS Para ingresar al Sistema un nuevo registro de ausencias, es necesario ir al Filtro de Ausencias y dar clic en el vínculo NUEVO, el Sistema lo llevará al formulario de Ausentismo donde podrá ingresar la información nueva. DESCRIPCION DE CAMPOS: Empleado: En este campo se registra el número de documento del empleado. Vinculación: Automáticamente el sistema registra la información indicando el nombre del empleado y la fecha de vinculación activa. Ausencia Tipo: Este campo cuenta con una pestaña que permite desplegar el tipo de ausencia a registrar. Para ver estos tipos de Ausencia de clic en este LINK DIAPOSITIVA 9.LINK DIAPOSITIVA 9. Ausencia Subtipo: Una vez seleccionado el tipo de ausencia, automáticamente el sistema carga los subtipos correspondientes, el cual debe ser seleccionado desplegando la pestaña. Para ver estos tipos de Ausencia de clic en este LINK DIAPOSITIVA 9.LINK DIAPOSITIVA 9. Fecha Inicio: En este campo, usted ingresara el día de inicio de la ausencia del empleado.

INSERTAR NOVEDADES DE AUSENCIAS DESCRIPCION DE CAMPOS: Fecha Fin: En este campo, se ingresa el día final de la ausencia del empleado. Botón Calcular Fechas: Al diligenciar las fechas inicial y final, se debe dar clic en este botón para que calcule automáticamente los días. Días Calendario: Automáticamente el sistema calcula el número de días de la ausencia. Días Hábiles: Automáticamente el sistema calcula los días laborales de la ausencia. Es Prórroga: Este campo cuenta con una pestaña desplegable que le permite seleccionar si el subtipo de ausencia que se está registrando es una prorroga de una novedad de ausencia anterior. Referencia: Este campo se activa cuando el subtipo de ausentismo es una prorroga, y corresponde al código de la ausencia anterior. Registro Médico: Número de registro del médico que expide la incapacidad. Número de Incapacidad: Código de la incapacidad expedido por la EPS o la entidad de salud a la cual se encuentra afiliado el funcionario.

INSERTAR NOVEDADES DE AUSENCIAS DESCRIPCION DE CAMPOS: Fecha Solicitud: Permite registrar la fecha en la cual el empleado inicia el trámite para solicitar un permiso. Este campo sólo se activa cuando el tipo de ausencia es un permiso. Motivo: En este campo se describe la razón por la cual se está solicitando el permiso. Acto Administrativo: Este campo cuenta con una pestaña que permite desplegar el tipo de acto administrativo a expedir. Este campo solo se activa cuando el tipo de ausencia es una incapacidad o en algunos subtipos de permisos. Fecha Acto Administrativo: Fecha en la que es expedido el acto administrativo de aprobación de la ausencia. Número Acto Administrativo: Número del acto administrativo de aprobación de la ausencia. Observaciones: En este campo usted podrá ingresar información extra o complementaria que no esté contenida en los campos anteriores. AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CLIC EN EL BOTON ACEPTAR PARA GUARDAR.

TIPOS Y SUBTIPOS DE AUSENCIAS AUSENCIA TIPOAUSENCIA SUBTIPO Incapacidad Accidente Trabajo – Enfermedad Profesional Enfermedad General Maternidad Paternidad Adopción Permisos Cita Médica Calamidad Doméstica Cita Médica Familiar Enfermedad Hijos o Familiar Lactancia Tratamiento Médico Matrimonio Evento Deportivo Comision de Servicios Comision de Estudios Diligencias Administrativas Capacitación Licencias Permisos Sindicales Otros Suspensiones Sanción Investigación Arresto Correccional Huelgas No autorizada Autorizada Otras No Justificada Desaparición Secuestro

BUSCAR NOVEDADES DE AUSENCIAS El Filtro de Ausencias le permitirá acceder a la opción Buscar. Si necesita buscar algún registro existente en el Sistema debe ingresar la información solicitada en los campos del Filtro y dar clic en el botón BUSCAR, de esta manera el Sistema buscará el registro según los datos filtrados, si por el contrario, no conoce los datos del registro, puede dar clic en BUSCAR y el Sistema le mostrará, en la parte inferior del Filtro una ventana con todos los datos existentes.

ELIMINAR NOVEDADES DE AUSENCIAS Las novedades de Ausencias solo podrán ser eliminadas siempre que no tengan un histórico de liquidación registrado como es el caso de Incapacidades, Sanciones u otros que impliquen disminución de los días laborados o de sueldo del funcionario. Este procedimiento aplica cuando por error humano es necesario reversar la novedad. Para eliminar dirÍjase al Filtro, filtre por el campo que le permite identificar fácilmente el registro a eliminar, de clic en Buscar y luego en el link de ELIMINAR:.

EDITAR NOVEDADES DE AUSENCIAS Las novedades de Ausencias solo podrán ser editadas siempre que no tengan un histórico de liquidación o planta registrado como es el caso de Incapacidades, Sanciones u otros que impliquen disminución de los días laborados o de sueldo del funcionario. Este procedimiento aplica cuando es necesario cambiar o anexar algún dato. Para Editar dirÍjase al Filtro, filtre por el campo que le permite identificar fácilmente el registro, de clic en Buscar y luego en el link de EDITAR, volverá a visualizar el formulario..