SISTEMAS DE ARCHIVO

Para un sistema apropiado se debe conocer el procedimiento a seguir en cada sistema: 1.Clasificar : determinar bajo qué denominación se archivará la correspondencia, para esto se debe tomar en cuenta: a)Nombre de la persona o empresa que envía la correspondencia. b)Nombre de la entidad geográfica c)Fecha en que se expide o emite d)Asunto que se trata e)Número correlativo que se le da, que muchas veces está incluido en el texto

2. Codificar: Resaltar el encabezado bajo el cual se archivará. Se subraya o destaca el tema con un lápiz de color. 3. Distribuir: Una vez clasificada y codificada la correspondencia se ordena de acuerdo con su designación. 4. Archivar: Por último se archiva en el expediente respectivo, procurando hacerlo en forma precisa para evitar errores de extravío

Sistema alfabético La base más adecuada, rápida y eficaz para archivar por este sistema, depende de varios factores cómo: a)Conocer adecuadamente el alfabeto. b)Considera que para el archivo no existen letras dobles (rr, ll, ch), éstas se toman como consonantes sencillas seguidas de otra. c)Conocer y aplicar las reglas de clasificación.

Reglas de Clasificación 1.Nombre completo de una persona consta de nombres y apellidos (paterno y materno). Al archivar un documento de un cliente se debe considerar lo siguiente: Primero se anota apellido paterno, luego el materno, y por último el nombre (s), antecedido de una coma. Ej.. Si existen dos o más personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponde al paterno, pero se alfabetiza por el materno. Cuando se repite el apellido paterno y materno, se archiva en la letra que corresponde al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo al nombre. Si la persona tiene un título o grado académico se escribe la abreviatura de éste después del nombre y entre paréntesis. Ej. Dra. Marta Rivas.

Sistema Geográfico Existen dos métodos: a)El asunto principal se establece con el lugar donde se envía o de donde procede la correspondencia, es decir, el país, estado, provincia, etc. b)Se toma en cuenta la importancia de una zona geográfica, ya sea por ventas, por número de habitantes, etc.

Reglas para archivar Si al archivar los documentos, la división geográfica se realiza a través del país, y con el auxilio de la sucesión geográfica, es como sigue: Guía alfabética Guía del país con mayúscula Subguía de la provincia, región Expediente

Sistema cronológico En este sistema lo más importante es la fecha, por lo tanto, el orden es el siguiente: Los documentos se ordenan de acuerdo al año, el mes, y luego el día. Es importante destacar que los documentos más recientes, se deben archivar al frente, a medida que van apareciendo.

Sistema numérico La denominación de este sistema es porque se destina un número para cada expediente. Este número puede ser designado o registrado en el documento. Ej en las facturas. Al archivar se utilizan guías para separar los expedientes. Ej. De 10 en 10, de 100 en 100, de 25 en 25, etc., según la extensión del archivo. Cuando un expediente tiene un grosor excesivo, se recomienda elaborar legajos.

Ejercicio: Ordene los datos de acuerdo al sistema alfabético, luego cronológico, y por último geográfico Carmen Beltrán Ríos, nació el Valparaíso. Zoila González Urenda, nació el en Copiapó. Pedro Bermudez Chávez, nació el en Santiago. José Manuel Fernández Chavez, nació 27/07/1991 en Viña del Mar Mariana Calderón Abarca, nació el 29/12/1990, en Arica María González Pérez, nació 25/02/1991 en Santiago.