En las empresas se generan documentos que tienen que ser administrados, revisados y autorizados por varias personas, por lo cual es necesario determinar ruta que éstos deben seguir, en la mayoría de los casos dicha ruta se lleva acabo de manera manual… …pasando de escritorio en escritorio documentos impresos, lo que genera retrasos, pérdida de documentos, costos operacionales y hasta malos entendidos entre los empleados.

Actividades tan variadas como pueden ser el trámite de solicitudes de compra o crédito, solicitud de servicio, solicitud de inventario, autorización de presupuestos, autorización de contratos o actas, autorización de diseños, por mencionar algunas…. …se pueden volver actividades que muchas veces se llevan mas tiempo del que requiere ya que no existe un control sobre los tiempos que cada empleado debe de asignar a dicha actividad, lo que entorpece la eficiencia de las empresas y que a final de cuentas, representa pérdidas económicas.

La Organización, Administración, Reducción de Costos y Optimización de Tiempos que su empresa necesita Controlar por las actividades que se generan día a día por la administración de documentos serán posibles gracias a Q-Document. Así es, con Q-Document: Los documentos de tu empresa pasarán a mejor vida.

Q-Document es un producto que permite a las Empresas, de cualquier tamaño o Giro, a administrar todas las actividades documentales (workflow) dentro de la organización, es decir, controlar la creación, distribución, recuperación, archivo, almacenamiento y disposición de los documentos que son creados o recibidos en el desarrollo de las actividades diarias. Q-Document facilita a los administradores, contadores, vendedores, compradores y en general a TODOS los integrantes de la empresa a administrar y controlar documentos.

A través de Q-Document es posible monitorear las actividades documentales (workflow) mediante mapas gráficos que representan los flujos de trabajo, permitiendo así visualizar la ubicación exacta de los documentos dentro del flujo. Ejemplo: Flujo de orden de compra

Vs. Mediante manejo de políticas de tiempo en cada actividad o paso, en Q-Document se puede establecer límite de tiempo para cumplir con la misma evitando fallas y retrasos. Q-Document cuenta con un sistema de alertas para indicar al usuario tareas que le han sido asignadas. Con Q-Document tenemos notificaciones Automáticas Vs. Manuales.

Q-Document cuenta también con Semáforos que se generan a raíz de una alerta no atendida a tiempo, los cuales, aparecen directamente al usuario previamente determinado. (Director, Gerente, Supervisor, etc.,) con la posibilidad de asignar tareas específicas.

Informes gerenciales que presentan la información de una manera práctica y concisa que permite a los directivos, gerentes, supervisores, etc., tomar decisiones en menor tiempo y de manera más sencilla. (Según privilegios aginados previamente a los puestos) Estos informes permiten medir y evaluar cargas de trabajo, tiempos de respuesta y eficiencia de los involucrados en las actividades documentales.

Beneficios Facilita la organización, control y administración de documentos y actividades de uno o varios departamentos. Permite automatizar cualquier flujo de las actividades documentales (workflow) en la organización. Permite a la organización ser más eficiente y productiva al tener control sobre las actividades (pasos) a las que son sometidos los documentos. Permiten medir y evaluar cargas de trabajo, tiempos de respuesta y eficiencia de los involucrados en las actividades documentales gracias a su módulo de reportes ejecutivos especialmente diseñados para la alta dirección. Promueve la adecuada integración entre los involucrados en las actividades, evitando confusiones y retrasos. Vuelve eficiente las actividades de aprobación de documentos o contenidos. Permite utilizar la infraestructura existente de aplicaciones de software compatibles con Windows. (Office, Visio, Project etc.) Es posible administrar gran variedad de formatos (tipos de archivos) que se manejen dentro de la organización. Evita la pérdida o traspapeleo de documentación o información importante para la organización. No se requiere de conocimientos especializados en sistemas de cómputo para implementar o bien operar el software. Reduce los costos operacionales y el tiempo empleado en el traslado físico, archivo y búsqueda de documentación. (Cualquier tipo de archivo PDF, JPG, DOC, etc.)

Ventajas Disparo automático de semáforos según políticas establecidas, que permite al usuario asignado (director, gerente, supervisores) monitorear si el flujo establecido se está cumpliendo adecuadamente. Permite la creación modificación, revisión y aprobación de documentos en tiempo real, siguiendo la ruta del flujo previamente elaborado. Se adapta a cada organización ya que permite la libre creación de niveles estructurales y documentales. Facilita la creación de flujos de trabajo para documentos usando cualquier combinación de actividades y con la intervención de uno o varios departamentos. La operación de la empresa no se detiene en caso de ausencia de algún empleado, ya que Q-Document posee la flexibilidad de transferir actividades cuando así se requiera, logrando así, no depender de los integrantes para seguir adelante. Flexibilidad de manejo de documentos elaborados en aplicaciones compatibles con Windows. Software de fácil acceso y sencillo de operar para el usuario final. Flexibilidad en el uso de la aplicación, trabaja en Internet, intranet o red. Acceso a datos única y exclusivamente a través de la aplicación, garantizando su seguridad e integridad.

Para Mas información de Q-Document