En La Práctica Factura Electrónica Marzo 2010 Ing. Mariano Vandam www.cessi.org.ar Factura Electrónica En La Práctica Marzo 2010 Ing. Mariano Vandam

Generación de la Factura Factura Electrónica – Alcance: Factura Electrónica (Alcance Ampliado) Fiscalización Electrónica (Alcance según AP) PreRequisitos RG1361 RG 2177, 2485 y modif. Fact.Elect. Generación de la Factura Puesta a Disposición OBLIGATORIEDAD BENEFICIOS IMPLICITOS

Cosas que vemos, cosas que no vemos Emisión de las Facturas Pre Requisitos Fiscalización Recepción de Facturas Electrónicas Requisitos de los clientes (ej. 1631) Aspectos Comerciales Aspectos legales Cobranza de las F.E. Almacenamiento contingencias James Christensen 'Character Cleverly Camouflaged'

CIRCUITO Y PROBLEMATICA

Circuito de Factura Electrónica: Emisor Receptor Sistema Contable 1361 otros RG.FE Información Adicional ¿ Qué Datos ? ¿ En Que Formato ? ¿ Por Que Medio ? An.5 CAE Sistema Contable Imputación Manual 1361 An.5

Extracción de Datos en un Documento Electrónico: Sistema Contable 1361 Otros. 2177 Datos Fiscales Datos de Detalle Información Comercial Información Adicionales Datos de Marketing Extensiones del rubro Seguridad del documento 2185 Superconjunto de datos XML Estándar F.E.

Estándar XML (documento electrónico) Cabecera Datos Comerciales Datos de MKT Detalle Datos de Resumen Código de Barras Datos Adicionales

Importación Automática Circuito de Factura Electrónica: Sistema Contable Fiscalización y Almacenamiento Emisor Receptor Visualizar Impriir o PDF Información Homogénea Formato Estandarizado Independiente de plataforma No requiere software adicional Es Integrable Es extensible Almacenar Importación Automática

Poder de Negociación Proveedores Su Empresa Clientes

Decisiones Estratégicas de la Empresa Como Emisores ¿Qué Pondremos a disposición? ¿Por qué canales? Como Receptores ¿Qué nos enviarán nuestros proveedores? ¿Cómo lo ingresaremos a nuestro ERP?

PUESTA A DISPOSICIÓN

Intercambio: Emisores Receptores Grandes Empresas PyMES Autónomos Personas

Intercambio: (APARICION DE CONCENTRADORES) Emisores Grandes Empresas PyMES Autónomos Receptores Grandes Empresas PyMES Autónomos Personas CONCENTRADOR

Intercambio: (APARICION DE CONCENTRADORES) Emisores Grandes Empresas PyMES Autónomos Receptores Grandes Empresas PyMES Autónomos Personas CONCENTRADOR

Intercambio: CANALES Papel Página Web (propias o concentradores) SMS WAP HTML CELULAR JAVA APP. TV CANALES Papel Página Web (propias o concentradores) E-Mail ¿pdf o datos? Intercambio Electrónico de Datos Con o sin Integración Desarrollo propio o de Terceros Servicios de Valor Agregado Cámaras concentradoras, integración para el cobro,etc.

Puesta a Disposición Aspectos a Considerar ¿Que quiere el cliente? (y como me entero) ¿Que nivel tecnológico cultural tienen? ¿Que nivel de confidencialidad requieren? ¿Necesito Acuse de recibo? ¿El cliente quiere integrar la factura? (grandes receptores) Cantidad y Periodicidad de facturación El Poder de Negociación

Otros aspectos a considerar Manejo de errores (soporte) ¿quien me da soporte, La AFIP, mi proveedor, mi contador? Contingencia ¿Como facturo si no funciona algo? Reporte de errores ¿quien reporta, como es el circuito? Modificaciones a la Normativa ¿quien adecua mi sistema? MATERIAL ADICIONAL

El Rol de los ERP ERP Como Receptor Como Emisor Fiscalización Otros Canales Como Receptor Otros ERP Canales Como Emisor ERP Papel Email WS, FTPs, AS2 Home Banking de los Bancos Portales de Pago Herramientas de Cash MGMT Canales para no bancarizados Otros 1361 2485 Obtención CAE Almacenamiento Mediante AFIP Mediante Proveedores Fiscalización

MEJORES PRACTICAS Y RECOMENDACIONES

Recomendaciones Intercambiar el XML de Factura Electrónica. Para la extracción de datos del sistema contable En el intercambio emisor-receptor Para el almacenamiento Poner a disposición en más de un canal. Ya sea Papel y Electrónico o Electrónico por más de un canal Brindar un beneficio al Receptor Poner a disposición LOS DATOS, ya sea con el Estándar XML, u otras alternativas. No se recomienda el PDF como única opción.

EJEMPLOS

Sector Retail (Cadenas de Supermercados) Las cadenas Operan a través de concentradores. Hay varias empresas que ofrecen servicios de integración a los proveedores de estas cadenas. Han acordado como sector, la utilización del EDI para intercambio de todo tipo de documentos, ya que así lo venían haciendo local e internacionalmente. Permitirán la interoperabilidad con el XML de la Recomendación de Mejores Prácticas.

Telefonía Celular Actualmente se emiten aprox. 400.000 facturas A. Las 3 principales empresas del rubro, han analizado la posibilidad de desarrollar y mantener sus propias soluciones, pero finalmente decidieron delegar en un proveedor el servicio de generación de las facturas electrónicas. Actualmente se emiten aprox. 400.000 facturas A. Se agregarán 7.6 M de facturas, cuando las del tipo “B” se conviertan en oblgatorias Además de enviarlas, se guarda una copia por Backup.

Sistemas Contables Un ERP desarrolló una solución para que sus clientes puedan cumplir con la normativa. Principalmente almacenamiento de comprobantes emitidos y recibidos. También se conecta con AFIP para la obtención de los códigos de autorización. Mediante la utilización de Web Service. Emite Facturas en PDF y XML, y realiza envíos por email, publica en su portal.

Transp. de Contenedores / Línea Aerea Comercial Luego de un estudio de Factibilidad decidieron utilizar servicios de un proveedor de Factura Electrónica. Utilizan una modalidad tipo ASP para la generación, administración y almacenamiento. Utilizan al proveedor para gestionar el CAE con la AFIP. Cuentan con una distribución automática por internet. Emiten 7.000 y 4.000 comprobantes respectivamente.

Ejemplo del Sector Financiero (cont) Home Banking Portales de Pago de Servicios ERPs Portales de Visualiz. de Facturas Canales no Bancarizados Directa Empresas Prof. Pta. Disp. Emisión Empresas Prof. Bancos ERPs Proveedores de F.E Directa DOCUMENTOS Repositorio De Comprobantes RECAUDACIÓN

Muchas gracias! facturaelectronica@cace.org.ar www.cessi.org.ar facturaelectronica@cace.org.ar Presentaciones, material y video online en www.comunidadebusiness.com www.cace.org.ar/facturaelectronica Ing. Mariano Vandam

¿Qué NO es Factura Electrónica? NO es enviar facturas por e-mail NO solo es cumplir con la normativa de AFIP NO solo es para quienes emiten NO abarca solo Facturas

Sistemas Contables (cont)

Proveedores de TV por Cable Desarrollaron soluciones propias. Continúan imprimiendo y enviando por correo. Están realizando acciones de adhesión voluntaria a la recepción electrónica. Aún no han avanzado en la estandarización.

Ejemplo del Sector Financiero Necesidad de las empresas líderes del mercado, de preservar la confidencialidad de la información comercial y utilizar canales seguros para la interacción de las partes vinculadas por las operaciones comerciales Se implementó una solución de Factura Electrónica en Red basada en la disponibilidad de un Repositorio centralizado. Se Vincularon los canales habituales de pago a fin de acceder a las facturas por los canales tradicionales (ind, empresas). Se utilizará para el intercambio el XML de F.E./Pdf. Permite la trazabilidad de las Facturas y la integración con su pago / Recaudación.

Estándar XML (documento electrónico cont.)

COMISIÓN DE DOCUENTOS ELECTRONICOS Y FACTURA ELECTRONICA

OBJETIVOS AREAS DE TRABAJO Apoyar, difundir e impulsar la utilización de documentos electrónicos Integrar a Organismos e Instituciones referentes en el desarrollo de Documentos Electrónicos. Elaborar Recomendaciones de mejores prácticas.Electrónicas. AREAS DE TRABAJO ESTANDAR XML de Factura Electrónica (comprobantes) Recomendación de Mejores Prácticas Cursos / Seminarios / Material de apoyo para empresas Proyectos Vinculados

ALCANCE DEL PROYACTO FACTURA ELECTRONICA

Obtención del CAE Alternativas Aplicativo RECE (manual) Web Service de AFIP RCEL (manual) Web Service con un Proveedor El sistema contable lo resuelve Online en web de AFIP (proximamente p monotributistas)

Estándar XML (documento electrónico cont.)

Intercambio: (APARICION DE CONCENTRADORES) Emisores Receptores Servicio de Emisión y Pta a disposición Recepción y consolidación

Empresa ALMACENAMIENTO REQUERIMIENTOS LEGALES RECPERO DE INFORMAICON RELACION CON LOS CLIENTES RECEPCION DE DOCUMENTOS EMISIÓN INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN AUTOMATIZACIÓN DE LOS CONTROLES Empresa RECLAMOS DE FACTURAS ACOSTUMBRAMIENTO AL MEDIO DE RECEPCION FALTA DE INFORMACIÓN MEDIO DE RECEPCION CARGA DE DATOS Y CIRCUITO DE APROBACIÓN CONTROLES FORMALES

BENEFICIOS IMPLÍCITOS (Emisor) Ahorro en Impresión, Ensobrado y Envío. Marketing one to one Canal Interactivo Aceleración de la recaudación Integración con medios de cobranza online Automatización del tracking de las facturas Confidencialidad, Integridad, No Repudio Mejor relación con los clientes (B2B, B2C)

BENEFICIOS IMPLÍCITOS (Receptor) Ahorro de data entry Reducción de errores de carga de datos en el sistema contable Mejor relación con el proveedor Reducción del tiempo de recepción Posibilidad de realizar el pago online Posee los datos necesarios para resguardar los duplicados según la RG1361 Almacenamiento (seguridad, recuperación)