VIVAMOS EL PROCESO “GESTIÓN DEL FINANCIAMIENTO” UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Vicerrectoría Administrativa Departamento Financiero 2010 VIVAMOS EL PROCESO “GESTIÓN DEL FINANCIAMIENTO”

Todos los servidores públicos y contratistas de la Universidad de Antioquia, en coherencia con la normatividad vigente, asumirán y cumplirán de manera consciente y responsable el manejo de los recursos públicos.

agenda Componente Estratégico: Componente Operativo: Apertura del evento – Rector y/o Vicerrector General Finanzas universitarias – Vicerrector Administrativo Sistema financiero universitario – Asistente del Vicerrector Administrativo Componente Operativo: Introducción proceso “Gestión del Financiamiento” – Jefe Departamento Financiero Desarrollo Componente Operativo – Delegado Gestión del Financiamiento

COMPONENTE OPERATIVO

Estatuto financiero Acuerdo superior 350 del 27 de noviembre de 2007 Todas las disposiciones en materia financiera deberán ceñirse a las prescripciones contenidas en éste estatuto, el cual regula los procesos presupuestales, contables, de tesorería y todas las actividades de carácter financiero realizadas por la Universidad.

Objetivo General Objetivos proceso gestión del financiamiento Planear, formular y ejecutar financieramente los programas y proyectos de la Universidad y presentar los resultados financieros de la institución a la comunidad universitaria, a los organismos de vigilancia y control y demás usuarios de la información.

Objetivos proceso gestión del financiamiento Objetivos Específicos Planear el ciclo financiero anual universitario y definir las directrices Gestionar y administrar eficientemente el recurso financiero. Producir y presentar información financiera oportuna, confiable, relevante y comprensible Incentivar el mejoramiento continuo de los procesos y las personas que participan en el proceso Gestionar el proceso de costos vinculando todos los recursos necesarios para la realización de las actividades y la prestación de los servicios

PROCESO gestión del financiamiento Programación Operaciones Resultados

DEPENDENCIAS DEL PROCESO Sección de Presupuesto Realiza la estimación anticipada de los ingresos y egresos para la vigencia siguiente y ejerce el control del gasto. Sección de Tesorería Coordina el recaudo y distribución de los recursos, administración del portafolio y pago de las obligaciones y compromisos. Sección de Contabilidad Registro y control contable de las operaciones financieras de la Universidad.

DEPENDENCIAS DEL PROCESO Actividad de Cartera Apoyar a las Dependencias, Clientes Internos y Externos y Estudiantes en la gestión de la facturación y recaudo de la Cartera. Actividad de Conciliación Bancaria Confrontar y conciliar los registros de la Universidad sobre los valores de sus cuentas en entidades financieras. Actividad de Costos Calcular los costos originados por los centros de costo, actividades, servicios y productos ofrecidos.

FLUJOGRAMAS INGRESOS

Flujos de ingresos: FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO

FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO Flujos de ingresos FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO

FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30DÍAS Y DE CONTADO Flujos de ingresos FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30DÍAS Y DE CONTADO

FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO Flujos de ingresos FLUJOGRAMA DE VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS A 30 DÍAS Y DE CONTADO

Flujos de ingresos: FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS

FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS Flujos de ingresos FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS

FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS Flujos de ingresos FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS

FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS Flujos de ingresos FLUJOGRAMA DE TRANSFERENCIAS INTRAUNIVERSITARIAS

FLUJOGRAMAS GASTOS

VALOR EN SMLMV Y PESOS DE 2010 CONVOCATORIA O ANUNCIO RESOLUCIÓN RECTORAL 21000 DEL 14 DE JUNIO DE 2005 VALOR EN SMLMV Y PESOS DE 2010 AUTORIZACIONES FIRMAS CONVOCATORIA O ANUNCIO Entre 0 y 25 Entre $0 y $12,875,000 Ordenador del gasto Consulta de precios de mercado Iguales o superiores a 10 y su objeto es diferente a servicios personales Igual o superior a $5,150,000 Oficina de Asesoría Jurídica Entre 25 y 100 Entre $12,875,000 y $51,500,000 Tres cotizaciones Entre 50 Y 150 Entre $25,750,000 y $77,250,000 * Consejo de Facultad, Corporación, Escuela e Instituto, para inicio del tramite * Oficina de Asesoría Jurídica Si supera los 100 SMLMV deberá publicarse en el sitio Web o en las emisoras de la Universidad por un termino no inferior a 5 días hábiles.

VALOR EN SMLMV Y PESOS DE 2010 CONVOCATORIA O ANUNCIO RESOLUCIÓN RECTORAL 21000 DEL 14 DE JUNIO DE 2005 VALOR EN SMLMV Y PESOS DE 2010 AUTORIZACIONES FIRMAS CONVOCATORIA O ANUNCIO Hasta 250 Hasta $128,750,000 * Si esta entre 50 y 150 SMLMV el Consejo de Facultad, Corporación, Escuela e Instituto, para inicio del tramite * Los que superan los 150 SMLMV La Junta Asesora de Contratos * Oficina de Asesoría Jurídica Ordenador del gasto Si supera los 100 SMLMV deberá publicarse en el sitio Web o en las emisoras de la Universidad por un termino no inferior a 5 días hábiles. Entre 250 y 1.000 Entre $128,750,000 y $515,000,000 * Junta asesora de contratos * Oficina de Asesoría Jurídica *Ordenador del gasto *Rector Deberá publicarse en el sitio Web o en las emisoras de la Universidad por un termino no inferior a 5 días hábiles. Superior a 1.000 Superior a $515,000,000 * Junta asesora de Contratos * Oficina de Asesoría Jurídica * Si supera los 1.500 SMLMV debe contar con la autorización previa del Consejo Superior Universitario para lo cual se adjunta acta del Superior Aviso fijado en un lugar visible de la Universidad por un termino no inferior a 7 días hábiles

CONVOCATORIA O ANUNCIO RESOLUCIÓN RECTORAL 21000 DEL 14 DE JUNIO DE 2005 CONTRATOS DONDE LA UNIVERSIDAD ES SOCIA, APORTANTE O PROMOTORA VALOR EN SMLMV AUTORIZACIONES FIRMAS CONVOCATORIA O ANUNCIO Hasta 25 Hasta $12,875,000 Ordenador del gasto Consulta de precios de mercado Entre 25 y 150 Entre $12,875,000 Y $77,250,000 Comisión especial: conformada por el Vicerrector Administrativo o su delegado, el Asesor Jurídico o su delegado y quien esté a cargo de la dependencia interesada o su delegado, en la cual podrá participar como invitado un representante de la Oficina de Control Interno, informa a la Junta Asesora de Contratos Mayor a 150 Mayor a $77,250,000 Junta Asesora en Contratos con informe previo de la Comisión especial * Ordenador del gasto * Si supera los 250 SMLMV Rector

RESOLUCIÓN RECTORAL 21000 DEL 14 DE JUNIO DE 2005 SIN IMPORTAR LA CUANTÍA DEBE TENER EN CUENTA OBJETO DEL CONTRATO AUTORIZACIÓN TIPO DE CONCEPTO Obra civil o adquisición de equipos que impliquen intervenciones en planta física Comité de Planta física Evaluación y recomendación Obras de arte o elementos de ornamentación Comité de Curaduría Emite concepto Prestación de servicios con personas naturales para realizar actividades relacionadas con el funcionamiento de la Universidad que no implique el ejercicio de funciones administrativas Departamento de Relaciones laborales Visto Bueno

Flujos de gastos: PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y DE INFRAESTRUCTURA

Flujos de gastos: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES Flujos de gastos PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONALES

Flujos de gastos: CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA

CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA Flujos de gastos CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA

CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA Flujos de gastos CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA

CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA Flujos de gastos CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA

Flujos de gastos: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES Flujos de gastos COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES Flujos de gastos COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES Flujos de gastos COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES Flujos de gastos: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS NACIONALES

Flujos de gastos: COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES Flujos de gastos COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES Flujos de gastos COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES

COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES Flujos de gastos COMPRA DE MATERIALES Y SUMINISTROS INTERNACIONALES

RENDICIÓN DE LA CUENTA

RESOLUCIÓN 275 DEL 22 DE ENERO DE 2010 - RENDICIÓN DE LA CUENTA FORMATO NOMBRE PERIODICIDAD RESPONSABLES   Plan de acción Anual Oficina de Planeación 02 Relación contractual * Mensual Todas las Dependencias Académicas y Administrativas, y los Ordenadores de gasto, los Interventores y las personas designadas. 02 - U de A Relación contractual pactada en moneda extranjera Departamento Comercial y Encargada de Comercio Exterior. 03 Cierre presupuestal Sección de Presupuesto 05 Procesos judiciales Oficina de Asesoría jurídica y abogados, incluyendo el del Departamento de Seguridad Social. 06 Proyectos financiados con la banca o donaciones Vicerrectoría Administrativa, Coordinador de proyectos especiales y Tesorería *Los ordenadores del gasto, interventores de contrato y las personas designadas, tendrán la obligación de rendir la cuenta a la CGA durante los primeros 5 días hábiles del mes siguiente, sobre toda la contratación independiente de la cuantía, con todos los soportes

INFORMES ENTES EXTERNOS

Información PRESENTADA A ENTES EXTERNOS ENTE EXTERNO INFORME PERIODICIDAD FECHAS DE ENTREGA DEPENDENCIA Contaduría General de la Nación BDME - Boletín de Deudores Morosos del Estado Semestral 10 primeros días hábiles del mes de junio y diciembre Cartera * Formato CGN2005-001 Saldos y Movimientos * Formato CGN2005-002 Operaciones Recíprocas Trimestral Febrero 15, abril 30, julio 31 y octubre 31 Contabilidad * CGN2005NE-003 Notas de Carácter Específico. * CGN2005NG-003 Notas de Carácter General Anual 15 de febrero - Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN Declaración de Retención en la Fuente Mensual 10 de cada mes Solicitud de Devolución de IVA Bimestral 30 del mes siguiente Contraloría General de Antioquia Rendición de la Cuenta Declaración de Ingresos y Patrimonio por cada año gravable. 11 de abril Información en medios magnéticos, por cada año gravable. Mayo Estados Financieros Comparativos Anuales *Entidades Financieras. * Cámara de Comercio. Marzo

Información PRESENTADA A ENTES EXTERNOS ENTE EXTERNO INFORME PERIODICIDAD FECHAS DE ENTREGA DEPENDENCIA Ministerio de Educación Nacional Informe SNIES – Sistema Nacional de Información de la Educación Superior. Anual 30 de abril Contabilidad Información SUE – Sistema Universitario Estatal, Formatos Recursos Financieros. 30 de mayo Departamento de Seguridad Social – Ministerio de Protección Social Estados Financieros del Fondo de Seguridad Social – Programa de Salud Trimestral   Contraloría General de Antioquia Ejecución y modificaciones al presupuesto Mensual Dentro de los 10 días hábiles siguientes al cierre Presupuesto Contraloría General de la Republica Informe Programación y ejecución presupuestal y de tesorería metodología CHIP 15 del mes siguiente al cierre Presupuesto y Tesorería Cierre presupuestal y de tesorería metodología CHIP 22 de febrero Cierre presupuestal y tesorería metodología propia 28 de febrero Ministerio de Hacienda Reporte Deuda Pública 10 primeros días Tesorería 5 primeros días hábiles Reporte Ingresos-Egresos

MUCHAS GRACIAS UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA Vicerrectoría Administrativa Departamento Financiero 2010 MUCHAS GRACIAS

FACTURA Y CUENTA DE COBRO

TRANSFERENCIA INTRAUNIVERSITARIA

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - cDP Es un documento que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación. Debe ser previo al acto administrativo que compromete recursos, la violación a esa obligación, genera responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal.

REGISTRO PRESUPUESTAL El Certificado de Registro Presupuestal -CRP-, a diferencia del certificado de disponibilidad presupuestal, que afecta provisionalmente la apropiación existente, la afecta en forma definitiva. Esto implica que los recursos financiados mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin.

SOLICITUD DE PAGO

DOCUMENTOS ANEXOS A LA SOLICITUD DE PAGO Factura Acta de seguimiento

DOCUMENTOS ANEXOS A LA SOLICITUD DE PAGO Trámite extemporáneo de Factura Autorización para consignación REDNA

DOCUMENTACIÓN CONTRATACIÓN SERVICIOS PERSONALES Entregar la documentación 3 días hábiles antes del inicio de actividades Cuando el contratista es nuevo Ley 190 de 1995 – Declaración de bienes y rentas Hoja de vida Fotocopia de la cédula de ciudadanía Certificados de estudio Certificado de afiliación y autoliquidación a seg. social Certificado judicial vigente – DAS Certificado de antecedentes disciplinarios vigente – Procuraduría Tarjeta profesional Certificado de disponibilidad presupuestal – CDP Boletín de responsables fiscales – Contraloría Libreta militar Contrato

DOCUMENTACIÓN CONTRATACIÓN SERVICIOS PERSONALES Cuando el contratista ha sido contratado anteriormente Ley 190 de 1995 – Declaración de bienes y rentas Certificado judicial vigente – DAS Certificado de antecedentes disciplinarios vigente – Procuraduría Boletín de responsables fiscales – Contraloría Certificado de autoliquidación a seguridad social vigente Certificado de disponibilidad presupuestal – CDP Contrato

DOCUMENTACIÓN CONTRATACIÓN HORAS CÁTEDRA Boleta trámite del contrato Boletín de responsables fiscales – Contraloría Certificado de afiliación a seguridad social Resolución excepciones de Rectoría o Decanatura Autorización del jefe inmediato para actividades especiales, si se trata de un empleado administrativo o docente por fuera de su plan de trabajo Fotocopia de la cédula de ciudadanía Tarjeta profesional Pasaporte, Visa y cédula de extranjería, si es extranjero Autorización consignación, si es primer contrato

TIPO DE SOLICITUDES A COMERCIO EXTERIOR Giro: adquisición de servicios intangibles como suscripciones, afiliaciones, membrecías. Giro pedido: adquisición de bienes tangibles que no superan los 2.000 dólares. Pedidos: adquisiciones de bienes tangibles que superan los 2.000 dólares.

Planilla legalización notas debito