INSTRUCTIVO CONSULTOR PARA EMPRESAS DIRECTAS (Versión 2) A continuación encontrará un explicación gráfica de cómo diligenciar los soportes del servicio cando se realizan trabajos para empresas directas, así como recomendaciones relacionadas con los tiempos de entrega. Por favor tenga en cuenta los siguientes aspectos:

FORMATOS POR SERVICIO EMPRESAS DIRECTAS Acta de reunión o visita Informe Listado de participantes Diplomas Asistencia Técnica / Auditoria X   Asesoría/ Consultoría Capacitación (aplicar plantilla en las presentaciones) En cursos de formación, o según solicitud del cliente.

Escribir el Nombre de la Empresa Teléfono de la empresa cliente 1 2 5 3 4 4 6 Escribir el Nombre de la Empresa Teléfono de la empresa cliente Escribir la fecha en que se presta el servicio Horario en que se presta el servicio Número de horas ejecutadas Nombre, cargo y firma de los asistentes: debe incluir mínimo el nombre de la persona que presta el servicio (Consultor) y de una persona que verifique o reciba el servicio prestado. Relacionar los temas tratados o actividades desarrolladas. Siempre se revisaran compromisos pendientes de otras reuniones, si los hubiera. Se registran compromisos que surjan en la visita o reunión, diligenciando: acciones, responsable y fecha. 7 8

Ciudad en la que se presta el servicio 1 2 3 4 4 5 6 7 8 9 Nombre de la Empresa Ciudad en la que se presta el servicio Escribir la fecha en que se presta el servicio Horario en que se presta el servicio Se debe colocar el número de horas de duración de la capacitación Escribir el tema de la capacitación Se debe colocar el nombre del expositor Los participantes a la capacitación deben registrar su nombre Claro (para efectos de emitir el diploma), cargo empresa y firma. Escriba las observaciones respecto a la capacitación o alguna aclaración u otros

Informe Cuando se realicen auditorias se entregara un informe que puede ser elaborado en el formato solicitado por el cliente o en su defecto siguiendo el modelo desarrollado por SEQ Consultores. Este modelo puede ser usado también en informes de diagnóstico.

FECHAS A TENER EN CUENTA Una vez prestado el servicio, el consultor debe hacer entrega de los soportes a la oficina dentro de los 4 días calendario siguientes a la prestación del servicio. Estos soportes deben ser entregados con una relación, por ejemplo siguiendo la guía de entrega de soportes o con un listado vía e-mail.

CUENTA DE COBRO En los primeros días del mes, el consultor debe hacer entrega de su cuenta de cobro para tramitar el pago de los servicios prestados, para ello tenga en cuenta la “Guía o modelo de Cuenta de cobro” y las siguientes condiciones de pago: EL PLAZO PARA RADICAR CUENTAS DE COBRO SERA HASTA EL 10 DEL MES SIGUIENTE DE REALIZADAS LAS ACTIVIDADES. SI ESTA FECHA COINCIDE CON FIN DE SEMANA O FESTIVO, EL PLAZO SERA HASTA EL DIA HABIL INMEDIATAMENTE ANTERIOR. LA CUENTA DE COBRO DEBE VENIR CON FECHA DEL MES SIGUIENTE AL CUAL SE REALIZARON LAS ACTIVIDADES Y DEBIDAMENTE FIRMADA EN ORIGINAL. SI LA CUENTA ES DEVUELTA PARA CORRECCION Y EL CONSULTOR SE DEMORA EN RADICARLA (es decir se pasa del corte última semana del mes-), DEBERA CAMBIAR LA FECHA POR LA FECHA DEL MES SIGUIENTE Y RADICARA MÁXIMO 8 DÍAS DESPUÉS DE SU DEVOLUCIÓN, esto NO afectara el plazo para su pago. EL PAGO SE REALIZARA A LOS 30 DIAS SIGUIENTES DE LA FECHA DE LA PRIMERA RADICACION DE LA CUENTA DE COBRO, MEDIANTE TRANSFERENCIA ELECTRONICA A LA CUENTA AUTORIZADA EN LA CUENTA DE COBRO, SIEMPRE Y CUANDO SE HAYA ENTREGADO DE MANERA OPORTUNA Y CORRECTA LOS SOPORTES DE LA PRESTACION DEL SERVICIO Y ESTOS NO GENEREN GLOSA O NO CONFORMIDAD.

CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSION DESCRIPCIÓN ESTADO Junio 2009 1 APROBADO Abril 16 - 2010  2  Inclusión cuadro de control de cambios , cambio en tiempos de entrega de soportes