Las 100 Mejores Prácticas Tecnológicas para las PYMES Facultad de Ingeniería, UNAM Las 100 Mejores Prácticas Tecnológicas para las PYMES M. EN I. TERESA ROCHA GÓMEZ

¿Qué deben hacer las empresas para mejorar su productividad y competitividad? Mejoras en el área de Planeación. Mejoras en el área de Administración. Mejoras en el área de Finanzas. Mejoras en el área de Mercado. Viendo a la empresa como un sistema.

Áreas Funcionales de una empresa Procesos y producto Administración Finanzas Mercadotecnia Servicios Planeación PH 10 Mejoras 10 Mejoras 10 Mejoras 10 Mejoras 10 Mejoras 10 Mejoras 10 Mejoras Además de: Ahorro de Energía Sistema de Información e Informática Aspectos Ambientales Calidad 11 áreas de mejora

Metodología Metodología de la colaboración con PYMES Guía para el Primer Sondeo Guía para Diagnóstico Interno y selección de mejoras básicas Consideraciones sobre Empresas Familiares Índices para medición de competitividad y productividad

Planeación Estratégica La planeación estratégica es fundamental para el apoyo directivo. Es un esfuerzo disciplinado para producir decisiones fundamentales y acciones que dan forma y conducen a lo que la organización es, lo que hace y por que lo hace, con la mira en puesta en el futuro.

Guias de Planeación Establecer objetivos claros Establecer planes de acción concretos para cada área Establecer un sistema de información estratégica Establecer un ambiente propicio a la innovación Analizar y plantear la posibilidad de formar alianzas Conocer y mantener los generadores de utilidades Crear y cuidar una ventaja competitiva Establecer un sistema de control estratégico Establecer un tablero de control de variables críticas Adecuar la estructura de la empresa

Servicio Si la empresa no puede ser líder en innovación y sus costos de personal no pueden competir con los países del oriente asiático, se puede enfocar la estrategia en un servicio que genere demanda por “satisfacción” y “fidelidad”. Se deben construir relaciones duraderas de “adicción” o “enamoramiento”.

Servicios Valor del servicio para el cliente = Satisfacción percibida del servicio (Proceso y resultados) Precio + Otros costos por adquirir el servicio

Guías de Servicio Enfocar la empresa al servicio Incrementar el valor percibido por el cliente Conocer y manejar los puntos de contacto Establecer estándares de actuación Establecer garantías de servicio Conocer y contabilizar el valor del cliente Trabajar para la retención y la fidelidad de los clientes Mejorar en la actitud del personal en el servicio Recuperar el resultado de servicios defectuosos Hacer negocio de la relación con los clientes

Guías de Calidad Definir necesidades y expectativas del cliente Establecer el ofrecimiento comercial de la empresa Identificar y medir la calidad percibida Definir los procesos para lograr la calidad Establecer convenios cliente- proveedor internos Establecer inspecciones de calidad en la producción Controlar y mantener el equipo de inspección y medición Establecer y certificar un sistema de calidad Establecer la mejora continua de la calidad Identificar y reducir los costos de no calidad

Administración Comprar, registrar, almacenar, producir, vender, cobrar y muchas otras más, son actividades de la empresa. Administrar la empresa es llevar con orden y organización esas tareas en el día a día. Para administrar bien se requiere la habilidad para encontrar la mejor manera de hacer las cosas cotidianas, la disciplina para hacer lo que se debe hacer y trabajo arduo para lograr la visión de futuro. A pesar de los problemas y la aparente monotonía, mantener la motivación, el deseo y desarrollar el talento de todos los miembros de la empresa. La Estrategia ve al futuro, pero la empresa debe manejarse para llegar a él, El desarrollo de la tecnología ha impactado fuertemente la forma en que se ejecutan las actividades y permiten disminuir el tiempo utilizado en realizarlas e incrementar el orden y control.

Guías de Administración Mejorar la calidad de las compras Mejorar el proceso de compra Disminuir el tiempo de aprovisionamiento Utilizar la tecnología internet en la relación con proveedores Realizar un plan de ventas Establecer un programa de visitas de venta Evaluar el otorgamiento de crédito a clientes Utilizar presupuestos para el control de costos de producción Establecer control sobre la recepción de efectivo Utilizar presupuestos de uso y compra de materiales Registrar las marcas de la empresa

Mercado, Promoción y Ventas Se trata de una “filosofía del mercado, que permite detectar necesidades y en consecuencia crear y mantener satisfactores y hacerlos llegar al cliente. El área de marketing ha constituido una de las áreas más polémicas puesto que muchas veces se ve como un ente aparte que sólo se dedica a la comercialización o fríamente a la promoción de los productos; es mucho más que eso. Es la encargada de alimentar al resto de las áreas de los cambios en el entorno y de lo que hay qué hacer para mantener la posición de la empresa dentro del mercado.

La Mezcla Comercial Los ingredientes que se mezclan para formar el mix tradicionalmente se han llamado las 4 p's Producto, precio, plaza Promoción (publicidad, personal, propaganda). Posicionamiento, que se refiere a la combinación de segmentos y adecuaciones a ellos, Poder, puesto que en la implantación real de cualquier programa influye el poder que surge de cualquier tipo de dependencias que ligan al canal con el productor

Mercado, Promoción y Ventas Buscar nichos de mercado y posicionarse en ellos. Mejorar el nivel de ventas implementado un sistema de mercadotecnia vertical. Establecer una estrategia comercial. Analizar y adecuar los elementos de la mezcla comercial Implementar una estrategia de mercadotecnia directa. Constituir un Sistema de Información de Mercadotecnia (SIM) Reconquistar a los clientes perdidos. Definir una adecuada estrategia de precios. Capacitar a la fuerza de ventas. Establecer criterios para la clasificación de prospectos.

Procesos y Productos La producción, en sentido amplio, es el proceso de transformación que tiene lugar en la empresa. En este sentido, una empresa hotelera o un banco “producen” el servicio que prestan. Los procesos de producción combinan recursos diversos como materiales, actividades humanas, recursos financieros, información con el fin de obtener un bien o un servicio.

Procesos y Productos Hacer productos y servicios orientados al mercado y no al gusto o necesidad de quien los hace (miopía de marketing), Y tener procesos orientados a lograr esos productos de acuerdo a lo que el cliente quiere usando los recursos eficientemente , son la base de una empresa productiva y competitiva.

Guías de Procesos y Productos Evaluar la adecuación de productos y procesos Mejorar en la programación de la producción Definir programas de mantenimiento preventivo Instrumentar un sistema de control estadístico Aplicar reingeniería de procesos Sustituir procesos de captura manual de información por medios automatizados Identificación del producto y trazabilidad Mejorar la logística de la empresa Mejorar en la tecnología de empaque Implementar un sistema de código de barras para el control de inventarios Optimizar el uso de la capacidad instalada

Recursos Humanos Cada integrante de la empresa contribuye con algo diferente, pero todos deben contribuir a la misma meta. Los esfuerzos de cada persona deben encajar entre sí en forma de producir un todo continuo, sin fricción, sin duplicación innecesaria del esfuerzo. Sin las personas adecuadas para la realización de cada función y tarea difícilmente se logrará el futuro deseado, ni mejorará su competitividad y productividad.

Recursos Humanos Establecer el análisis de requerimientos de cada puesto Describir los puestos Definir el perfil de cada puesto Establecer un proceso formal de reclutamiento Utilizar el formato de solicitud de empleo Mejorar el proceso de entrevistas de selección Investigar a los candidatos adecuados a la empresa Realizar exámenes de adecuación al perfil Implantar la realización de exámenes médicos Evaluar y definir las necesidades de capacitación

Finanzas Para poder llevar a cabo su actividad la empresa necesita una variedad casi interminable de activos reales por los que hay que pagar: Tangibles: maquinaria, instalaciones, oficinas. Intangibles: conocimientos técnicos, marcas comerciales, patentes.

Finanzas Para obtener el dinero necesario, la empresa requiere la aportación de sus dueños o capital o conseguir recursos como préstamos. O reinvertir parte del excedente en los flujos de recursos o utilidad que, como resultado de su operación, idealmente ingresan en la empresa … con el fin de generar más recursos.

Decisiones Financieras ¿cuánto debería invertir la empresa y en qué activos concretos debería hacerlo?, y ¿cómo deberían conseguirse los fondos necesarios para tales inversiones?

Guías de Finanzas Evaluar el manejo de efectivo para reducir el riesgo Priorizar y optimizar los gastos con Presupuestos base cero Presupuestar y controlar los flujos de efectivo Establecer y utilizar el análisis financiero Evaluar y mejorar la estructura de pasivos y capital de trabajo Analizar el estado de resultados y elaborar el pro-forma Conocer y utilizar el punto de equilibrio Evaluar la sensibilidad de las utilidades Conocer el costo de capital Establecer la evaluación de alternativas de inversión

Sistemas de Información Las computadoras en la mayoría de las empresas, se “subutilizan” para monitorizar sus operaciones cotidianas: administrar el sistema de producción, llevar la contabilidad, elaborar la documentación fiscal. Esto es simplemente automatizar los procesos clásicos, pero es el primer paso necesario. Los sistemas computacionales y los sistemas de información deben después insertarse en la estrategia empresarial y convertirse en factor básico de nuevas ventajas competitivas en manos de los directivos y un arma poderosísima para obtener nuevas oportunidades de negocio.

Sistemas de Información Hoy la velocidad se ha adueñado del mundo, de los mercados y las empresas. Son muy pocas aun las empresas que utilizan la tecnología digital para crear procesos nuevos que mejoren radicalmente su funcionamiento y les confieran la velocidad de reacción que necesitarán con objeto de competir en el emergente mundo empresarial de alta velocidad. Los instrumentos ya están disponibles para todo el mundo.

Guías de sistemas de información 1. Actualizar el equipo de cómputo obsoleto 2. Elegir correctamente el software base. 3. Instalar una red local (LAN) 4. Respaldar la información de la empresa de forma periódica 5. Contratar especialistas externos de TI 6. Usar redes públicas para bajar costos de comunicación 7. Usar enlaces dedicados para recibir y transmitir información 8. Construir una página WEB de contacto con clientes 9. Implementar un sistema de código de barras para el control de inventarios 10. Utilizar la tecnología internet en la relación con proveedores.

Aspectos Ambientales El deterioro al que se ha llevado al medio ambiente ha revertido sus efectos en el ser humano. Se ha puesto en evidencia que cumplir los reglamentos no es suficiente para garantizar que no se producirá una degradación del entorno. Con un enfoque proactivo, las empresas productivas cuidan y hacen uso eficiente de los recursos ambientales que son de todos…a la vez que ganan en competitividad.

Guías de Aspectos Ambientales 1. Usar medios electrónicos que sustituyan medio impresos. 2.Vigilar la presencia de humos y ajustar la combustión 3. Aislar instalaciones para evitar fugas de calor. 4. Mantener las condiciones óptimas del entorno laboral 5. Aplicar la cultura de “Descarga aguas arriba” 6.Modernizar procesos con tecnologías enfocadas a una “Descarga Cero”. 7. Difundir acciones medioambientales de la empresa para contribuir en la concientización. 8. Utilizar consumibles reciclables. 9. Comercializar sobrantes, desperdicios,emisiones aprovechablesy otros subproductos derivados de los procesos.

Ahorro de energía Una empresa productiva hace uso eficiente de sus recursos para lograr los resultados que pretende. Ahorrar energía también permitirá al país tener un desarrollo sostenible, conservando los recursos naturales y protegiendo el medio ambiente.

Guías de Ahorro de Energía 1. Determinar el índice energético de la empresa 2. Establecer el ofrecimiento comercial de la empresa. 3. Subir el factor de Potencia a un valor entre 0.9 y .95 4. Hacer un balance adecuado de la carga instalada para que por cada fase circule aproximadamente la misma corriente 5. Seleccionar adecuadamente la capacidad de una nueva subestación 6. Usar motores de alta eficiencia 7. Dimensionar correctamente la capacidad y tipo de motor para mover una carga determinada 8. Apagar las luces que no se utilizan 9. Utilizar lámpara eficientes y balastros electrónicos 10. Controlar la demanda eléctrica.

Direcciones para consultar las guías. ingenieria.unam.mx/anfei cozumel.fi-a.unam.mx/anfei www.contactopyme.gob.mx/mejoraspymes/