ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Este procedimiento NO es mandatario por la norma ISO 9001, hace parte de la Documentación del Sistema de Gestión Integral y de interés para todos.

Procedimiento Elaboración de Documentos Este procedimiento tiene como objetivo establecer los pasos a seguir para la elaboración de los documentos definidos por la Corporación para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

La Corporación cuenta con el procedimiento para la Elaboración de Documentos, identificado con el código SI-P-01, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ISO/certificación misional/Mapa de procesos/Sistema de gestión Integral/SI-P-01 Procedimiento Elaboración de Documentos

Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de CORPOICA que generen o actualicen documentos.

Qué es un Documento? Cualquier medio que contenga información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

Documentos definidos por Corpoica Esta es la estructura de los Documentos Internos del Sistema de Gestión de Calidad de Corpoica

CONDICIONES GENERALES El coordinador Nacional de Calidad es el responsable de velar por el cumplimiento de los requisitos establecidos en este documento. La modificación de versiones y la asignación de códigos a los documentos es responsabilidad del Coordinador Nacional de Calidad, de acuerdo con la tabla establecida para tal fin.

El Organigrama, La Misión, La Visión, La Política de Calidad, Los Objetivos de Calidad no requieren ser codificados, solo se identifican con su título y versión. Los documentos deben redactarse de manera impersonal, en un lenguaje claro y sencillo. Se debe evitar el empleo de un lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras.

Se debe mantener la uniformidad en la estructura, terminología y estilo de redacción dentro del documento. El contenido del documento debe ser coherente con las actividades que se desarrollen en el proceso de aplicación. Los documentos deben ser elaborados y actualizados cada vez que sea requerido sobre la base de los siguientes criterios:

Elaboración: Cuando las actividades tengan incidencia directa en la calidad del producto o servicio prestado. Teniendo en cuenta complejidad de la actividad. Teniendo en cuenta la competencia del personal. Si lo requiere una normatividad.

Actualización: Introducción de mejoras o cambios en los procesos Resultado de auditorias Desempeño no satisfactorio de los procedimientos vigentes Cuando sean afectados por una normatividad

Nota: la solicitud SI-F-01no aplica para la creación de los documentos, incluyendo los formatos identificados en las caracterizaciones de los procesos como resultado del diseño del sistema de Gestión de Calidad. Una vez aprobados estos documentos se debe solicitar la respectiva actualización en formato SI-F-01.

Condiciones de Forma Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se elaboran de acuerdo a las Plantillas de Documentos ya definidas. Encabezado: Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben incluir un encabezado en todas las páginas.

Márgenes El texto se escribirá con los siguientes valores de márgenes. Superior 2 cm. Inferior 2cm. Izquierdo 2.5 cm. Derecho 2 cm. Las márgenes establecidas aplican tanto al cuerpo del documentos como al material complementario 2 cm 2 cm 2.5 cm 2 cm

Texto Todos los párrafos del documento deben comenzar al margen izquierdo. El texto debe escribirse empleando letra tipo Arial 11, se debe utilizar doble espacio entre Títulos y sencillo entre subtítulos. Los Títulos de los Capítulos se deben escribir en mayúscula y negrita. Tamaño 11 En la matriz del diagrama de flujo y tablas, el tamaño de letra puede estar entre 5 y 11 puntos.

Al final del documento se identifican los responsables de la elaboración, revisión y aprobación, tal como aparece descrito a continuación Nombre Firma Cargo Elaboró Revisó Aprobó

Cuando se requiera realizar la impresión de un documento, ésta debe hacerse por ambas caras del papel

GRACIAS!!!