Taller: Office 2007 M.C. César Vázquez; Ing. Héctor Torres; D.G. Alejandra Morales Del 14 de octubre al 25 de noviembre de 2008

Introducción  La incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a las actividades laborales con la finalidad de coadyuvar en la realización de los procesos a través de posibilidades de procesamiento, representación y transmisión de información. En este sentido, el desarrollo de habilidades técnicas en el manejo de la computadora y programas informáticos, resulta de particular interés para la realización de dichos procesos.  La ofimática –área de la informática- se encarga de la organización automatizada de la información generada en oficinas. Diversas tareas pueden automatizarse a través de programas como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Access. 2

OBJETIVO GENERAL Al finalizar el taller, el personal de la CONAGUA habrá aplicado las herramientas avanzadas de Office 2007 para elaborar documentos digitales combinados 3

Tabla de contenidos AplicaciónContenidoFechasHorasResponsable WordDocumentos maestros, hojas de estilo 14 y 16 oct.6César ExcelFunciones y operaciones matemáticas avanzadas 21, 23, 28, 30 oct. 12Héctor PowerPointMultimedia interactiva combinada 4, 6 nov.6 + 1Alejandra OutlookCuentas de correo y agenda compartida 11 nov.3Héctor AccessPotencialidades13, 18, 20 y 25 nov. 12Héctor 4

Técnicas instruccionales Exposición Demostración Ejercicios Metodología del taller:  Durante el desarrollo del curso, se emplearán técnicas como: Exposición; interrogación; demostración; diálogo; lluvia de ideas; experiencia estructurada. Se realizarán prácticas y ejercicios para que los participantes, a través de experiencias estructuradas, apliquen las funciones revisadas en pantalla, y elaboren diversos documentos formateados, así mismo se dialogue para recibir retroalimentación del grupo y los instructores. Finalmente se resolverán dudas y se realizarán conclusiones del curso. Evaluación Ejercicios: Word: 15% Excel: 30% PowerPoint: 30% Outlook: 15% Access: 10 % 5

Microsoft WORD 2007 César Vázquez 14 y 16 de octubre de De 8:30 a 11:30 a.m. 6

Contenido Documentos maestros Hojas de estilo Microsoft Word 2007  Es un procesador de texto creado por Microsoft, y actualmente integrado en la suite de ofimática Microsoft Office. Mediante el uso de este programa, lo usuarios pueden elaborar documentos texto formateados. 7

Temas revisados noviembre de 2007  Elementos de Word 2007  Edición básica  Diseño de página  Tablas, organigramas y diagramas  Estilos y plantillas  Imágenes y gráficos  Combinar correspondencia  Tablas de contenidos e ilustraciones  Notas al pié, marcadores y referencias cruzadas  Páginas web 8

Ejercicio 1: Crear un documento maestro a partir de un esquema 1. Crea un nuevo documento 2. En vista esquema crea el esquema que vemos en la imagen 3. Haz de cada tema un subdocumento 4. Escribe unas líneas de texto cualquiera en cada subdocumento (tema) 5. Guarda el documento maestro con el nombre Manual maestro en una carpeta llamada Manual 9

Ejercicio 2: Convertir un documento ya existente en un documento maestro 1. Crea un nuevo documento 2. En vista esquema escribe el título principal del documento Manual del conductor con título 1 3. Inserta todos los temas como subdocumentos 4. Cierra sin guardar 10

Conclusiones 11

Microsoft Excel 2007 Ing. Héctor Torres López 12

Objetivo  Al finalizar el modulo el participante podrá aplicar los conocimientos básicos Excel, en el uso y configuración funciones, macros y formulas a manera de realizar su trabajo de una manera mas eficiente y sencilla 13

Formulas y Funciones  Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.  =5+2*3  Función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.  Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. 14

…  Operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.  Constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes. 15

Errores comunes al escribir fórmulas  Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre  Utiliza dos puntos para indicar un rango  Escribe todos los argumentos necesarios  Anida como máximo siete funciones  Escribe los nombres de otras hojas entre comillas  Incluye la ruta de acceso a los libros externos  Escribe los números sin formato 16

Operadores de cálculo en fórmulas Operador aritméticoSignificadoEjemplo + (signo más)Suma3+3 – (signo menos) Resta Negación 3–1 –1 * (asterisco)Multiplicación3*3 / (barra oblicua)División3/3 % (signo de porcentaje)Porcentaje20% ^ (acento circunflejo)Exponenciación3^2 17

Operadores de comparación Operador de comparaciónSignificadoEjemplo = (signo igual)Igual aA1=B1 > (signo mayor que)Mayor queA1>B1 < (signo menor que)Menor queA1<B1 >= (signo mayor o igual que) Mayor o igual queA1>=B1 <= (signo menor o igual que) Menor o igual queA1<=B1 <> (signo distinto de)Distinto deA1<>B1 18

Operador de concatenación de texto Operador de textoSignificadoEjemplo & ("y" comercial)Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo "Viento"&"norte" 19

Operadores de referencia Operador de referenciaSignificadoEjemplo : (dos puntos)Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas. B5:B15 ; (punto y coma)Operador de unión, que combina varias referencias en una sola SUMA(B5:B15;D5:D15) (espacio)Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias B7:D7 C6:C8 20

Prioridad de operadores Operador Descripción : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma) Operadores de referencia – Negación (como en –1) % Porcentaje ^ Exponenciación * y / Multiplicación y división + y - Suma y resta & Conecta dos cadenas de texto (concatenación) = = <> Comparación 21

Referencia de funciones  Funciones de complemento y automatización  Cubo  Administración de listas y bases de datos  Fecha y hora  Ingeniería  Financieras  Información  Lógicas  Búsqueda y referencia  Matemáticas y trigonometría  Estadísticas  Texto y datos 22

Informes de tabla dinámica  Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un informe de tabla dinámica para analizar datos numéricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos. 23

Macros  Una macro es una acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas repetitivas, una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no es necesario utilizar una macro, puede eliminarla. 24

Conclusiones 25

Microsoft Outlook 2007 Ing. Héctor Torres López 26

Objetivo  Al finalizar este modulo mediante el conocimiento adquirido el participante podrá operar de manera eficiente su correo electrónico, cómo administrar su tiempo y llevar una agenda colaborativa electrónica 27

Cuentas de correo electrónico  Introducción a los tipos de cuentas de correo electrónico  Agregar o quitar una cuenta de correo electrónico  Revisar o cambiar la configuración de la cuenta de correo electrónico  Cambiar la información de la cuenta de correo electrónico de su ISP  Elegir la cuenta de correo electrónico que se va a utilizar para enviar un mensaje 28

Contactos  Crear un contacto  Buscar un contacto  Agregar, cambiar o quitar una imagen de un contacto  Compartir una carpeta de contactos con otros usuarios  Resolver o eliminar contactos duplicados  Utilizar contactos de Outlook como origen de datos de una combinación de correspondencia 29

Correo electrónico  Libreta de direcciones  Crear mensajes  Firmas  Datos adjuntos 30

Calendario y programación  Citas, reuniones y eventos  Área de reuniones  Trabajar con el Calendario 31

Conclusiones 32

Microsoft Access 2007 Ing. Héctor Torres López 33

Objetivo  Al finalizar este modulo el participante mediante ejercicios que realizará durante el módulo resolverá los problemas de búsqueda, integración y distribución de información que se le presenten en su ámbito personal y laboral 34

Qué es Access  Es un elemento de la familia de Microsoft Office que nos permite manejar volúmenes de información de forma rápida y eficiente, común mente llamado manejador de base de datos, nos permite realizar tareas similares a las de office de manera estructurada. 35

¿Qué es una base de datos?  Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access

 Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo.accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo.mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access ). 37

 Con Access, puede:  Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.  Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.  Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.  Organizar y ver los datos de distintas formas.  Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet. 38

Conceptos Generales  Información  Dato  Campo  Registro  Base da datos  Campo llave 39

Bases de datos:Partes de una base de datos  Tablas  Formularios  Informes  Consultas  Macros  Módulos 40

Tablas :Insertar, agregar o crear un nuevo campos  Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos  Agregar campos mediante plantillas de campos  Agregar un campo de una tabla existente  Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos 41

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal  ¿Qué es una clave principal?  Agregar una clave principal autonumérica  Definir la clave principal  Quitar la clave principal  Cambiar la clave principal 42

Formularios: Crear un formulario  Crear un formulario mediante la herramienta Formulario  Crear un formulario dividido mediante la herramienta Formulario dividido  Crear un formulario que muestre varios registros mediante la herramienta Varios elementos  Crear un formulario mediante el Asistente para formularios  Crear un formulario mediante la herramienta Formulario en blanco  Obtener información sobre los controles  Obtener información sobre los diseños de controles  Obtener información sobre la vista Presentación y la vista Diseño  Ajustar un formulario en la vista Presentación  Ajustar un formulario en la vista Diseño  Agregar controles a un formulario  Guardar el trabajo 43

Filtros: limitar el número de registros en una vista  Introducción a los filtros  Tipos de filtro  Aplicar un filtro  Quitar o volver a aplicar un filtro  Borrar o guardar un filtro 44

Ordenar registros de manera personalizada  Ordenar un número pequeño y finito de valores de campo únicos  Ordenar un número grande de valores de campo único 45

Consultas :Crear una consulta de selección sencilla  Introducción  Crear una consulta  Agregar criterios a la consulta  Agregar cálculos a la consulta  Resumir los valores de la consulta 46

Informes: Crear informes sencillos  Elegir un origen de registros  Crear un informe mediante la herramienta de informes  Crear un informe mediante el Asistente para informes  Crear un informe utilizando la herramienta Informe en blanco  Obtener información sobre las secciones del informe  Obtener información sobre los controles  Ajustar el informe en la vista Presentación  Ajustar el informe en la vista Diseño 47

Crear e imprimir etiquetas  Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas  Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas  Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word 48

Conclusiones 49

Microsoft PowerPoint 2007 Alejandra Morales 50

Contenido Diseño de guión para presentación corporativa interactiva. Desarrollo de la presentación: o Crear concepto visual. o Integración de gráficas, imágenes y organigramas. o Agregar sonido o película. Microsoft PowerPoint 2007  Es la herramienta que nos ofrece Microsoft Office para crear presentaciones. Éstas son imprescindibles hoy en día ya que permiten comunicar información e ideas de forma visual y atractiva. Las aplicaciones de los productos de esta herramienta son variadas y van desde el apoyo al profesor para desarrollar determinado tema, hasta la exposición de resultados del trabajo de una empresa. En resumen, cuando se quiera exponer información visual y agradable PowerPoint es la herramienta adecuada. 51

Temas revisados noviembre de 2007  Identificar la nueva interfaz gráfica la lógica organizacional para la elaboración de presentaciones interactivas multimedia. 52

Sesión 1: Crear presentación multimedia para presentación corporativa. 1. Definición de conceptos: diseño audiovisual, multimedia y diseño multimedia. 2. Tipos de diapositivas y elementos gráficos contenidos en una diapositiva. 3. Jerarquización de elementos gráficos en pantalla. 4. El color y texto. 5. Definir tipos y cantidad de diapositivas. 6. Principios visuales a seguir. Esta sesión tiene por objetivo conocer los tipos de diapositivas que puede contener una presentación. Se realizará ejercicio primario con recursos dados por el instructor para que el alumno realice presentación con conceptos individuales. Se analizarán presentaciones realizadas por los alumnos para detectar aciertos y errores en su comunicación visual. Por parte del instructor se presentarán conceptos gráficos que se deben tomar en cuenta para el diseño de pantallas en una presentación. 53

Sesión 2: Crear presentación multimedia para presentación corporativa. 1. Con conceptos gráficos ya dados realizar presentación corporativa. 2. La presentación deberá contener texto, imagen, video y al menos cuatro tipos de diapositivas. 3. El alumno proyectará presentación ante el grupo y será evaluado. En esta sesión el alumno aplicará los conceptos vistos en la anterior clase y con recursos otorgados por parte del instructor integrará una presentación multimedia visualmente efectiva. 54

Conclusiones 55

Conclusiones Generales 56