CÓMO REALIZAR MIS EVENTOS PARA QUE SEAN EFICACES Y RENTABLES YASMINA SALANOVA HELP EVENTS Consulting Consultoría y Organización GRATUITA de Eventos

Evento - Medio – Cubrir Necesidad ¿QUE ES UN EVENTO ? Evento es cualquier acontecimiento o suceso El uso ambiguo del concepto hizo que se identificara como evento a los aspectos singulares de la dinámica social. Actos que producen un BENEFICIO SOCIAL y ECONÓMICO que nacen de una NECESIDAD Festival Exponer El Arte Ceremonia Socializar Boda Competición Mostrar Torneo Deportivo Fiesta Reconocimiento Personal Aniversario Convención Necesidad Comercial Política Evento - Medio – Cubrir Necesidad

EFICAZ Y RENTABLE ¿OBJETIVO DE UN EVENTO? Obtener Capacidad de lograr Beneficio Económico o Beneficio Social Capacidad de lograr el Efecto Deseado o cubrir La Necesidad

ONG Evento - Medio – Cubrir Necesidad Organización No Gubernamental es una entidad de carácter público, con objetivos humanitarios y sociales definidos por sus integrantes, creada independientemente de los gobiernos locales, Regionales, nacionales o internacionales Rentabilidad social Proveer a la sociedad Beneficios sociales intangibles Rentabilidad económica Relacionada con el afán de lucro Beneficios Económicos tangibles Captación de socios Repercusión Mediática Captación de fondos Captación de voluntariado Evento - Medio – Cubrir Necesidad

ORGANIZAR EVENTO EFICAZ Y RENTABLE Organizar un grupo de planificación. Determina el objetivo principal del evento. Identificar el público objetivo y valorar la manera más eficaz de transmitir vuestro mensaje. Decide quién llevará a cabo la planificación del evento: interna o externa Partir de un presupuesto. (si es cero no hay problema). Identifica todos las fuentes de ingresos :patrocinadores, subvenciones, propia ONG. Preselecciona al menos dos fechas para la celebración del evento. Elige el destino, el lugar de celebración y el formato del evento. Define la estrategia promocional, si procede.

. Organización Externa Selecciona las agencias a los que quieres enviar la petición de presupuesto. Envía un primer aviso a los asistentes potenciales por correo electrónico. Ponte en contacto con conferenciantes, personalidades y la prensa, si procede, para comprobar su disponibilidad. Redacta un comunicado de prensa, de ser necesario. Realiza una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración. Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos). Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil).

Organización Interna Diseña un programa detallado asignando las tareas. Negocia las tarifas y reservas de alojamiento, comida, transporte y actividades. Fija una fecha para la celebración del evento. Contrata a los conferenciantes claves y envía invitaciones a la prensa. Envía un aviso a los asistentes potenciales con la información detallada. Redacta un comunicado de prensa, si es necesario. Realiza una visita de inspección. Elige la decoración y repasa los preparativos y la disposición de asientos. Alquila los equipos audiovisuales. Decide si vas a necesitar medidas de seguridad.

Organización Interna Asegura el evento (al menos contra responsabilidad civil). Ten un plan para situaciones imprevistas. Recopila una lista de asistentes definitiva unas semanas antes de la celebración del evento. Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad. Manda imprimir la agenda del evento y los impresos necesarios (etiquetas, folletos). Confirma todas las reservas y comprueba todos los detalles.

Verificaciones POST-EVENTO Cierra las cuentas. Envía una carta a los patrocinadores, conferenciantes y personalidades agradeciéndoles su colaboración. Obtén retroalimentación de los asistentes a través del correo electrónico o una newsletter. Ideas de eventos Conciertos Solidarios Concursos y sorteos Desfiles benéficos Eventos sociales

IDEAS EFICACES Y RENTABLES Canon de alquiler del espacio insertado en la gastronomía. Restauración jugar con una gama media. Si hay medios contra prestar a los proveedores con repercusión mediática. Conocimientos de estrategia o planificación. Volumen a la hora de realizar compras de productos para recaudar fondos. Sinergias con otras pequeñas ONGs en las que apoyarse y colaborar. La logística debe ir implementada por las acciones de marketing comercial. Conseguir un buen impacto con relevancia mediática. La asistencia se lleve un buen recuerdo de tu imagen Contraprestación social - Relaciones Sociales.

CONCIERTO BENÉFICO Día : Sábado 10 de Julio 2011 Climatología define : Espacio Exterior (valor añadido jardín) Temática: Fiesta de blanco “Aquellos maravillosos años” Lugar: PARADIS PALLEJA PARADIS cede el espacio y la gastronomía sin coste. Contraprestación: Dan a conocer su espacio Estrategia comercial: Entregar Tarjeta descuento provocar retorno. Aforo: 300 personas ONG Ticket Entrada Cena+Concierto - 10€ (neto para la ONG) Copas a 7€ - 3.50€ restaurante /3.50 ONG O buscamos proveedor que nos ponga las bebidas promocionales. Grupo: Los Diablos Hablar con ellos para que lo hagan de forma gratuita para la Ong Audiovisuales: Hablar con alguna firma para que nos lo ponga. ONG +GRUPO PARADIS+LOS DIABLOS Usen su base de datos para dar a conocer el evento Diseño de la invitación con los logos de las firmas colaboradoras

Enviar invitación a todas las bases de datos ONG+ FIRMAS COLABORADORAS MERCADILLO NAVIDEÑO Invierno : Interior Verano: Exterior Espacio La sede Propia Salón de hotel – Ruta Comercial Firmas expositoras Ropa Alimentación Antigüedades …. Opción: Stock Ellas mismas vendan y nos llevamos % Primer día o ultimo hacer un maridaje con una bodega + firma de jamón Enviar invitación a todas las bases de datos ONG+ FIRMAS COLABORADORAS GRAN REFERENCIA : RASTRILLO DE NUEVO FUTURO

Consultoría y Organización GRATUITA de eventos HELP EVENTS Consulting Consultoría y Organización GRATUITA de eventos C/Balmes 301 08006 Barcelona Tel. 932095358 – 629876566 info@helpeventsconsulting.com www.helpeventsconsulting.com