Presentaciones ante auditorios Algunas ideas y recursos básicos

Objetivos Reforzar la claridad de nuestros mensajes. Reforzar el nivel de autoconfianza cuando realizamos una presentación en público.

Índice I Parte: Preparación de la Presentación Análisis de la audiencia Estructura de la presentación Hacer efectiva la presentación II Parte: Desarrollo de la Presentación Recursos físicos para la presentación Equipamiento Superar el nerviosismo

Empezar definiendo los objetivos ¿Qué pretendo con esta presentación? ¿Informar, persuadir…? ¿Qué espero de la audiencia? ¿Que entienda, que aprenda, quiero llegar a un acuerdo, mover hacia la acción…?

Análisis de la audiencia Necesitamos saber ¿Quiénes son y qué expectativas tienen? Su papel en la reunión. Qué saben ya. Cuál es su opinión/actitud. Cuáles son sus intereses y demandas. Sus objeciones y preocupaciones. Trabajar de antemano al auditorio

Estructura de la presentación “El principios de 3” …o: Decir lo que quiero decirles. Decírselo. Decirles que ya se lo he dicho. Introducción Cuerpo Desenlace

Introducción Captar la atención del auditorio. Cuerpo Desenlace Captar la atención del auditorio. Definir los objetivos de la presentación. Establecer tu credibilidad. ¿Qué estamos haciendo por ellos? Empezar por lo último o más reciente Contextualizar a la actualidad

Cuerpo Tormenta de ideas. Introducción Cuerpo Desenlace Usar las señales de situación cuando sean necesarias Tormenta de ideas. Identificar nuestros idea principal y materializarlo en mensajes. (borrador). Seleccionar el numero de puntos que se van a utilizar. Organizar y reordenar los puntos (guión o esquema).

Cuerpo “Prevenir la divagación” Introducción Cuerpo Desenlace “Prevenir la divagación” Visualizar el total de la presentación. Asegurar que la idea principal está presente en todos los mensajes. Seleccionar sólo los puntos indispensables y relevantes.

Cuerpo “¿Qué más?¿Cuánto más?” Introducción Cuerpo Desenlace “¿Qué más?¿Cuánto más?” Siempre es preferible centrarse en pocos puntos, pero buenos. Hay que tener un plan para eliminar determinado material si el tiempo se acorta. Pensar qué podemos ofrecer como ayuda a cambio de algún tema que no nos da tiempo a explicar (material de consulta, anexos o referencias).

Desenlace Reiterar nuestro mensaje principal. Introducción Cuerpo Desenlace Reiterar nuestro mensaje principal. Integrar los puntos de la introducción en las frases de conclusión: “cerrar el círculo”. Llamar a la acción: Propuestas, objetivos inmediatos, propósitos.

Fomentar la atención Variar la entonación, el ritmo y el lenguaje corporal. Historias personales y anécdotas. Analogías. Humor. Ejemplos. Citas, testimonios de expertos. Ilustraciones. Estadísticas. Mapas y gráficos. Involucrar al auditorio.

Diapositivas efectivas Simples. Gráficos, iconos y símbolos. Palabras claves, no frases. Una idea por diapositiva. 3-6 puntos por diapositiva. Tamaño 20 como mínimo para las fuentes. Usar el color, pero no excesivamente. Por favor no usar efectos sonoros

Personalizar la presentación El Powerpoint no es la única opción. Otras opciones: Fichas en trípodes. Murales esquemáticos. Pizarra. Vídeos. Muestras y modelos…

Qué hacer y qué evitar Hacer siempre Prestar atención a los detalles teniendo en cuenta al auditorio. Usar sólo recursos visuales de calidad. Pedir que otra persona revise nuestra exposición Evitar siempre Dejar de hacer las revisiones ortográficas. Descuidar las citas y puntualidad con los asistentes. Dar excesivos mensajes. Camuflar el mensaje principal entre demasiados efectos.

Presentación en equipo Todos los miembros deben tener un papel. Se debe acordar previamente “Quién hace qué”. Concretar la versión final para cada persona. Ensayar en equipo. Determinar quién puede responder a las preguntas. Establecer la transición entre oradores. Presentación y cierre por el líder. ¿Cuántos miembros en el equipo? Depende del auditorio.

Índice I Parte: Preparación de la Presentación Análisis de la audiencia Estructura de la presentación Hacer efectiva la presentación II Parte: Realizando la Presentación Recursos físicos para la presentación Equipamiento Sobrevivir al nerviosismo

En una encuesta se preguntó sobre los miedos más comunes y la respuesta fue: Fuego Ahogarse 3% 5% Hablar en público Arañas 54% Enfermedad 15% 7% Muerte 16%

Voz y lenguaje corporal Ojos Hacer contactos cada cinco segundos o visión general. Voz Hablar al fondo de la habitación. Evitar ruidos (Hmm, Umm, ehh). Variar el tono y acentos. Despacio, sin prisas. Ritmo. Ir al grano. Posturas y movimientos Pies quietos y movimiento. Canalizar el nerviosismo de las manos. Estar relajado, pero no apoltronado. Gestos Uso armónico de las manos. Evitar los bolsillos. No esconderse. Sonreír, expresar. Mostrarse natural.

Equipamiento Regla de oro: Chequeo previo siempre Equipo proyector: Saber cómo se enciende. No llegar demasiado tarde. No hablar a la pantalla. Pizarras: Escribir con grandes letras (Mayúsculas). Evitar el rojo. ¿Zurdo o diestro?

Prevenir el nerviosismo Cuidar el sueño de la noche anterior. Llevar indumentaria confortable y apropiada. Llegar con tiempo para comprobar el equipo. Toma de contacto, hablar antes de la ponencia. Respirar profundo, relajarse, ser uno mismo. Transmitir seguridad, dominando la situación. Fomentar un ambiente cálido, sonreír.

Sobrevivir al nerviosismo Arranque Previamente, tener en mente 3-5 frases de introducción. Ajustarse a la introducción y discurso del guión preparado. Encontrar una cara amiga. Contar con las posibles imprevistos (interrupciones, preguntas, etc.).

Gracias