Aspectos fiscalizables del T-Registro y la Plame y su exigibilidad a partir del mes de abril SARA ROSA CAMPOS TORRES Especialista en temas de Derecho Laboral y Seguridad Social

Temario Personal propio y de terceros. Jornada Laboral Días laborados y no laborados. Personal de dirección y de confianza. Licencias, permisos y subsidios. Incrementos de la RMV y su incidencia en otras obligaciones laborales Utilización del T-Registro Contenido del PLAME: Ingresos del trabajador Nuevas obligaciones en relación a las boletas de pago

Definición La Planilla Electrónica es el documento presentado mensualmente a través del Programa de Declaración Telemática, PDT Planilla Electrónica, Formulario Virtual Nº 0601, programa informático desarrollado por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria – en adelante Sunat - que permite registrar la información de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios – modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes de los trabajadores que prestan servicios en la empresa. La última versión (1.9) está disponible a partir del 31de agosto del presente año, según lo establecido por la Resolución N° 0211-2011-Sunat. Esta versión, podrá ser utilizada hasta el mes de junio de 2012.

Contenido En general, el contenido de la información a ser declarada en la Planilla Electrónica. Actualmente, la planilla electrónica está conformada por el T-Registro y PLAME. El T-Registro contiene la información personal del personal propio y de terceros, y el PLAME la información de tipo económica. Solo está disponible el T-Registro, el PLAME estará disponible a partir del 1 de diciembre de 2011, siendo declarado en el mes de enero de 2012. A partir del personal que ingrese el 1 de agosto de 2011, es obligatorio el uso del T-Registro.

Datos relevantes del empleador Domicilio fiscal y otros anexos Las empresas que cuenten con más de un centro de trabajo o de operaciones debe declararlo en la planilla electrónica y en el T-Registro. Así también, agencias, oficinas, almacenes, u otros establecimientos donde se presten servicios. Personal desplazado o destacado en el centro de trabajo De acuerdo al Reglamento de la Ley que regula los servicios de tercerización, aprobado por Decreto Supremo Nº 006-2008-TR, se consideran inscritas en el Registro Nacional de Empresas Tercerizadoras, quienes durante el período declarado cumplen con registrar el desplazamiento de su personal en la planilla electrónica; de esta manera, con el llenado de esta sección se consideraría cumplida tal obligación. Personal que desplaza o destaca a otra empresa En virtud de una relación de tercerización o de intermediación se podrá declarar en la planilla electrónica.

Registro del Trabajador

Datos Principales Tipo de Trabajador En este parte deberá seleccionar el tipo de trabajador del que se trata, así tanto la Planilla Electrónica como el T-Registro te ofrece distintas opciones entre las que encontramos al aprendiz Senati, al prestador cuarta – quinta, trabajador portuario, CAS, entre otros. Régimen pensionario En este parte deberá seleccionar entre los distintos regímenes pensionarios a los que pudiera estar afiliado el trabajador: ONP, AFP, pensionista militar, 20530, entre otros.

Datos Principales Ocupación La Planilla Electrónica contiene diversas ocupaciones y muchas de ellas no coinciden con las labores que efectivamente realiza el trabajador. Por ello, se recomienda declarar la que más se asemeje, y considerando lo establecido también en el contrato de trabajo. Seguro Complementario por Trabajo de Riesgo Se habilita la casilla para declarar con quién se ha contratado el Seguro Complementario por Trabajo de Riesgo, recordemos que este tipo de seguro incluye dos coberturas, la de salud y la de invalidez y sepelio.

Datos Complementarios

Datos Complementarios Jornada de Trabajo: jornada alternativa, acumulativa o atípica, jornada máxima o jornada nocturna. Personal no sujeto a fiscalización inmediata y los que prestan servicios intermitentes. Situación especial: Trabajador de dirección o de confianza Si informó otras rentas de quinta categoría. En estos casos se habilitará la pestaña “Otros empleadores” (RUC y razón social).

Datos Complementarios

Periodos laborales En esta parte se deberá declarar la fecha de inicio de la relación laboral y la fecha de fin. En este caso, se deberá detallar el motivo. A partir del 1 de agosto de 2011, debe registrarse en el T-Registro el nuevo trabajador. Entre estos encontramos a la renuncia, renuncia con incentivos, despido o destitución, cese colectivo, jubilación, invalidez absoluta permanente, terminación de la obra o servicio, mutuo disenso, fallecimiento del trabajador, suspensión de la pensión y reasignación.

JORNADA LABORAL

JORNADA LABORAL Horas trabajadas y sobretiempo Se debe registrar específicamente lo que marque el registro de control de asistencia correspondiente. En el caso de trabajadores no sujetos a la jornada máxima este registro será meramente informativo debiendo multiplicarse el número de días efectivos de trabajo por el número horas que laboren diariamente los trabajadores comunes de la empresa. De otro lado, se debe tener en cuenta que no todo lo que se registra como sobretiempo amerita el pago de horas extra.

HORAS TRABAJADAS

Días registrados Días En esta sección, se requerirá información referida a los días efectivamente laborados, subsidiados y no laborados y no subsidiados. Se consideran como días efectivamente laborados a los días feriados, los días de descanso semanal obligatorio y los días en que el trabajador no tenga que asistir al centro de labores por que no tiene la obligación de hacerlo Días subsidiados, el declarante deberá proporcionar información referida al Tipo de días subsidiados, adicionalmente, el sistema solicitará información referida al Número de Certificado de Incapacidad Temporal para el Trabajo, la fecha de inicio y fin y el número de días subsidiados en el mes; los días subsidiados del CITT son automáticamente calculados. Días no laborados y no subsidiados, se le solicitará especifique el tipo de días no laborados del que se trate, esta información se encuentra referida a si se trata de un supuesto de Suspensión Perfecta o Imperfecta de Labores, así como un detalle de las causas que pueden ocasionar tal situación. Se solicita información referida al inicio y fin del período de suspensión, el total de días no laborados y no subsidiados es automáticamente calculado por el sistema.

DÍAS

VACACIONES Para la declaración de vacaciones del trabajador. Primero se deberá declarar que el trabajador sale de vacaciones en la sección Jornada Laboral. Dentro de los días no laborados y no subsidiados.

VACACIONES Además, deberá declarar los conceptos percibidos en la sección Detalle de ingresos, tributos y conceptos.

VACACIONES 0114: Vacaciones Truncas. Se emplea solo para declarar las vacaciones truncas del trabajador. Cuando es cesado antes de que perciba sus vacaciones. 0117: Compensación Vacacional. Es el importe que se le paga al trabajador por la reducción de sus vacaciones. Recuerde que el acuerdo de reducción debe constar por escrito. 0118: Remuneración Vacacional. Equivale a lo que hubiera percibido el trabajador de seguir laborando normalmente. Para determinar su monto se deben aplicar los criterios de remuneración de la Compensación por Tiempo de Servicios.

COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS La obligación de registrar el monto de la Compensación por Tiempo de Servicios en la Planilla Electrónica tiene una finalidad meramente declarativa. Pues sobre esta base no se tributa.

NOVEDADES VERSIÓN 2.0 Esta versión incluye el monto vigente de la Remuneración Mínima Vital para setiembre 2011 que asciende a S/. 675.00. Esta actualización es importante para efecto de los aportes a EsSalud, cuyo aporte será calculado teniendo como base mínima la Remuneración Mínima Vital. El incremento de la RMV también incide en obligaciones laborales como remuneración nocturna, regímenes laborales especiales, entre otros.

T- Registro Planillas Asegurados Ministerio de Trabajo Empleador PDT 601 EsSalud

T-Registro Padrón de Padrón de Titulares + Entidades Derecho- Empleadoras Padrón de Titulares + Derecho- habientes

Modificaciones al Decreto Supremo Nº 18-2007-TR La Planilla Electrónica se encuentra conformada por la información del Registro de Información Laboral (T-REGISTRO) y la Planilla Mensual de Pagos (PLAME) que se elabora obligatoriamente a partir de la información consignada en dicho Registro. Esta norma ha sido complementada recientemente por la Resolución Ministerial 121-2011-TR (19/04/2011)

T-REGISTRO Registro de Información Laboral En este registro el empleador deberá registrarse, asimismo, deberá registrar a sus trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, personal en formación - modalidad formativa laboral y otros, personal de terceros y derechohabientes. Finalmente, se trata de la misma información que se registra en la sección Registro del PDT Planilla Electrónica.

Prestador de servicios Modalidades Formativas T-REGISTRO Plazos Trabajador Fecha de ingreso Prestador de servicios Cuarta categoría Envío PLAME Cuarta – quinta Asegurados regulares (Ley especial) Hasta día de vencimiento de declaración a EsSalud Modalidades Formativas Pensionista Primer día hábil del mes siguiente al mes en que se produjo el devengo de la primera pensión Derechohabientes Primer día hábil siguiente a la comunicación del asegurado regular Personal de Terceros

T-REGISTRO Entrega de la constancia de alta, modificación o actualización, así como de baja que se efectúe en el T-REGISTRO. Plazos: a) Alta en el Registro: el día hábil siguiente del inicio de la prestación de servicios. b) Modificación o actualización de datos: dentro de los quince (15) días calendarios siguientes a la fecha en que se produjo la modificación o actualización. c) Baja en el Registro: solo en aquellos casos que sea solicitado, ésta se deberá entregar dentro de los dos (02) días calendario siguiente de la fecha en que se presentó la solicitud.

ACTUALIZACIÓN, BAJA Y MODIFICACIÓN DE OFICIO La información del T-Registro podrá ser actualizada, modificada o dada de baja de oficio de manera automática cuando: Los sujetos inscritos en T-Registro hayan actualizado o modificado sus datos de identificación en el RENIEC, y la SUNAT disponga de dicha información. Asimismo, se procederá a la actualización o modificación de los datos del empleador, respecto del nombre o razón social y de los establecimientos, cuando esta información haya sido actualizada o modificada en el Registro Único de Contribuyentes de la SUNAT. En los casos de fallecimiento del sujeto inscrito en T-Registro, cuya defunción se encuentre inscrita en RENIEC y hubiese sido informada a la SUNAT.

ACTUALIZACIÓN, BAJA Y MODIFICACIÓN DE OFICIO Derechohabientes, se procederá a la baja de oficio cuando: Cuando el hijo menor de edad, adquiera la mayoría de edad y no se hubiera comunicado el vínculo como hijo mayor de edad incapacitado. Cuando culmine el período de gestación, en el caso de la gestante. Cuando el derechohabiente adquiera la condición de asegurado regular de ESSALUD. Cuando el empleador hubiera registrado la baja del asegurado regular. Cuando se deja de tener la condición de asegurado regular de ESSALUD. Cuando no se registren períodos de aportación a ESSALUD en los últimos doce (12) períodos.

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 2 1 Ingresar a SOL Ubíquese en el menú SOL, Mi RUC y Otros registros, la opción T-Registro/ Registro de Derechohabientes/ Registro.

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 3 Seleccione el tipo y número de documento del titular respecto del cual se van a registrar derechohabientes y luego pulse “Buscar”.

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 4 Se mostrará el detalle de los derechohabientes a la fecha para ese titular y cuya situación sea activo. También se puede activar: “Ver también derechohabientes dados de baja”.

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 5

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 6 Alta de un Derechohabiente

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 7 8

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 9

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 10

REGISTRO DE DERECHOHABIENTES EN T - REGISTRO 11

CARGA MASIVA EN T - REGISTRO 1 2

CARGA MASIVA EN T - REGISTRO 3

CARGA MASIVA EN T - REGISTRO 4 Alta de un Derechohabiente

CONSULTAS Y REPORTES EN T - REGISTRO 1

CONSULTAS Y REPORTES EN T - REGISTRO 2

PLAME La versión 2.0 (PLAME) estará a disposición en el mes de diciembre de 2011 (a ser declarado en el mes de enero 2012). Esta versión contiene la siguiente información: 1. Ingresos del trabajador: naturaleza remunerativa y no remunerativa. 2. Días laborados y no laborados. 3. Horas trabajadas y sobretiempo. 4. Ingresos de prestadores de cuarta categoría. 5. Base de cálculo y determinación de conceptos tributarios y no tributarios. La presentación se realizará conforme al cronograma de la Sunat.

PLAME Debe contener: Las remuneraciones e ingresos devengados y/o pagados al trabajador, pensionista, prestadores de servicios cuarta quinta y quienes hayan sido incluidos como asegurados regulares por una ley especial, según corresponda. Los efectivamente pagados al prestador de servicios cuarta categoría y al personal en formación - modalidad formativa laboral. Asimismo, los descuentos, tributos, aportes y contribuciones vinculados a dichos sujetos. Tratándose del personal de terceros, contendrá la base de cálculo del aporte al Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo a cargo de ESSALUD.

PLAME Se repite información referida a la fecha de cierre de la planilla. Así, en caso el empleador utilice una fecha de inicio y cierre mensual distinta al primer y último día de dicho mes: La referida información será atribuida al mes calendario precedente a aquél en que vence el plazo para dicha presentación siempre que la fecha de cierre corresponda al mismo. El plazo entre la fecha de inicio y cierre mensual que utilice el empleador, no podrá exceder de 31 días calendario.

INGRESOS, TRIBUTOS Y DESCUENTOS En esta ventana se requerirá información relativa los ingresos, descuentos y aportaciones del empleador y del trabajador.

INGRESOS, TRIBUTOS Y DESCUENTOS Para ingresar a cada uno de estos campos el declarante deberá dirigir el cursor sobre el campo celeste correspondiente lo que habilitará otra ventana en la que se detallan los conceptos que elegimos en la sección “Mantenimiento de Conceptos”. De elegir ingresar en el campo referido a los Ingresos se habilitará la siguiente ventana.

INGRESOS, TRIBUTOS Y DESCUENTOS En el caso de los descuentos, debemos precisar que existen aquellos que si disminuyen la base imponible tales como las inasistencias y tardanzas. En caso el empleador declare trabajadores que hayan tenido inasistencias que generen el descuento respectivo, este deberá señalar en la sección Ingresos, en la casilla referida a la Remuneración Básica el monto total de la remuneración, ya que el descuento por inasistencias se registrará en el rubro correspondiente.

DESCUENTOS

APORTACIONES Las aportaciones de cargo del empleador y del trabajador como el aporte a EsSalud al Sistema Nacional de Pensiones serán calculados automáticamente por el sistema.

DETERMINACIÓN DE LA DEUDA En esta pestaña se consolidará el importe total de los tributos a aportar por cada uno de los trabajadores, prestadores de servicios, pensionistas o prestadores de servicios recientemente declarados, siempre que sean tributos administrados por Sunat. El sistema automáticamente determinará el Impuesto resultante de la aplicación de la tasa correspondiente a cada una de las bases imponibles señaladas; sin embargo, se mantienen casillas en blanco, que deberán ser empleados para el registro de Pagos previos, créditos contra el aporte a EsSalud, Compensaciones, Intereses, Otras deducciones y el monto a pagar.

NUEVOS CONCEPTOS Primero, debe ingresar a Mantenimiento de Conceptos, luego a la sección con Código 1000 Otros Conceptos.

NUEVOS CONCEPTOS Luego dar doble clic sobre el recuadro Otros Conceptos 1, lo que permitirá modificar la descripción del concepto. Y activar concepto.

NUEVOS CONCEPTOS Luego seleccionar la casilla Afectación. Esto habilitará un nuevo interfaz en el que seleccionará los tributos a los que se encuentra afecto el concepto creado.

INFRACCIONES LABORALES Art. del Reglamento de inspecciones Infracción Art. del Reglamento de inspecciones Sanción No registrar trabajadores en las planillas de pago o en registros que las sustituyan, o no registrar trabajadores y prestadores de servicios en el registro de trabajadores y prestadores de servicios, en el plazo y con los requisitos previstos, incurriéndose en una infracción por cada trabajador o prestador de servicio afectado. 24.1 Infracción grave Infracción por trabajador De 5% de 6 UIT a 100% de 10 UIT El incumplimiento de las siguientes obligaciones sobre planillas de pago o registros que las sustituyan, o registro de trabajadores y prestadores de servicios: no encontrarse actualizado, no encontrarse debidamente autorizado de ser exigido, no consignar los datos completos, no presentarlo ante la Autoridad Administrativa de Trabajo o no presentarlo dentro del plazo, o presentarlo incluyendo datos falsos o que no correspondan a la realidad. 24.2 El incumplimiento de las obligaciones sobre planillas de pago o registro que las sustituya, o registro de trabajadores y prestadores de servicios, siempre que no esté tipificado como infracción grave. 23.3 Infracción leve De 5% de 1 UIT a 100% de 5 UIT

Número de trabajadores afectados SANCIONES Sanciones Multas en caso de detectarse una infracción: Base de cálculo Número de trabajadores afectados 1- 10 11- 20 21- 50 51- 80 81 - 110 111 - 140 141 – a + 1 a 5 UIT 5 – 10% 11 – 15% 16 – 20% 21 – 40% 41 – 50% 51 – 80% 81 – 100% 6 a 10 UIT 11 a 20 UIT

Fiscalización preventiva Se ha establecido que durante el segundo semestre del año 2011 la fiscalización de las obligaciones derivadas del Registro de Información Laboral (T-Registro) y la Planilla Mensual de Pagos (Plame) será preferentemente de carácter preventivo. En este sentido, se ha establecido que la Inspección de Trabajo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo realizará actuaciones de orientación y asesoramiento técnico en dicha materia. (Resolución Ministerial N° 267-2011-TR).  

PRINCIPALES CONCLUSIONES Los empleadores requieren una mayor información y conocimiento sobre los aspectos laborales de la planilla electrónica. Con las nuevas exigencias de la planilla electrónica se facilitan las inspecciones laborales y por ende un mayor control de la informalidad y el cumplimiento correcto de las obligaciones laborales. En los procesos laborales cuyo periodo demandado sea a partir de enero de 2008, será más difícil encubrir información de índole laboral.

PRINCIPALES CONCLUSIONES - Generación de mayores capacidades de los entes fiscalizadores. - Integración del sistema de inspección con los sistemas de fiscalización de otras entidades del Estado: lineamientos compartidos con la SUNAT (criterios comunes para procedimientos de fiscalización y de sanción). - Organización centralizada de SUNAT / Organización descentralizada del MTPE.

GRACIAS SARA ROSA CAMPOS TORRES Especialista en temas de Derecho Laboral y Seguridad Social