PLAN DE TRABAJO DEL SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Junio 17 de 2009

GRUPO DE TRABAJO DEL SUBPROYECTO Secretaría General Unidad Nacional de Archivo Coordinación Nacional del UN SIMEGE Secretarías de Sede División de Archivo y Correspondencia Sede Bogotá Facultad de Artes Sede Bogotá Dirección Nacional de Informática y Comunicaciones Representantes de Archivo y de Correspondencia de las Sedes Sedes de Presencia Nacional.

ESQUEMA DE ORGANIZACIÓN DEL SUBPROYECTO U.N.A. Coordina Gestión Electrónica Serie Contratos D.A.C. Coordina Módulo Comunicaciones Oficiales Unidad Nacional de Archivo Coordinador General Secretaría General Director SUBPROYECTO GESTIÓN DOCUMENTAL Ori Ama Car Pal Man Med Btá N Nal UN SIMEGE Grupo de Trabajo DINIC, SIMEGE, F. ARTES

ANTECEDENTES AÑO ACTIVIDAD 2001 Proyecto "Sistema integrado de apoyo a la gestión archivística". Sistema de apoyo a la gestión de las oficinas de archivo: módulos planteados: Inventario, Divulgación, Gestión. Autor: División de Archivo y Correspondencia Sede Bogotá. 2002-2003 Proyecto "Sistema de información del sistema de archivo". Módulos propuestos: Tablas de retención documental, Archivo de gestión, Transferencias, Archivo central, Archivo histórico. Autor: Unidad Nacional de Archivo. Investigación sobre archivos electrónicos (información digital-firmas digitales) 2003 Proyecto de la Facultad de Ciencias Humanas y Económicas de la Sede Medellín (compra de software de gestión documental "DocuWare" para digitalización de la correspondencia de la Facultad entre los años 2001-2003). Autor: Facultad de Ciencias humanas y económicas de la Sede Medellín 2004- 2005 "Sistema de información de archivos de la Universidad Nacional de Colombia." Catalogación de documentos históricos, acorde a la norma archivística ISAD G. Software WinISIS. Iniciativa y ejecución: Unidad Nacional de Archivo. 2005 Herramienta informática para administración de TRD e información financiera del proyecto de inversión. (Provisional). Iniciativa y Ejecución: Unidad Nacional de Archivo.

ANTECEDENTES AÑO ACTIVIDAD 2006-2008 Proyecto Sede Manizales, para la gestión electrónica de documentos en la Sede. Origen: Vicerrectoría, Secretaría y Sección de Archivo de Sede Manizales. 2008-2009 Iniciativa de la Secretaría General para definir los requerimientos y un proyecto para la Gestión Documental Electrónica de la Universidad. Metodología de la Gestión Documental por Procesos y el Enfoque de la Gestión Documental Electrónica. Propuesta piloto con la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa para le Gestión Documental Electrónica del Proceso Contractual. Incorporar en el Plan de Desarrollo 2010-2012 la iniciativa de la Gestión Documental Electrónica como compromiso institucional. Formular el Plan de Trabajo para el 2009 articulado con UN SIMEGE para definir los requerimientos del sistema. Origen: Secretaría General-Unidad Nacional de Archivo. 2009 Interés de la Facultad de Artes Sede Bogotá y de la División de Archivo en un software para la trazabilidad, consulta electrónica de documentos de la Facultad y administración de la correspondencia de la Sede. La iniciativa queda integrada al Subproyecto de Gestión Documental UN SIMEGE. Origen: Facultad de Artes. Iniciativa de UN SIMEGE. Adquirir un software para la administración de la Correspondencia. Se articula al enfoque de la Gestión Documental Electrónica de la Universidad y al Subproyecto. Origen: UN SIMEGE.

OBJETIVOS Objetivo General Objetivos específicos Avanzar en la primera etapa del mejoramiento del Proceso de Gestión Documental de la Universidad de acuerdo con el enfoque por procesos y la incorporación de nuevas TICs, en el marco del Sistema de Mejor Gestión UN SIMEGE. Objetivos específicos 1. Mejorar la gestión y administración de las Comunicaciones Oficiales Internas y Externas ("Correspondencia"), de acuerdo con los enfoques de la gestión por procesos y de la gestión documental electrónica y en el marco de la gestión documental de la Universidad Nacional. 2. Elaborar la propuesta de Gestión Documental Electrónica de los subprocesos: 1) Selección de proveedores y formalización de la adquisición, 2) Seguimiento a la ejecución contractual y 3) Liquidación del contrato, del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la Gerencia Nacional Financiera Administrativa (Series Documentales Contratos y Ordenes Contractuales), aplicando la metodología elaborada por la Unidad Nacional de Archivo de la Universidad.

ALCANCE Y EJECUCIÓN Alcance En la etapa de definición de los requerimientos, el subproyecto de Gestión Documental tendrá como alcance todas las oficinas que generan, gestionan o administran documentos en las siete (7) sedes y el Nivel Nacional de la Universidad. Los requerimientos para la gestión y administración de los documentos en soporte físico o electrónico, mediante el Sistema de Gestión Documental Electrónica, abarcarán desde su producción o recepción hasta su disposición definitiva. Período de Ejecución Junio 16 de 2009 - Abril 30 de 2010

(Presentación en Excel) CRONOGRAMA (Presentación en Excel)

CONSULTA DE AVANCES Y DOCUMENTOS Sitio Web del Proyecto

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