ESCUELA DE MICROBIOLOGÍA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Oficina Administrativa y Financiera

CONTENIDO Objetivos Documentación estándar Carta de solicitud Formato de Estudio y análisis de Conveniencia y Oportunidad Cuadro comparativo de precios de mercado Tipos de contratos Manejo presupuesto proyectos Plazos establecidos para tramites Inquietudes

OBJETIVOS Reducir los niveles de incertidumbre que se puede presentar al requerir un trámite administrativo. Reducir al mínimo la demora y repetición de los trámites administrativos. Establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministrando las bases a través de las cuales operará la Oficina Administrativa y Financiera. Maximizar el tiempo y los recursos que la Escuela pone al servicio de los docentes, investigadores y personal administrativo para cumplir con las funciones misionales (docencia, investigación y extensión).

DOCUMENTACIÓN ESTÁNDAR A . Carta de solicitud: Dirigida a la Directora de la Escuela sustentando la petición o necesidad, argumentando que la generó y porque es importante darle trámite. Toda solicitud para contratación de personal (CIS o prestación de servicios personales) debe incluir, además de lo anterior: (1) El nombre del proyecto, contrato o convenio que lo sustenta; (2) Datos completos del personal a contratar (nombre, apellidos, dirección, barrio, teléfono fijo, celular, cédula de ciudadanía, correo electrónico, funciones o actividades a desempeñar. (3) Salario mensual y número de meses del contrato. (4) Fecha prevista de inicio de labores. Nota: Sin importar el tipo de contrato, la Universidad no realiza pagos a una sola persona en nombre de otros. Siempre que se requiera contratar más de una persona para realizar iguales actividades y con iguales condiciones de salario y demás, se debe discriminar en la solicitud y se realiza contrato a cada uno.

DOCUMENTACIÓN ESTÁNDAR Toda solicitud para otorgar ayuda económica debe incluir: (1) El número de la sesión del Consejo de Escuela en la que fue aprobada (2) El monto que fue aprobado (3) La justificación de la ayuda económica: por ejemplo, si es para asistir a algún evento, congreso, para realizar la práctica profesional y costos de desplazamiento, etc. (4) Datos completo del beneficiario de la Ayuda económica (nombre completo, dirección, teléfono fijo, celular, número de la cuenta donde se deben consignar la ayuda). Si la ayuda es para dos o más personas, esto debe especificarse en la solicitud y anexar los datos de todos los beneficiarios. Toda solicitud de orden de servicio debe incluir:

DOCUMENTACIÓN ESTÁNDAR Toda solicitud de orden de servicio debe incluir: (1) Descripción del equipo, muebles o activo al que se le hará el mantenimiento. (2) Aclarar si es mantenimiento correctivo, preventivo o ambos o reparación. (3) Ubicación del equipo, mueble o activo. ( ejemplo: Laboratorio de hematología). (4) Estudio de Conveniencia y Oportunidad (5) Tres cotizaciones y cuadro comparativo de precios de mercado (6) En caso de no adjuntar las tres cotizaciones, se requiere sustentar porque se contrata con esa empresa (ejemplo: está certificada, es la que realiza el mantenimiento a los equipos de esa marca, …otras justificaciones)

DOCUMENTACIÓN ESTÁNDAR B. Formato de Estudio y Análisis de Conveniencia y Oportunidad C. Cuadro comparativo de precios de mercado

TIPO DE CONTRATOS Carta Contrato Orden de servicio Contrato de prestación de servicios personales Contratos de prestación de servicios - CIS Contratos de suministro Contratos de compra-venta Otros trámites Solicitud de ayuda económica a estudiantes y docentes Solicitud de refrigerios y almuerzos Solicitud de horas cátedra Solicitud de viáticos

MANEJO PRESUPUESTO PROYECTOS Todo proyecto nuevo, se requiere creación en el SIGEP del presupuesto por parte de la Coordinadora del Centro de Investigación. Una vez se tenga el presupuesto definitivo y esté creado en el SIGEP, todos los movimientos que ser realicen con cargo a un determinado proyecto son asentados en la respectiva cuenta en la Oficina Administrativa. Para proyectos existentes, las solicitudes de compra de insumos, contratación de personal, salidas de campo, servicios técnicos, entre otros debe hacerse por escrito. Toda solicitud debe contener información precisa sobre el proyecto en cuestión, que se requiere y porque, el rubro de donde se deben descontar los recursos solicitados, valor con iva incluido. Anexar todos los demás soportes (cotizaciones, cuadro comparativo de precios de mercado, estudio de conveniencia y oportunidad).

MANEJO PRESUPUESTO PROYECTOS La Auxiliar Contable y financiera revisa que exista disponibilidad en el rubro requerido e informa a la Coordinadora del Centro de Investigación. Una vez tenga el Vo.Bo. de la coordinadora del Centro de Investigación o de la Directora de la Escuela se tramita en la Oficina Administrativa. La solicitud de informes financieros de los proyectos se debe hacer con mínimo 3 días de anticipación.

TRAMITES A REALIZAR Una vez la solicitud para realizar contratos (prestación de servicios, suministros, compraventa de equipos, otros) está revisada, aprobada y contiene los soportes básicos: Hacer la solicitud de CDP: 1 día Entrega de CDP por parte del Departamento de Presupuesto: 2-5 días. Solicitud de papelería (Rut, copia de cc, Certificados de existencia y representación legal, contraloría, procuraduría, certificados de afiliación a EPS, datos personales, cuenta bancaria, constancia de matrícula para el caso de estudiantes, etc.): depende del compromiso del personal a contratar o de los proveedores – puede ser 1 a 5 días. Elaboración del contrato, resoluciones de ayuda económica, convenio pasantía, convenio pasantía joven investigador: 2 días Vo.Bo. Oficina Jurídica: 3 a 15 días (Nota. Todos los contratos superiores a $5.800.000 deben llevar el Vo.Bo de la Oficina jurídica). Se solicita CRP al Departamento de Presupuesto: 3 a 5 días

PLAZOS ESTABLECIDOS Para contratos de Prestación de Servicios con la CIS: TOTAL TIEMPO PROYECTADO MÁXIMO: 30 días. Para contratos de Prestación de servicios Personales TOTAL TIEMPO PROYECTADO MÁXIMO: 25 días. Para Convenios pasantía: Contratos de suministros: Para Cartas Contrato y Ordenes de servicio: TOTAL TIEMPO PROYECTADO MÁXIMO: 10 a 15 días. Para Convenios pasantía Jóvenes investigadores TOTAL TIEMPO PROYECTADO MÁXIMO: 10 días.