ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN AREA CAPACITADORA: Coordinación de Archivos AREA DE ADSCRIPCIÓN: Departamento de Administración de Documentos y Archivos TITULAR: Lic. Eric Guillermo Conde López

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO

Administración Pública: Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes. La LFTAIPG Provee lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal

Funciones de la Administración Pública SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía, iglesia, instituciones: elecciones, información ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior, precios, inversión, agricultura, industria, energéticos PRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social, EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc. CULTURALES entretenimiento ADMON. DE RECURSOS AUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO DIRECTIVAS MANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA (Estudios y formulación de Programas) ORGANIZACIÓN (Servicios) CONTROL (Operaciones y Relaciones Públicas) INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS

INFORMACIÓN Es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más sentidos, la información permanece intangible hasta que está se representa de una manera formal con datos, la información cuando esta representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.

DOCUMENTO Todo escrito o materia donde se registra información que se recibe o se expide en una oficina, refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Son conservados como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa.

ARCHIVO Se considera con tres acepciones. 1.- Conjunto de documentos cuales fueren su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad y son ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, y ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVO 2.- Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. (Archivo General IPN)

ARCHIVO 3.- Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados y prestados.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Organización Administrativa Organización: Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información

Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme. Eje: CGCA = Cuadro General de Clasificación Archivística

CLASIFICACIÓN Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y diferencias Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO

Estructura Archivística

Fondo = Instituto Politécnico Nacional Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad con cuyo nombre se identifica

Secciones Son las divisiones del FONDO, basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables

Serie División de una Sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución y que versan sobre una batería o asunto especifico

ÍNDICE DE CGCA

FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÒN PÚBLICA TODAS LAS INSTITUCIONES RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES RECURSOS FINANCIEROS SERVICIOS GENERALES JURIDICOS, LEGALES ETC. COMUNES C SECTOR EDUCATIVO PEDAGOGÍA * ADMINISTRACIONEN LA EDUCACIÓN * EXTENSIÓN EDUCATIVA * MEDIOS DE COMUNICACIÓN * ÁREA MÉDICA * SUSTANTIVAS S

POR ESTRUCTURA O POR FUNCIONES O ASUNTOS CLASIFICACION Y ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LA FORMULA CLASIFICADORA DEL EXPEDIENTE PARA RESPETAR LA FORMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DENTRO DE LOS ARCHIVEROS, QUEDARÍA DE LA SIGUIENTE FORMA: SEPARACION: POR ESTRUCTURA O POR FUNCIONES O ASUNTOS

ESTRUCTURA La base para formar los expedientes EJEMPLO: DIRECCION GENERAL ABOGADO GENERAL SECRETARÍA TÉCNICA

CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA

Asunto o Materias La base para formar los expedientes EJEMPLO: JUBILACIÓN ALTAS DE PERSONAL BECAS DE INVESTIGACIÓN

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES La base para formar los expedientes son los asuntos 26

DENTRO DEL EXPEDIENTE VAMOS A TENER SEPARADORES POR ESTRUCTURAS O UNA HOJA DE COLOR QUE NOS AYUDE A DIFERENCIAR LA ESTRUCTURA 27

MÉTODOS DE ORDENACIÓN Procedimientos sistemáticos y delimitados para realizar la ordenación de los documentos. Estos métodos se pueden combinar para formar métodos mixtos, de acuerdo a las necesidades de cada Archivo.

MÉTODOS DE ORDENACIÓN DOCUMENTAL A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z 1,1 1,2 1,3 1, 2, 3, 4, 5, … ALFABETICO GENERAL NUMERICO SIMPLE NUMERICO COMPUESTO A L F B ASUNTOS O MATERIAS N U M E 1978 DIC 1979 ENE ÁREA MÉDICA LEGISLACIÓN OBRA PÚBLICA PEDAGOGÍA CRONOLOGICO METODOS E T I C O R I C O TOPOGRAFICO SALA G SECCION H ESTANTE 2 NIVEL 3 CAJA 2 CONVENCIONALES GEOGRAFICO DECIMAL 111.0 111.1 111.2 121.0 121.01 131.10 AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA NORTE BAJA CALIFORNIA SUR CAMPECHE CROMATICO

ORDENACIÓN ALFABÉTICA Ordenar en secuencia los documentos de acuerdo a las letras del alfabeto, de la A- Z, tomando letra por letra de la primera palabra: Aa, Ab, Ac, etc., cuando son idénticas las palabras se toma la siguiente letra. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K………… Z

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 1.- Los nombres de personas se transponen colocando en primer lugar el apellido paterno, luego el materno, si se usa, y tras de una coma el nombre o nombres de pila: Luís Montes MONTES, Luís Carlos Pérez Díaz PÉREZ DÍAZ, Carlos

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Si el usuario del nombre acostumbra abreviar sus elementos consignando sólo la inicial de alguno de ellos, la inicial se escribe en el lugar donde aparece. Antonio Sánchez G. SANCHEZ G., Antonio José T. Guzmán GUZMAN, José T.

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Los apellidos ingleses y norteamericanos siguen un orden de importancia diverso al nuestro. Con ellos, debe ponerse en primer término lo que aparentemente es el segundo apellido: Walter Lang Thompson THOMPSON, Walter Lang

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Es muy frecuente en estos nombres que el segundo elemento se consigne como inicial solamente. Se aplica la regla ya sabida: James H. Sullivan SULLIVAN, James H.

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 2.- Muchos apellidos nacionales y extranjeros van precedidos de partículas como de, de la, de los, de las, del, da, di, della, des, du, von, van, etc. Tales partículas deben separarse del apellido y unirse al nombre de pila. Julio de la Mora MORA, Julio de la Carlos del Valle VALLE, Carlos del Daphne du Mourier MOURIER, Daphne du Benedetto da Majano MAJANO, Benedetto da Karl von Schneider SCHNEIDER, Karl von

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO Se exceptúan de esto ciertos elementos de apellidos generalmente extranjeros, como Mac, Mc., O’, y las unidas por guión al apellido pues se estima, según algunos autores, que forman parte integrante del apellido. En cambio: James Mc Intire MC INTIRE, James Jacques La-Rue LA RUE,Jaques Bernardo O’Gorman O’GORMAN, Bernardo Ana d’Othemard D’OTHEMARD, Ana

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 3.- Los nombres de las señoras casadas o viudas, que en ocasiones presentan el apellido propio y del esposo se escriben poniendo en primer lugar el apellido propio. Si no lo usan completo se toma en primer término el apellido del esposo, poniendo después los restantes elementos María Reyes de Rodríguez REYES DE RODRIGUEZ,María Luisa Zalce Vda. de Ríos ZALCE VDA. DE RIOS, Luisa Ofelia H. de Fuentes FUENTES, Ofelia H.DE

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 4.- Aunque los títulos profesionales y grados militares o eclesiásticos no forman propiamente hablando parte del nombre, se les consigna para mayor certidumbre de identificación, poniéndolos en último lugar: Dr. Guillermo Araujo E. ARAUJO E., Guillermo, Dr. Gral. Leopoldo Zertuche ZERTUCHE, Leopoldo, Gral,

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 5.- En los nombres de establecimientos o empresas, los artículos el, la, los, las, se colocan en último término: La Comercial Mexicana COMERCIAL MEXICANA, La La Europea, S. A. EUROPEA, S. A., La

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 6.- Palabras genéricas comunes en las denominaciones comerciales, como lo son: Fábrica de, Banco, Banco de, Compañía de, y otras y también las que designan ramos comerciales tales como Mueblería, Ferretería, Carnicería, etc,, deben en opinión de algunos, ponerse también en último lugar. Mueblería Universal UNIVERSAL, Mueblería Cámara de Comercio COMERCIO, Cámara de Carnicería Cosmopolita COSMOPOLITA, Carnicería Banco de México, S. A. MEXICO, S. A., Banco de

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 7.- Las razones sociales se usan tal y como aparecen: García, López y Cía. GARCIA, LOPEZ Y Cía.

MANEJO DE NOMBRES EN EL METODO ALFABÉTICO 8.- A nombres de empresas iguales debe añadirse su lugar de ubicación: La Consolidada, S. A. CONSOLIDADA, S. A., La (México, D. F.) La Consolidada, S. A. CONSOLIDADA, S. A., La (Monterrey, N. L.)

CLASIFICACIÓN POR ESTRUCTURA ALFABÉTICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO MÉTODOS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO

CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES ALFABETICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO ÉTODOS DE ORDENACIÓN ALFABETICO, NUMÉRICO, CROMÁTICO La base para formar los expedientes son los asuntos 46

Funciones de la Coordinación de Archivos y los Diferentes Tipos de Archivo LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS Viernes 20 de Febrero de 2004 D. O. F.

de la COORDINACIÓN de ARCHIVOS ELABORAR Y PRESENTAR AL COMITÉ INFORMACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVÍSTICOS ELABORAR EL CGCA; CADIDO; INVENTARIO Y GUÍS SÍMPLE COORDINAR LAS ACCIONES DE LOS RESPONSABLES DE ARCHIVO DE TRÁMITE APOYAR AL COMITÉ DE INFORMACIÓN EN MATERIA DE ORGANIZACIÓN FUNCIONES de la COORDINACIÓN de ARCHIVOS INCORPORAR Y DESINCORPORAR Series Documentales Recepción de información por parte de las UR´s DESARROLLAR PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y ASESORÍA ARCHIVÍSTICA Inventario Guía Simple Transferencia

ÁREA (S) DE CONTROL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Recepción Distribución ENTRADA CORRESPONDENCIA Registro ELABORAR FICHA DE CONTROL 1. No. Folio consecutivo 2. Asunto -Breve descripción 3. Fecha Hora de recepción 4. Nombre y cargo del generador y receptor SALIDA Control Despacho

CICLO DEL DOCUMENTO HISTÓRICO A. CONCENTRACIÓN TIEMPO DE RESGUARDO ( y de Espera) A. TRÁMITE SE REPRODUCE (Producción, Integración del Expediente) OFICIO DEPURACIÓN HISTÓRICO NACE (Creación) A. HISTÓRICO

ARCHIVO DE TRÁMITE Transferencia Transferencia Secundaria Primaria CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA) Transferencia Secundaria Transferencia Primaria ARCHIVO HISTORICO (ETAPA INACTIVA) ARCHIVO DE TRAMITE (ETAPA ACTIVA) D O C U M E N T OS

ORGANIZACIÓN Y CONTROL RECEPCIÓN Y PRÉSTAMO ORGANIZACIÓN Y CONTROL VIGENCIA DOCUMENTAL SUPERVISIÓN COORDINACION DE ARCHIVOS E N L A C E GUÍA SÍMPLE ORGANIZAR INVENTARIO TRANSFERENCIA RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRÁMITE

OBLIGACIONES DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Lineamiento 10°, Secc. II, Frac.. I a V. VALORAR (Valoración Primaria) SELECCIONAR CONSERVAR INTEGRAR ACTIVA

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA) Transferencia Secundaria Transferencia Primaria ARCHIVO HISTORICO (ETAPA INACTIVA) ARCHIVO DE TRAMITE (ETAPA ACTIVA) D O C U M E N T OS

RESPONSABLE DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Lineamiento 11°, Secc. III, Frac.. I a VII. 20- Feb- 2004 RECEPCIÓN Y TRANSFERENCIA PRIMARIA F UNCIONES GUARDA PRECAUTORIA DE LA DOCUMENTACION QUE SE ENCUENTRA ACTIVA CGCA CADIDO COADYUVAR CON LA COORDINACION DE ARCHIVO PARA… ELABORACIÓN INVENTARIO GENERAL GUIA SIMPLE COORDINAR TRANSFERENCIA PRIMARIA REALIZAR TRANSFERENCIA SECUNDARIA

ARCHIVO DE TRÁMITE TRANSFIERE Documentación del 2004 hacia atrás (2002, 2001, etc.) ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Recordemos que el Archivo de Concentración dará el servicio de préstamo de la documentación a las áreas.

OBLIGACIONES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Lineamiento 11°, Secc. III, Fracc. I a VII. VALORAR (Valoración Secundaria) Transferencia Secundaria CONSERVAR RECIBIR ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO UBICACIÓN: Unidad Profesional Adolfo López Mateos CFIE “Centro de Formación e Innovación Educativa” DOMICILIO OFICIAL: Av. Wilfrido Massieu s/n, Esquina Luis Enrique Erro. Col. Zacatenco. Delegación Gustavo A. Madero. C. P. 07738. México D. F. Teléfonos: 57.29.60.00 Ext. 57281 57282; 57285; 57286

ARCHIVO HISTÓRICO Transferencia Transferencia Secundaria Primaria DE CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA) Transferencia Secundaria Transferencia Primaria ARCHIVO HISTÓRICO (ETAPA INACTIVA) ARCHIVO DE TRÁMITE (ETAPA ACTIVA) D O C U M E N T OS

ARCHIVO HISTÓRICO Centro Histórico "Juan de Dios Bátiz" Cuadrilátero del Casco de Santo Tomás. Unidad Profesional "Lázaro Cárdenas“ Domicilio Oficial: Lauro Aguirre y Prolongación de Carpio s/n, Col. Santo Tomás, Del. Miguel Hidalgo, México 11340, D.F. Telefono. 57 29 6000 ext. 63002 y 63012

ACUERDO-REGLAMENTO DEL ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL IPN Aprobado el 21 de Diciembre 2005 Publicado el 31 de enero del 2006 en la Gaceta Politécnica Número Extraordinario 622 ACUERDO-REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO IPN

Creación de los Archivos Históricos de las UR’s del IPN Art. 4 El Archivo Histórico Central; los Archivos históricos de las Escuelas, Centros y Unidades de enseñanza y de investigación, asì como las que integren el Instituto deberán contar con un espacio fisico permanente par el resguardo de los Acervos Históricos

FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO transferencias donaciones depósito legado compra ADQUISICIONES. Identificar Clasificar Ordenar ORGANIZACIÓN. Elaborar Instrumentos de Descripción (o consulta) DESCRIPCIÓN. Realizar y aplicar programas de preventivos y de restauración. CONSERVACIÓN Atención a usuarios Préstamo de Documentos Exposiciones Documentales Publicaciones DIFUSIÓN.

OBLIGACIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO Lineamiento 12°, Secc. IV, Fracc. I a VI. VALIDAR CONSERVAR RECIBIR Organizar Conservar Describir Difundir

OBLIGACIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO COADYUVAR COORDINACIÓN DE ARCHIVOS ARCHIVO HISTÓRICO Cuadro General de Clasificación Archivistica Catálogo de Disposición Documental Elaborar la Guía Simple Elaborar el Inventario General

Lineamientos de Transferencia al Archivo Histórico Art. 4 Las Transferencias de Documentos Históricos.. Se realizaran con los siguientes lineamientos: I. Las escuelas, centros y unidades de enseñanza e investigación enviarán a los Archivos Históricos respectivos, de manera directa o a través de un Archivo de Concentración, el patrimonio históricos.

Lineamientos de Transferencia al Archivo Histórico II. Las diferentes áreas centrales y los centros y unidades que no proporcionan enseñanza tradicional transferirán el patrimonio documental histórico documental al Archivo Histórico Central del IPN, de manera directa o a través del Departamento de Correspondencia y Archivo del IPN.

Lineamientos de Transferencia al Archivo Histórico III ….las transferencias,…se realizarán con el Inventario correspondiente, anexo al acervo contenido en las cajas de archivo, previamente ordenado

Lineamientos de Transferencia al Archivo Histórico IV…..Se deberá turnar copia del inventario al lugar de procedencia, asì como del Oficio de Transferencia al Departamento de Correspondencia y Archivo del IPN y al Órgano Interno de Control del Instituto, y en las transferencias del Archivo Histórico Central del IPN a la Direcciòn General y al OIC.

ARCHIVO DE TRÁMITE RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE. UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros)

ARCHIVO DE TRÁMITE RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE. UBICACIÓN NUMÉRICA (Estantes)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE. UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Archiveros)

RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE. UBICACIÓN POR ESTRUCTURA (Estantes)

PARTICIPANTES LIC. ERIC. G. CONDE L. econdel@ipn.mx Ext. 57281 LIC. JAZMIN ILIANA GARCIA ilianajaz@gmail.com Ext. 57282 LIC. MARIA ELENA CARMONA FRAGOSO elenacarmonaf@gmail.com Ext. 57284 ING. RAMON CRUZ rcruzfipn@gmail.com Ext. 57285 LIC. EVELIA GALINDO evegm05@gmail.com Ext. 57286

GRACIAS