Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas Organización y Funcionamiento del Área Económica y Administrativa de la Facultad Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas Universidad de Chile Julio_2014 Autor : Sergio Fuenzalida Nahuelhuen Fecha: 01 de agosto de 2014

Estructura

Organigrama

Dirección Económica y Administrativa Funciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por el Director Económico y Administrativo Función Procedimientos Control presupuestario Control presupuestario y de saldos bancos Verificación de ingresos centrales Control de los ingresos propios Emisión de informes de ingresos y gastos Generación de los presupuestos anuales Control presupuestario de departamento y centros. Autorización de gastos. Autorización de gastos y compras Aprobación de montos de honorarios y productividades (académicos y no académicos) Funciones Directivas Comité paritario y directivo Participar de Comités Directivos.

Subdirección Económica y Administrativa Funciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Subdirección Económica y Administrativa Función Procedimientos Supervisión de la Administración de la Facultad. Efectuar reuniones periódicas con el Administrador de Facultad para coordinar y autorizar las acciones que involucren un costo financiero para la Facultad. Supervisión de las Unidades de la Dirección Económica y Administrativa. Efectuar reuniones periódicas con las jefaturas de las unidades de la DIRECAD para formular y coordinar acciones que mejoren la gestión administrativa y económica. Supervisión del funcionamiento de la Unidad de Aguas Purificadas (UPAP). Efectuar reuniones periódicas con el encargado de la la Unidad de Aguas Purificadas (UPAP), para gestionar el suministro de agua a las unidades internas de la Facultad. Efectuar reuniones periódicas con el encargado de la la Unidad de Aguas Purificadas (UPAP), para gestionar la comercialización a clientes externos.

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Subdirección Económica y Administrativa Función Procedimientos Apoyar la formulación de proyectos. Elaborar tablas de valorización del aporte de la Facultad (equipamiento, infraestructura, H.H) para la formulación de proyectos de Investigación. Gestionar las adquisiciones mayores y de mejora en infraestructura. Gestionar las elaboración de Bases Administrativas. Realizar el llamado de Licitación Pública Formular y gestionar la suscripción de Contrato. Apoyar procesos de personal. Gestionar los concursos académicos y del personal de colaboración, para realizar contrataciones en calidad jurídica de propiedad. Gestionar la provisión de cargos vacantes en la Facultad. Administrar el sistema de capacitación de la Universidad. Apoyar a las autoridades en la elaboración de políticas para la administración del personal de colaboración.

Unidad de Personal Funciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Personal Función Procedimientos Contrataciones de académicos, personal de Colaboración, y servicios esporádicos. Tramitación de decretos de nombramiento Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Exento) Confección y tramitación convenios honorarios (Decreto Afecto) Prórroga de los nombramientos a personal de contrata Registro de remuneraciones de académicos y personal de Colaboración. Revisión pago de remuneraciones del personal general Asignación de productividad Asignación Complementaria Universitaria Trienios Planilla complementaria Retenciones judiciales Horas extraordinarias Fianzas de fidelidad funcionaria Asignación familiar Elaboración del escalafón Desvinculación de académicos y personal de Colaboración. Renuncia Funcionario Jubilaciones

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Personal Función Procedimientos Tramitación y registro de asistencia y permisos. Asistencia del Personal de colaboración y académica Cometidos Funcionarios Comisiones académicas Permisos administrativos con goce de sueldo Feriado legal complementario Permisos administrativos sin goce de sueldo Registro de Situaciones de la vida laboral de los Académicos y Personal de Colaboración de la Facultad. Accidente de trabajo Licencias Médicas Ingreso de cotización de salud Registro de afiliación a fondo de pensiones Cambio de sistema de salud Calificaciones

Unidad de Contabilidad y Presupuesto Funciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Contabilidad y Presupuesto Función Procedimientos Control de ingresos y ejecución presupuestaria. Control y recepción de ingresos Control de gastos de centros de costos. Conciliaciones bancarias Resumen ingresos y gastos presupuestarios (balance presupuestario) Envío de balance general a Servicios Centrales. Gestión de cobranza; y pago a proveedores y prestadores de servicios. Cobro de facturas Recaudación (caja) Revisión y contabilización de facturas Pago de facturas Pago de honorarios Traspaso de dinero entre facultades (Compra Venta Interna) Asignación y control de fondos especiales. Giros a rendir Fondos fijos Control de inventarios Ingreso de bienes al activo fijo. Alta de bienes del activo fijo

Unidad de Gestión y Control de Proyectos Funciones y Procedimientos

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Contabilidad Función Procedimientos Gestión de adquisiciones para los Departamentos, Unidades, Centros y Proyectos de la Facultad. Adquisiciones menores a 3 UTM (Órdenes de compra AUGE) Adquisiciones a través del catálogo electrónico (Convenio Marco) Adquisiciones L1 (Generan orden de compra) Adquisiciones LE (Generan orden de compra) Adquisiciones LE (Generan contrato) Adquisiciones LP (Generan contrato) Adquisiciones Especiales (Tratos Directos que generan orden de compra) Adquisiciones Especiales (Tratos Directos que generan contrato directo) Gestión de resoluciones Gestionar los Contratos por la adquisición de bienes y servicios para la Facultad. Formular de contratos de adquisición de bienes o prestación de servicios. Formular Contratos de Concesión de la Facultad. Seguimiento de Contratos (vencimiento, renovaciones, aplicación de multas, entre otras situaciones). Gestionar el termino anticipado de los contratos (incluido el cobro de garantías).

Funciones y Procedimientos Gestionados por la Unidad de Contabilidad Función Procedimientos Gestión y Control de Proyectos. Control y seguimiento del gasto de proyectos. Elaboración y actualización de planilla de ingresos y gastos de proyectos. Pago de Facturas asociadas a proyectos. Gestionar el sistema de trasparencia en la Facultad. Actualizar la plataforma de trasparencia correspondiente a la Facultad. Actividades de Interés Nacional. Rendir mensualmente a la Unidad de Análisis Institucional los montos desembolsados pro la Facultad en Actividades de Interés Nacional.

Evolución de la Dotación del Personal de la DIRECAD

Evolución de la preparación y número de funcionarios Año 2006 Año 2014 Número de Funcionarios en la DIRECAD 22 23 Número de Funcionarios con estudios profesionales 1 6* Número de Funcionarios con Magister y/o Postítulo 4 * Existen 3 funcionarios en vías de obtener su titulo profesional, lo que elevaría el número a 9.

Características del recambio El número de personas ha tenido un aumento marginal, en relación a las nuevas complejidades de la gestión universitaria (Mercado Público, Trasparencia, SIAPER, Facturación Electrónica, Normas IFRS, entre otros) Profesionalización del personal que labora en la DIRECAD. Priorización del capital humano existente en la Facultad.

Características del recambio Posicionamiento de la Facultad dentro de la Administración Universitaria en el Sistema de Compras Públicas.

Desafíos Futuros

Plataforma con la Descripción de los Procedimientos Con la finalidad de informar los requisitos, etapas y plazos de respuesta para los distintos procedimientos que se llevan a cabo en la DIRECAD, se pretende implementar un link en la pagina web institucional con esta información (parecido al ejemplo).

Mejorar tiempos de transacción de documentación Se espera trabajar en un sistema que facilite y agilice los tiempos desde que surge un requerimiento en un Departamento, Centro o Proyecto, hasta que este es aprobado y gestionado. La solución de mejora debe tener la posibilidad de dar seguimiento a los requerimientos realizados.

Acreditación de Procesos Relevantes en Normas de Calidad Acreditación de los procesos más relevantes de la DIRECAD en la Norma ISO 9001:2008. Aprovechar en este proceso el capital humano interno de la Dirección (funcionario acreditado como Auditor Líder)