Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica CONALEP Reuniones para la actualización de los instrumentos de Control y Consulta Archivística México, septiembre 2013 JARD Corporativo S.C.

Gestión de la información vs. Archivación de documentos Gestión integral de todos los procesos documentales Producción Integración Clasificación y ordenación Descripción Acceso Valoración Conservación y preservación Archivar Controles y políticas Manuales Cuadro de Clasificación Inventarios, catálogos y guías Vales de préstamo e historiales de acceso Catálogo de Disposición Documental Planes preventivos y bitácoras Instrumentos de control archivístico en los que se apoya la gestión integral de documentos JARD Corporativo S.C 2013

Gestión de la información y ciclo vital de la documentación Producción Integración Clasificación y ordenación Gestión de la Información Ciclo vital Descripción Acceso Valoración Conservación JARD Corporativo S.C 2013 Difusión

Ciclo Vital de la Información Documental

Ciclo vital y archivos: continente de la información Fase del Ciclo vital Usos de la información Sistema Institucional de Archivos Activa Uso frecuente para la atención Archivo de Trámite de trámites y asuntos Semiactiva Uso de referencia, Archivo de Concentración conservación precautoria Histórica Uso testimonial/investigación Archivo Histórico

Integración de la Información Archivística

Contexto y contenido del documento de Archivo Logotipo institucional Unidad Administrativa productora No. de identificación asignado al documento Breve extracto del asunto de que trata Fecha del documento Destinatario Contenido Emisor Copias marcadas Siglas del funcionario que elabora el documento y de quien lo mecanografió Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde

Concepto de Expediente Expediente o unidad de Documentación compuesta Se entiende como la asociación de documentos que se refieren a un mismo asunto, tema o materia o que son resultado de un mismo proceso de gestión y que se integran en una sola unidad de instalación (Fólder, carpeta, legajo)

Ejemplo de una portada estandarizada del expediente Logotipo institucional Datos asociados a la información y su carácter público, restringido, confidencial etc. Vigencias, plazo de conservación, fecha de transferencia y disposición del expediente de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental institucional Código clasificador del expediente de conformidad con el Cuadro de Clasificación Archivística El expediente es la unidad de trabajo básica de la Clasificación de Archivos

Concepto y formación de Series documentales Serie Documental: Es el conjunto de expedientes que se relacionan entre sí por derivar del desempeño de una misma función genérica dada por mandato jurídico o administrativo a un sujeto productor, esto es, a una oficina, área o unidad administrativa de cualquier institución.

Ejemplo de una Serie documental formada por expedientes de cursos diversos pero que derivan de una función genérica común: la Capacitación Los expedientes así formados no deben desvincularse de la serie a la que pertenecen, pues constituyen un todo orgánico

Sección Ahora bien, el conjunto de series documentales de un solo sujeto productor da lugar a la creación de un fondo documental. Este fondo, sin embargo, puede estar dividido en “secciones”, para diferenciarlo según su procedencia institucional o por las atribuciones genéricas que se le asignaron al sujeto productor Una sección se define de la siguiente forma: Cada una de las divisiones del fondo de archivo, consistente en las divisiones de la estructura interna del sujeto productor que lo origina, o bien por sus atribuciones genéricas, de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Fondo de archivo El fondo de archivo se define de la siguiente forma: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica (tomado de los Lineamientos para la organización y conservación de Archivos AGN/IFAI (D.O. 20de Febrero De 2004)

Archivo: conjunto orgánico y organizado de información JARD Corporativo SC México, 2013

Diseño Institucional para la operación de los Archivos Red integrada de Archivos Ciclo vital Valoración (Oficialía de Partes) Fase activa Archivo de Trámite Archivo de Trámite Archivo de Trámite Valor primario Archivo de Trámite Archivo de Concentración Fase Semiactiva Valor secundario Fase Histórica Archivo Histórico

Categorías descriptivas usadas en la clasificación Árbol de descriptivo Fondo Sección Sección Sección Serie Serie Expedientes Expedientes Documentos

Valoración documental

Disyuntivas de la Valoración Disposición Selección Depuración Circulación de los documentos a lo largo de su Ciclo de vida Resguardo masivo y anárquico de los documentos JARD Corporativo S.C. 2013

Valores y funciones en Schellenberg JARD Corporativo S.C. 2013

(adjetivas/facilitativas) Series comunes Guardan homogeneidad funcional aunque hayan sido generadas por diversos productores Están reguladas por normas de procedimiento o tramitación genéricas Podrían generarse normas regulatorias estandarizadas para su gestión y valoración Recursos Humanos Series comunes (adjetivas/facilitativas) Recursos materiales Recursos financieros Servicios generales JARD Corporativo S.C. 2013

Valoración de series comunes y sustantivas Series Sustantivas Son producidas por un solo sujeto productor en concordancia con sus atribuciones reglamentarias Es sólo el sujeto productor quien puede determinar los valores primarios asociados a la información que contienen. 3. Pueden valorarse a escala institucional con la participación de grupos multidisciplinarios Expedientes migratorios Series sustantivas Juicios Averiguaciones previas Concesiones y permisos Dictámenes y opiniones técnicas o jurídicas JARD Corporativo S.C. 2013

Catálogo de disposición documental Definición: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los expedientes

Diseño institucional para la operación de Archivos Ciclo Vital/ Sistema Institucional de Archivos/Valoración 1ª. Fase Activa o de Gestión 2ª. Fase Semiactiva o de Conservación 3ª. Fase Inactiva o Histórica precautoria CyAT UAC UAH Depuración Valor secundario Valor primario José Antonio Ramírez Deleón 2013

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Fase de control: aplicación del CDD y los instrumentos de control de transferencias Inventarios de transferencia primaria CDD Inventarios de transferencia secundaria Inventarios de depuración Calendarios de caducidades Cédulas de disposición JARD Corporativo S.C. 2013

Inventario de transferencia primaria Unidad administrativa: __________________________________ Hoja _____ de ______ Área productora: _______________________________________ Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____ Elaboró: Vo.Bo.: Recibió: ______________________ ______________________ _____________________ Archivo de trámite Titular Área productora Archivo de Concentración Fecha de elaboración: ____/_____/___________ Fecha de entrega:____/_____/______ No. Expediente Serie Clasificación Años VAC Disposición Carácter Observaciones JARD Corporativo S.C. 2013

Inventario de transferencia secundaria Fondo: ______________________________ Sección:___________________________________________________________ Hoja ____ de _________ Unidad Administrativa productora: ____________________________________ Caja número _____ Total de expedientes: _____Transferencia número____ Fecha de transferencia: _____ Elaboró: Vo.Bo.: Recibió: ______________________ ______________________ _____________________ Archivo de Concentración Titular A.C. Archivo Histórico Fecha de elaboración: ____/_____/___________ Fecha entrega: _____/_____/________ Expediente Serie Clasificación Años Volúmenes Edo. de Conservación Carácter Observaciones No. JARD Corporativo S.C. 2013

Transferencia documental: procedimiento para la circulación de archivos JARD Corporativo SC México, 2013

Marco normativo de la valoración Ley Federal de Archivos (2012) Lineamientos (2004) AGN/IFAI Instructivo para la elaboración del CDD (2004/2012) Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal (2004/2012) Instructivo para la trasferencia de archivos en soporte papel dictaminados con valor histórico por el AGN (2010) JARD Corporativo S.C. 2013 Guía para la identificación de series documentales con valor secundario (2009)

Dependencias y entidades de la APF Regulación y control del procedimiento de baja documental Dependencias y entidades de la APF Sitio WEB 1 Año Inventario baja 5 años Solicitud de dictamen Inventario de baja o transferencia Inventario de baja contable Ficha técnica de prevaloración Declaratoria de prevaloración Dictamen Acta de baja Acta de Transferencia AGN JARD Corporativo S.C. México, 2013