1 CLASIFICACIÓN  Definición  Cuadro de clasificación ¿Qué es? Proceso de elaboración Estructura y codificación del cuadro de clasificación de la UA  Proceso de clasificación  Ejemplos

2 CLASIFICACIÓN Definición  Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica. Esta estructura es el cuadro de clasificación.

3 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: ¿Qué es? Estructura lógica de conceptos o categorías que sirve para clasificar o agrupar la documentación.

4 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN: El proceso de elaboración 1. Elegir orgánico/funcional - Dinamismo de la institución - Tipo de archivo: histórico/administrativo 2. Buscar un cuadro de clasificación ya existente - Modelo de Michel Roberge - Cuadros de clasificación de los archivos universitarios 3. Adaptarlo a la documentación de la institución. 4. Mantenerlo y actualizarlo

5 EL CUADRO DE CLASIFICACION: Estructura y codificación  Estructura - Tabla general - Tablas auxiliares - Índice - Códigos

6 EL CUADRO DE CLASIFICACION Estructura Tabla general - Clases (12) = Funciones de la UA - Subclases = Subfunciones - Divisiones = Actividades concretas de la UA

7 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura TABLA GENERAL: CLASES A Administración general y organización B Información y comunicaciones C Representación y relaciones públicas D Recursos humanos F Recursos económicos G Bienes muebles H Bienes inmuebles I Normativa y asuntos jurídicos J Recursos académicos K Docencia L Investigación M Servicios ofrecidos a la Comunidad Universitaria

8 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura RECURSOS HUMANOS Clase ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓNSubclase EXPEDIENTES DE PERSONALSubclase REGISTRO DE PERSONALSubclase RÉGIMEN INTERIORSubclase CONDICIONES DE TRABAJOSubclase PREVISIÓN SOCIALSubclase RELACIONES LABORALESSubclase FORMACIÓN Y PERFECCIONAMIENTOSubclase

9 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura RECURSOS HUMANOS Clase ACCESO, SELECCIÓN Y PROVISIÓNSubclase Análisis de necesidades División 1 Peticiones de personalDivisión 1 Bolsa de trabajoDivisión 1 Oferta pública de empleo División 1 Convocatorias y concursos División 1 Oposiciones División 2 Concursos de méritos División 2 Procesos mejora de empleoDivisión 2 Procesos de promoción internaDivisión 2 Procesos de libre designación División 2 Convocatorias de contratación División 2 Procesos de integración División 1 Reclasificaciones laboralesDivisión 1

10 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura Tablas auxiliares -Subdivisiones específicas: Se aplican a un clase o nivel de clasificación concreto. -Subdivisiones comunes: Se aplican a cualquier nivel del cuadro de clasificación. Son listas alfabéticas al final de la tabla general. - Nominales: Identifican personas, organismos, titulaciones, edificios, etc. - Uniformes: Identifican el tipo de documentación: informes, estadísticas…

11 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura  Orden de codificación -Subdivisión nominal -Subdivisión específica -Subdivisión uniforme N + E + U

12 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura  Subdivisión de número de serie - Se emplea cuando los códigos de las divisiones y las subdivisiones del cuadro de clasificación no son suficientes para asignar un código unívoco a una serie (o a un documento de un expediente de una serie) - La subdivisión de número de serie evita descender más en los niveles de clasificación. - Codificación S

13 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN Estructura  F RECURSOS ECONÓMICOS F 3 EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO F 3.2 Gestión de ingresos  F Información contable  F S 1 Asignación de ingresos de investigación (Cont.)  F S 2 Derechos reconocidos o anulados (Cont.)  F S 3 Relación de ingresos aplicados (Cont.)  F S 4 Asignación de tasas de doctorado (Tercer Ciclo)

14 EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN : Estructura Índice  Relación alfabética de todas las clases, subclases, divisiones y subdivisiones de las tablas, con su correspondiente remisión al lugar (código y página) que ocupa cada una en el cuadro de clasificación.

15 EL CUADRO DE CLASIFICACION C odigos  Codificación -¿Qué es? : Identificación de todos los niveles del cuadro de clasificación mediante códigos numéricos o alfanuméricos. - Tipos: Codificación jerárquica/secuencial. - Codificación de las subdivisiones. E Subdivisiones específicas U Subdivisiones uniformes N Subdivisiones nominales

16 EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN  Documentos de una serie identificada - Identificar a que serie y expediente pertenece el documento - Anotar la clasificación en el expediente - Anotar la clasificación (a lápiz) en el documento  Documentos de una serie sin identificar - Identificar la nueva serie (Archivo General) - Clasificar la nueva serie buscando la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece. - Aplicar subdivisiones si fuera necesario. - Identificar a que expediente pertenece el documento - Anotar la clasificación en el expediente - Anotar la clasificación (a lápiz) en el documento

17 EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN Ejemplo  Solicitud para participar en un proceso de promoción interna -Expediente: Convocatoria de promoción interna de PAS nº….del año …. -Serie: Convocatorias de promoción interna de PAS -Clase: Gestión de los recursos humanos -Subclase: Acceso, selección y provisión -División 1: Convocatorias y concursos -División 2: Procesos de promoción interna -Subdivisión específica: Personal de administración y servicios

18 EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN Ejemplo - Código Ref. D E 2.1