1 RG 1361AFIP TITULO I: EMISIÓN Y ALMACENAMIENTO ELECTRONICO DE COMPROBANTES TITULO II: ALMACENAMIENTO ELECTRONICO DE REGISTRACIONES DE COMPRO- BANTES EMITIDOS Y RECIBIDOS. Oct../2002

2 PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD PARA LA EMISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE DUPLICADOS Se presenta una Declaración Jurada - F. 482 y la AFIP autoriza o no dentro de los 20 días de presentada la solicitud Los comprobantes alcanzados por el régimen son los siguientes: a) Facturas o documentos equivalentes, notas de crédito y notas de débito b) Documentos fiscales emitidos por los “Controladores Fiscales”. c) Los emitidos por el comprador en sustitución - o por cuenta - del vendedor.

3 COPIAS, LUGAR Y PLAZO DE RESGUARDO Las copias deben ser dos (2), una debe permanecer en el domicilio fiscal y la otra en una edificación a más de 200 mts. de distancia de la primera. Las copias deben estar disponibles dentro de los quince (15) días del mes siguiente al de la emisión.

4 CODIGO DE SEGURIDAD “C S” Sobre los archivos, se efectuará un algoritmo de seguridad de cuyo proceso resultará una secuencia de caracteres representativa de su contenido denominada “Código de Seguridad” el cual deberá resguardarse en el mismo soporte. A tal fin se utilizará el programa aplicativo que oportunamente aprobará la AFIP.

5 CODIGO DE SEGURIDAD “C S” (continuación) Si se modifica alguna información almacenada, hay que solicitar otro CS rectificativo y almacenarlo en otro soporte, también rectificativo. Para los responsables inscriptos en el IVA, el CS deberá figurar en las DDJJ mensuales del IVA. Hasta tanto la AFIP implemente un nuevo aplicativo del IVA que contemple esta circunstancia, dicho código será informado a la AFIP mensualmente, en el plazo establecido para la presentación de las DDJJ del mencionado tributo, a través de una transacción disponible en la página web del Organismo (http: //

6 CODIGO DE SEGURIDAD “C S” (continuación) A fin de acceder a dicha transacción, la AFIP asignará un nombre de usuario y una contraseña en oportunidad de efectuar la notificación de la aceptación del régimen. Para los sujetos exentos frente al IVA, deberán informar el CS a la AFIP mediante una transacción que estará disponible en la página Web del Organismo.

7 OBLIGACIONES PARA LOS SUJETOS QUE OPTEN POR ALMACENAR LOS DUPLICADOS EN MEDIOS ELECTRONICOS 1. Mantener el equipamiento en perfecto estado de funcionamiento que posibilite el acceso a la información solicitada. 2. Adoptar las medidas de seguridad necesarias que garanticen la perdurabilidad y autenticidad de los datos almacenados, con el propósito de permitir de manera constante la disponibilidad de la información. En el supuesto de obsolescencia de los dispositivos en los cuales se almacenó originalmente la información o de situaciones que pongan en riesgo la integridad de los soportes que la contienen o hagan presumir su deterioro,

8 OBLIGACIONES PARA LOS SUJETOS QUE OPTEN POR ALMACENAR LOS DUPLICADOS EN MEDIOS ELECTRONICOS (Continuación) los contribuyentes tendrán que: a) Conservar el equipamiento de lectura que permita al personal de la AFIP acceder a utilizar la información almacenada originalmente, en oportunidad que así se le requiera, o b) reemplazar los soportes electrónicos de única grabación y múltiples lecturas utilizadas, por algún otro permitido, informando tal situación a la AFIP, o c) adoptar los demás recaudos necesarios para asegurar el acceso a la información.

9 OBLIGACIONES PARA LOS SUJETOS QUE OPTEN POR ALMACENAR LOS DUPLICADOS EN MEDIOS ELECTRONICOS (Continuación) 3. Adoptar las medidas necesarias de resguardo de los soportes electrónicos en condiciones normales de preservación, en procura de su protección física durante el período de conservación exigido por las normas vigentes. 4. Asegurar, cuando exista intervención de un tercero en el proceso de almacenamiento de los duplicados de facturas y de los registros contables, que la prestación de servicios no obstaculice el cumplimiento de los deberes a cargo del contribuyente ni el ejercicio de las facultades de fiscalización a cargo de la AFIP.

10 OBLIGACIONES PARA LOS SUJETOS QUE OPTEN POR ALMACENAR LOS DUPLICADOS EN MEDIOS ELECTRONICOS (Continuación) 5. Prever que el sistema de facturación y de registración permita la posibilidad de imprimir copia de los comprobantes y de las registraciones almacenadas en soportes electrónicos, en oportunidad que así lo requiera la AFIP u otra autoridad de control. 6. El equipo informático debe permitir el acceso a las copias de los últimos tres (3) meses, sin perjuicio que el contribuyente deberá tener a disposición de la AFIP las copias de los archivos correspondientes a los doce (12) últimos meses.

11 OBLIGACIONES PARA LOS SUJETOS QUE OPTEN POR ALMACENAR LOS DUPLICADOS EN MEDIOS ELECTRONICOS (Continuación) 7. Disponer de una conexión a la red Internet a través de la cual la AFIP pueda consultar, a partir del 1/1/2004 los archivos electrónicos del contribuyente. 8. El contribuyente deberá garantizar el acceso a la información dentro de dos (2) horas siguientes al momento en que el personal de la AFIP efectúe su solicitud en forma fehaciente.

12 OBLIGACIONES PARA LOS SUJETOS QUE OPTEN POR ALMACENAR LOS DUPLICADOS EN MEDIOS ELECTRONICOS (Continuación) 9. Los requerimientos que formule la AFIP vinculada con la información almacenada en soportes electrónicos deberán referirse a períodos mensuales cerrados, cuyo plazo para informar el “CS” haya vencido a la fecha de los mismos y los contribuyentes los deberán poner a disposición en un plazo no mayor a dos (2) días de formulado el requerimiento.

13 ALMACENAMIENTO ELECTRÓNICO DE REGISTRACIONES DE COMPROBANTES EMITIDOS Y RECIBIDOS Se efectúa la solicitud mediante la presentación del F. 482 para los sujetos que puedan optar. Los sujetos obligados también lo deben presentar, informando la fecha a partir de la cual comenzarán a utilizar esta modalidad de registración.

14 FECHA DE INCORPORACIÓN AL RÉGIMEN DE ALMACENAMIENTO DE REGISTRACIONES Para los obligados, al 1° día del 4to. mes en que se hayan cumplido los parámetros establecidos que lo obligan a incorporarse al régimen. Para los optativos, desde la fecha indicada en la Resolución correspondiente que emita la AFIP en cada caso.

15 COPIAS, LUGAR DE RESGUARDO Y PLAZO PARA EL ALMACENAMIENTO Rigen las mismas disposiciones que para el resguardo de los comprobantes y el cumplimiento de las normas relativas al “CS” (Código de Seguridad).

16 VIGENCIA La vigencia de la Resolución es a partir del 1/1/2003. Para los sujetos obligados a archivar las registraciones en medios electrónicos que verifiquen con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la presente RG los parámetros y/o condiciones exigidos, deberán almacenar las registraciones de los comprobantes emitidos y recibidos a partir del 1/4/03, inclusive.