CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Sistema de Gestión de la Calidad ... hacia un renovado horizonte Actualización Junio 2010

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DEFINICIONES: DOCUMENTO: Para efectos del SGC un documento es aquella información contenida en algún medio ya sea electrónico o impreso. Ejemplo Normatividad, Políticas Internas, Formatos, etc. REGISTRO: Es aquel documento que las áreas generan como resultado de la realización de alguna actividad del proceso, son útiles para proporcionar evidencia de las actividades realizadas. Ejemplo: Algún reporte generado, un informe, una convocatoria, una captura de información, etc.

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS DOCUMENTOS DEL SGC Manual de la Calidad Procedimientos requeridos por la Norma ISO 9001:2008 Planes de la Calidad, formatos, Políticas, Reglamentos Institucionales y otros documentos del SGC, como pueden ser: Ley de Profesiones, Ley de Educación, Planes de estudio y programas de materias, entre otros. NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS PROCEDIMIENTO 7.1 Elaboración de los Documentos 7.2 Revisión, autorización, reproducción y/o distribución de documentos 7.3 Identificación de documentos y registros 7.4 Generación de registros 7.5 Archivo, Protección, tiempo de retención y disposición de los registros 7.6 Alta, baja y/o modificación de documentos del sistema 7.7 Consulta de documentos y registros 7.8 Documentos obsoletos 7.9 Documentos externos

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.1 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos de primero y segundo nivel son elaborados por el Departamento de Gestión de Calidad. Los documentos de tercer nivel como son: Planes de la calidad, normatividad, políticas, formatos, etc. son definidos en cuanto a su diseño, contenido y funcionalidad, por el jefe de área, jefe de departamento o personal involucrado en la prestación del servicio. Anexo PA-01-01 “Estructura y Codificación de Documentos”.

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.2 REVISIÓN, AUTORIZACIÓN, REPRODUCCIÓN Y/O DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. REVISIÓN Y AUTORIZACIÓN: Los documentos de primero y segundo nivel: Son revisados por el Jefe del Departamento de Gestión de la Calidad, y turnados al Representante de la Alta Dirección para su autorización. Los documentos de tercer nivel como son: Planes de la calidad, normatividad, formatos, etc. son revisados y autorizados en primera instancia por el jefe de área y/o jefe de departamento responsable de los mismos y posteriormente son turnados al Departamento de Gestión de Calidad, para su revisión y autorización

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.2 REVISIÓN, AUTORIZACIÓN, REPRODUCCIÓN Y/O DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Documento Original Copia No Controlada Copia Controlada Copia No Controlada

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.3 Identificación de documentos y registros Por nombre del documento, ejemplo: Manual de Gestión de la Calidad. Lista Maestra de Control de Documentos y Registros. Por el código que los identifica, ejemplo: Donde: Código: Puede variar de acuerdo a la Unidad Orgánica y clasificación del SGC. Revisión: Número de modificaciones y/o actualizaciones que ha sufrido el documento indicadas en orden consecutivo, el cual inicia en 00 cuando se emite por primera vez e incrementa cada vez que se actualiza ejemplo: 00, 01, 02… Emisión: Fecha en la que se libera el documento posterior a su revisión, ejemplo: 05/01/07. Código: MGC Revisión: 00 Emisión: 20/06/07

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.4 GENERACIÓN Y CONTROL DE REGISTROS El personal de las diferentes unidades orgánicas de la UAA generarán registros los cuales compilarán información, datos y resultados de la realización de sus actividades, así mismo verificarán que estos registros cumplan con los siguientes requisitos: Legibilidad: Que puede ser leído sin dificultad y sea claro y entendible para el usuario. Fácil consulta y fácilmente recuperables: Que sean localizados e identificados de manera rápida. Completos en su contenido: Que el formato no cuente con espacios vacíos no utilizables y en caso de ser así cancelarán el espacio con una línea diagonal.

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.5 ARCHIVO, PROTECCIÓN, TIEMPO DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN DE LOS REGISTROS DEFINICIONES: Retención Disposición Archivo y protección de Registros:   El personal de las distintas unidades orgánicas de la Universidad generan sus registros y determinan la forma más conveniente para su archivo y protección, tal como: conservación física en mobiliario y/o de manera electrónica lo cual evitará el extravío, daño o deterioro parcial o total de los mismos, de igual forma determinan su orden y acomodo como puede ser: orden alfabético, numérico, cronológico, por unidad orgánica, por solicitante o usuario, entre otros. Folder 1 Folder 2 Folder 3

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC. En caso de requerir tramitar el alta, baja o modificación de algún documento controlado, el Enlace de Calidad o personal del área involucrada, podrá solicitarlo por medios impresos o electrónicos, en caso de optar por el uso de medios impresos se deberá hacer uso del formato “Solicitud Alta, Baja o Modificación de Documentos” (FO-IV-01-02) en caso de optar por medios electrónicos, se hará a través del Control de documentos (https://docsgc.uaa.mx).

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.6 ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SGC. Formato “Solicitud Alta, Baja o Modificación de Documentos” (FO-IV-01-02)

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA: Control de Documentos

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA: Usuario: aguzman Contraseña: ****** Cuenta de acceso de correo electrónico

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA:

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS SOLICITUD DE ALTA, BAJA O MODIFICACIÓN ELECTRÓNICA: Enviar

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS: Los cambios a los documentos se podrán identificar por alguna de las siguientes maneras:   Con una línea vertical al lado izquierdo en el párrafo que haya sufrido cambios. Resaltado en distinto color al resto del documento el texto que haya sido modificado. En todos los documentos sólo se identificarán los últimos cambios los cuales corresponderán al número de revisión actual

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS: Código: MGC Revisión: 01 Emisión: 20/06/07

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.7 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS: Cualquier usuario tanto interno como externo a la UAA podrá consultar los documentos del SGC de manera electrónica en las siguientes direcciones http://sgc.uaa.mx y https://docsgc.uaa.mx o de manera impresa en algunas áreas de la Universidad tales como: Departamento de Vigilancia, Servicios Generales, Cajas, entre otros, los cuales se determinó la conveniencia de contar con los documentos impresos

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.8 DOCUMENTOS OBSOLETOS: Son aquellos documentos que por su contenido o por sufrir modificaciones y/o actualizaciones ya no son vigentes para efectos del SGC. En caso de que por alguna razón los documentos obsoletos se deban conservar, el Enlace de Calidad, jefe de área, jefe de departamento o en su caso personal involucrado en la prestación del servicio, deberán prevenir el uso no intencionado de los mismos, colocando al documento la leyenda “Documento Obsoleto”. Los documentos “No Controlados” en cualquier momento podrán convertirse en documentos obsoletos dependiendo del número de revisiones que sufra el documento y podrán no tener la leyenda “Documento Obsoleto”. “DOCUMENTO OBSOLETO”

PA-IV-01 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS 7.9 DOCUMENTOS EXTERNOS: Los documentos externos son aquellos que son elaborados, generados, o proporcionados por organismos o instituciones externas a la Universidad y son utilizados por las diferentes unidades orgánicas para la realización de los procesos o la prestación del servicio. Dichos documentos son identificados para su control de acuerdo a lo establecido en el Anexo PA-01-01 “Estructura y Codificación de Documentos” en la “Lista Maestra de Control de Documentos y Registros” FO-IV-01-01. El jefe de área, jefe de departamento o personal que hace uso de los documentos externos para la realización de sus procesos, se asegura mediante supervisiones y/o verificaciones conjuntamente con las áreas o instancias que emiten el documento, de que se esté utilizando la versión vigente de los mismos. “DOCUMENTO EXTERNO”

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