Dirección de Gestión Sede Bogotá 8 Abril de 2010 Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Dirección de Gestión Sede Bogotá 8 Abril de 2010

AGENDA DE TRABAJO Instalación del Taller DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión AGENDA DE TRABAJO Instalación del Taller Saludo a cargo de Dra.Hortensia Maldonado Rodríguez Directora de Gestión. Presentación de las diferentes áreas. Presupuesto Contratación Inventarios y Almacén Tesorería 4. Generalidades

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión ÁREA DE PRESUPUESTO

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Actividades PROGRAMACIÓN ACTIVIDADES CONTROL Y SEGUIMIENTO EJECUCIÓN REGISTRAR APROPIACIONES MODIFICACIONES CONSTITUCIÓN DE RESERVAS REGISTRAR PROYECTOS (FICHA ADTIVA) REGISTRO Y AUTORIZACIÓN FICHA FINANCIERA REGISTRAR Y AUTORIZAR EL COMPROMISO ELABORAR CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD

REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO Y AUTORIZACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Flujo Grama RECIBO SOLICITUD EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL NO SOLICITA TRASLADO DIRECTOR PROYECTO SI ELABORA CERTIFICADO DISPONIBILIDAD ENTREGA CONTRATACIÓN RECIBE DOCUMENTO PARA REGISTRO REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO Y AUTORIZACIÓN ODS, CTO, ODC, AVA

Rubros Presupuestales DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Rubros Presupuestales 1. SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS Remuneración por Servicios Técnicos Compra de Equipo Materiales y Suministros Adquisición de Bienes OP. Internas Adquisición Bienes 2. GASTOS GENERALES Adquisición de Servicios Mantenimiento Servicios Públicos Arrendamientos Viáticos y Gastos de Viaje Impresos y Publicaciones Comunicaciones y Transportes Op. Internas adquisición servicios seguros 3. IMPUESTOS Y MULTAS Bienestar y Capacitación Operaciones Internas

EXTENSIONES DE CONTACTO para imprimir sobre DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Contactos RESPONSABLE ACTIVIDAD ALFREDO ECHEVERRY SANDOVAL Jefe Sección OSIRIS LONDOÑO Apoyo a Proyectos de Inversión GLORIA STELLA FORRERO Apoyo a Ejecución de Nivel Central JAIRO SUÁREZ Apoyo Prespuestal / Contractual - Dirección de Bienestar   EXTENSIONES DE CONTACTO Secretaría 18254 Apoyo administrativo prespuestal 18254 - 18256 - 18258 Correo Electrónico: secpresupue_bog@unal.edu.co

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión ÁREA DE CONTRATACIÓN

Flujo General de Contratación DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Flujo General de Contratación SOLICITANTE PRESUPUESTO CONTRATACIÓN INTERVENTOR PROVEEDOR ORDENADOR DEL GASTO

CONTRATACIÒN ORDENADOR DEL GASTO DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Trámite para Órdenes Contractuales SOLICITANTE SOC ORDENADOR GASTO SOC (verificada) PRESUPUESTO CDP OFERTAS CONTRATACIÒN INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA SOLICITANTE CUADRO COMPARATIVO Y EVALUACIÓN DE OFERTAS CONTRATACIÒN ORDENADOR DEL GASTO ORDEN CONTRACTUAL PERFECCIONADA PÓLIZA APROBADA PROVEEDOR ORDEN CONTRACTUAL LEGALIZADA NOTIFICACIÓN DEL PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE LA ORDEN AL SOLICITANTE, INTERVENTOR, PROVEEDOR Y ALMACEN (Si ES ODC CONTRATACIÒN

COMITÉ DE CONTRATACIÓN| COMITÉ DE CONTRATACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Trámite para Contratos OFICIO DE SOLICITUD (PROCESO INICIAL) ESTUDIO DE MERCADO JUSTIFICACIÓN CDP SOLICITANTE CONTRATACIÓN PROYECTO PLIEGO DE CONDICIONES COMITÉ DE CONTRATACIÓN| ESTUDIA SOLICITUD Y APRUEBA PUBLICACIÓN PLIEGO DE CONDICIONES CONSOLIDA EVALUACIONES * CONTRATACION EVALUACIÒN JURÌDICA * CONTABILIDAD: EVALUACIÒN FINANCIERA *SOLICITANTE O AREA IDONEA: EVALUACIÒN ECONÒMICA Y TÈCNICA CONTRATACIÒN PROPUESTAS RECOMENDACIÓN AL ORDENADOR DEL GASTO LA CONTRATACIÒN COMITÉ DE CONTRATACIÓN ACOGE Y APRUEBA LA CONTRATACIÓN CON EL PROPONENTE SELECCIONADO ORDENADOR DEL GASTO CONTRATACIÓN PROYECTA MINUTA DEL CONTRATO OFICINA JURÍDICA CONTRATO LEGALIZADO

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Ley de Garantías Resolución 1567/2009 Rectoría Circular 026/2009 Gerencia MANUAL DE CONVENIOS Y CONTRATOS Y CIRCULAR 31S Varias Ofertas Escritas Invitación Publica o Invitación Directa (Escritas) Cuadro comparativo de ofertas (Evaluación Escrita) Permitidas Prorrogas y Adiciones Selección Directa (solo en 7 eventos)

EXTENSIONES DE CONTACTO DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión CONTACTOS RESPONSABLE ACTIVIDAD CLAUDIA PATRICIA BARAHONA Jefe Sección EXTENSIONES DE CONTACTO Asistentes, Informes, Certificaciones, Otros 18232 Contratos 18443 Ordenes Contractuales 18314-18090-18310 Comercio Exterior 18309 Correo Electrónico: seccon_bog@unal.edu.co

ÁREA DE INVENTARIOS Y ALMACÉN DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión ÁREA DE INVENTARIOS Y ALMACÉN

REQUIEREN INSTALACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Recepción de Bienes Devolutivos (Activos Fijos) REQUIEREN INSTALACIÓN NO SI LUGAR: ALMACEN GENERAL (circular No. 26 del 31 de octubre de 2003 de la DAF y No. 4 del 7 de mayo de 2007 de la Dirección de Gestión) LUGAR: EN LA DEPENDENCIA PREVIA COORDINACIÓN CON EL ALMACEN GENERAL Y LA INTEVENTORÍA

DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN EL ALMACÉN DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Recepción de Bienes Devolutivos (Activos Fijos) DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN EL ALMACÉN COPIA CONTRATO, ODC, ODS, ATC, ATI DEBIDAMENTE LEGALIZADO FACTURA (REQUISITOS DE LEY) O CUENTA DE COBRO EN ORIGINAL Y COPIA DECLARACIONES DE IMPORTACIÓN

DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN LA DEPENDENCIA DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Recepción de Bienes de Consumo y Activos a Instalar DOCUMENTOS REQUERIDOS BIENES ENTREGAN EN LA DEPENDENCIA COPIA CONTRATO, ODC, ODS, ATC, ATI DEBIDAMENTE LEGALIZADO FACTURA (REQUISITOS DE LEY) O CUENTA DE COBRO EN ORIGINAL Y COPIA DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN. CUMPLIDO A SATISFACCIÓN

LA NO ENTREGA DE BIENES EN EL ALMACÉN GENERA: DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Remisión de Documentos LA NO ENTREGA DE BIENES EN EL ALMACÉN GENERA: DEMORAS EN LA REMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS PARA PAGO NO CUMPLIMIENTO A LO ESTIPULADO EN LAS ORDENES CONTRACTUALES EN LO CONCERNIENTES A LA CLAUSULA DE LUGAR DE ENTREGA NO ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES DE MANERA OPORTUNA

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Otras Legalizaciones LEGALIZACIÓN CAJAS MENORES Y AVANCES COPIA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACIÓN FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA LEGALIZACIÓN DONACIÓN COPIA RESOLUCIÓN DE ACEPTACIÓN ACTA DE RECIBO DE LOS BIENES COPIA RESOLUCIÓN DE AUTORIZACION FACTURA EN ORIGINAL Y COPIA EL RECIBO DE LA DIVISIÓN DE BIBLIOTECA DEL DEPOSITO LEGAL LOS ATC Y ATI DEBEN SER RADICADOS A MAS TARDAR EL 20 DE CADA MES PUBLICACIONES

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Generalidades Las ordenes contractuales y los contratos deben incluir el nombre del responsable de los bienes MOVIMIENTO PROVISIONAL DE BIENES Los ATC y ATI deben ser radicados a mas tardar el 20 de cada mes Cuando se requiere el movimiento transitorio de bienes (activos fijos) para el desarrollo de un proyecto y/o actividad dentro del mismo, se debe diligenciar el formato de retiro provisional de elementos el cual se encuentra publicado en la página de inventarios y almacén ( www.unal.edu.co/inventariosyalmacen/descargas). En el caso de avances y cajas menores verificar que el proveedor se encuentre creado en el sistema financiero PROPIEDAD DE BIENES QUE SE ADQUIEREN PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO Si el responsable de bienes es un contratista la ODS debe incluir la clausula de bienes La propiedad de los bienes debe estar clara dentro del contrato o convenio y la fecha en que pasan a ser propiedad o de la Universidad o de una entidad externa porque esta puede ser desde que se adquieren o al finalizar el contrato o convenio. Cierre del Almacén

EXTENSIONES DE CONTACTO DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión CONTACTOS RESPONSABLE ACTIVIDAD DORIS CUERVO PARRA Jefe Sección DORIS LILIANA SANTANA PINEDA Coordinadora del Almacén General EXTENSIONES DE CONTACTO Secretria 11402 Bodega 11406 -11410 Correo Electrónico: secinv_bog@unal.edu.co

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión TESORERÍA

Decálogo para el mejoramiento de pagos DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Decálogo para el mejoramiento de pagos

Certificación de Inventarios DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller para la ejecución de proyectos de inversión Requisitos para pagos (Manual de Contratación) LISTADO_REQUISITOS_PAGO.pdf Certificación de Inventarios

Pago de Aportes: Salud, Pensión, FSP, ARP DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Pago de Aportes: Salud, Pensión, FSP, ARP Calculadora 2010. xls Disminución de aportes pagados de la base de retención en la fuente e ica. (Decreto 2271 del 18/06/2009). Art. 4 “El Monto total del aporte que el trabajador independiente debe efectuar al sistema General de seguridad Social en Salud en salud es deducible. Deducción de Aportes.xls …El contratista independiente deberá adjuntar un escrito dirigido al agente retenedor en el cual se certifique bajo la gravedad de juramento, que los documentos soportes del pago de aportes obligatorios al SGSSS corresponden a los ingresos provenientes del contrato materia del pago sujeto a retención. Carta solicitud Deducción de Aportes.Doc

Conceptos de Retención (Tabla 2010 – Definiciones más usadas DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Conceptos de Retención (Tabla 2010 – Definiciones más usadas Tabla de Retención en la fuente Año 2010.doc “Definición de Servicios: Según el concepto No.17150 de agosto 23/83 DIAN, se entiende por “Servicios” para efectos de retención en la fuente, toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona jurídica o una persona natural sin relación laboral con quien contrata la ejecución y que se concreta en una obligación de hacer, en la cual no predomina el factor intelectual y genera una contraprestación en dinero en especie. En este orden de ideas, los trabajos simples en los cuales el factor intelectual no tiene relevancia, tales como pintura, latonería, quedan comprendidos dentro de la noción de servicios anteriormente explicada.” En cuanto a la “definición de HONORARIOS, se entiende por honorario la remuneración al trabajo intelectual prestado sin subordinación. Dentro de este concepto se pueden enmarcar las compensaciones por actividades desarrolladas por expertos, asesorías y ejecución de programas científicos, profesionales, técnicos y de asistencia técnica, culturales, deportivos y demás donde predomine el factor intelectual, la creatividad, o el ingenio sobre el trabajo manual o material.”

Causales más frecuentes de Devolución y/o Rechazo de Pago DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Causales más frecuentes de Devolución y/o Rechazo de Pago Inconsistencias en constancia de cumplimiento: Datos de la Orden, datos del contratista, periodos laborados, firmas. Inconsistencias en el monto de los aportes pagados Inconsistencias en datos del producto bancario destino del giro. Ausencia de certificación de Inventarios (Para último pago de quienes tengan en la ODS la cláusula de Bienes a cargo). Ausencia de acta de Liquidación en terminación anticipada de ordenes. Falta de actualización en las pólizas Falta de firma idónea en certificaciones de parafiscales de Personas Jurídicas. Limitaciones de horarios bancarios para transferencias electrónicas o entre entidades diferentes. Inconsistencias en los requisitos exigidos para la expedición de facturas.

DIRECCIÓN DE GESTIÓN Taller orientador en trámites administrativos para directores de proyectos de inversión Responsables Actividades en Sección Tesorería – Extensiones de Contacto Correo Electrónico: sectesoreri_bog@unal.edu.co

GRACIAS