Paula Villacis 099 921 111 paula.villacis@file.com.ec NO SOMOS UN SERVICIO MAS… ..SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS Paula Villacis 099 921 111 paula.villacis@file.com.ec Gerente de Operaciones
Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar FileStorage La solución para Administrar – Almacenar – Ordenar Depurar – Transportar - Digitalizar archivos
Estadísticas 115.000.000.000 de hojas de papel se utilizan anualmente en oficinas El consumo promedio por persona mundial de papel es de 48Kg al año En USA el 334Kg
Explosión de la documentación Esta es la imagen que queremos?
Cuando tenemos en frente al cliente Esto queremos mostrar?
Seamos ordenados y utilicemos menos papel TOMEMOS CONCIENCIA Seamos ordenados y utilicemos menos papel
información archivo físico archivo digital
FileStorage S.A. Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar La solución para Administrar Almacenar Ordenar Depurar Transportar Digitalizar archivos
Instalaciones Quito: San Isidro del Inca, Calderón y Granados Guayaquil: Vía Daule
Facturación detallada Acceso vía web Consultas Servicios Seguridad Capacidad Capacitación Seguro Facturación detallada Acceso vía web Consultas 1 800 ARCHIVOS www.file.com.ec
Clientes +250 Instituciones públicas y privadas Bancos y entidades financieras Aseguradoras Industrias Importadores Farmacéuticas Empresas de servicios Comercios
Gracias a todos
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Archivos
Problemas Falta de control de los documentos y su localización Altos índices de demoras, errores y extravío Espacios improductivos ocupados con archivos pasivos o vencidos Ausencia de convicción de disponer la totalidad de los documentos Pérdida de oportunidades de negociación por la demora de obtener información
Soluciones Valorar el orden Cuantificar el valor del archivo Comprometerse con la tarea Invertir tiempo
Seguridad Codificación de las cajas Vigilancia las 24 Hs Control de accesos Sist. de prevención de incendios Alarma con monitoreo Control de plagas y roedores
Cajas Cajas especialmente diseñadas para archivos. Construidas bajo normas ISO 9001. Permiten precintos de seguridad. Medidas: alto 27 largo 42 ancho 37
Empaque
Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha de vencimiento Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción
OPCIONAL Guía de Remisión Empresa Departamento Numero de caja Fecha hasta Fecha desde Subdescripción Descripción OPCIONAL
Solicitud de Servicio Empresa Nombre Apellido Cedula de Identidad Nivel de acceso Firma del autorizante Firma del autorizado
Empaque No mezclar en una caja diferentes documentos No sobrepasar el limite de altura de la caja No escribir nada en el exterior de la caja No forzar la caja al momento de ser llenada No archivar diferentes departamentos en la misma caja
Sugerencias Ser preciso al momento de tomar nota del contenido de la caja Siempre archivar de la misma forma No colocar archivos de diferentes años en la misma caja Para la fecha de fin de almacenamiento se debe tomar la ultima fecha conocida
Herramientas
www.file.com.ec 1800 ARCHIVO mejorar@file.com.ec Herramientas www.file.com.ec 1800 ARCHIVO mejorar@file.com.ec
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Consultas
Servicio de Consultas Consultas puerta a puerta Consultas Normales Consultas Urgentes Consultas en File Revisión personal Entregas o retiros programados Consulta E-MAIL Consulta FAX
Solicitud de Cajas pedidos@file.com.ec 1-800-ARCHIVO www.file.com.ec Solo Personas autorizadas
Recomendaciones No modificar el contenido de la caja Devolver la caja al terminar de utilizarla No escribir nada en el exterior de la caja No retirar las etiquetas identificatorias
Facturacion
Facturación Se realiza un corte mensual (día 20) Los insumos y servicios de empaque (mes vencido) El servicio de Custodia y administración se factura por mes adelantado. Se entrega una detalle por unidad de costos contabilidad@file.com.ec
Preguntas PREGUNTAS Agenda
FIN MUCHAS GRACIAS