Taller de la OIM en Managua sobre El Manejo del Proceso de Emisión Documentos de Viaje: Aspectos y Lecciones 12 al 14 de Diciembre del 2005 Taller de la OIM en Managua sobre Documentos de Viaje Internacional y Sistemas de Emisión Florence Fultz, Directora de Operaciones en el Extranjero, Servicios de Pasaporte, Dirección de Asuntos Consulares, Departamento de Estado de EE.UU.

Temas por Cubrir Puntos vulnerables de las operaciones relacionadas con los pasaportes La necesidad de contar con estándares Prácticas recomendadas Proceso de manejo de pasaportes Proceso de solicitud de pasaporte y toma de decisiones Emisión y entrega del pasaporte Aspectos organizacionales y de personal Resumen de aspectos principales

El pasaporte es un documento valioso Puntos Vulnerables de las Operaciones Relacionadas con los Pasaportes (1) El pasaporte es un documento valioso Documenta la identidad y nacionalidad Permite el ingreso al país emisor Requerido para ingresar a otros países También sirve para constar la identidad del portador para efectos no migratorios

Puntos Vulnerables de las Operaciones Relacionadas con los Pasaportes (2) Se ha vuelto más difícil falsificar los pasaportes: El enfoque pasará al sistema de emisión Aspectos internos: Soborno de funcionarios Funcionarios corruptos Robo de libretas en blanco Aspectos externos: Engaño (presentación de documentos falsificados o documentos legítimos indebidamente obtenidos) Nueva tecnología ampliamente disponible

Combatiendo los Puntos Vulnerables del Sistema de Emisión de Pasaportes ¿Por qué se debe proteger al sistema de emisión? Combatir las amenazas a la seguridad interna Proteger contra actividad delictiva costosa Proteger la reputación del pasaporte Proteger la fuente de ingresos que representan los derechos de solicitud

Manejo de libretas para pasaporte Combatiendo los Puntos Vulnerables del Sistema de Emisión de Pasaportes – Prácticas Básicas (1) Manejo de libretas para pasaporte Acceso limitado Control de inventarios Manejo de libretas en blanco deterioradas o dañadas Arqueo al cierre de cada día

Manejo de fondos recaudados por concepto de derechos de solicitud Combatiendo los Puntos Vulnerables del Sistema de Emisión de Pasaportes – Prácticas Básicas (2) Manejo de fondos recaudados por concepto de derechos de solicitud Acceso limitado Solicitudes con efectivo no custodiadas Uso de cajeros automáticos Arqueo con frecuencia regular

Manejo de archivos y registros Combatiendo los Puntos Vulnerables del Sistema de Emisión de Pasaportes – Prácticas Básicas (3) Manejo de archivos y registros Acceso limitado Ambito seguro Registros ordenados estrictamente en orden numérico Retiro de expedientes del archivo

Proceso de Solicitud de Pasaporte y Toma de Decisiones (1) Establecer estándares procedimentales claros Asignar solicitudes en forma aleatoria entre el personal Cotejo aleatorio Retención de documentos hasta la conclusión del proceso Manejo de solicitudes presentadas por familiares y conocidos Anotaciones del caso Proceso de archivo

Proceso de Solicitud de Pasaporte y Toma de Decisiones (2) Verificar la identidad de los solicitantes Indispensable para garantizar la integridad del pasaporte Manejo de solicitudes de renovación y solicitudes para primer pasaporte Documentación de soporte Registros biométricos Verificación de la nacionalidad

Proceso de Solicitud de Pasaporte y Toma de Decisiones (3) Reemplazo de pasaportes extraviados y robados Anular pasaportes extraviados y robados Registrar los datos y distribuirlos a los puestos fronterizos y de control migratorio Escrutar cuidadosamente las solicitudes de reemplazo Validez de los documentos de reemplazo

Emisión de Pasaportes Impresoras para pasaportes y otros equipos Separación de funciones Contraseñas / claves de acceso / registros biométricos Auditoría

Aspectos del Personal Adminstración del personal Investigación previa a la contratación y chequeos posteriores Funciones y responsabilidades de funcionarios nuevos Las sanciones deben ser aplicadas de manera uniforme

Auditoría: Control Interno Componente esencial del sistema de emisión Independiente Parámetros medidos contra una serie de procedimientos estandarizados Frecuencia regular Recomendaciones implementadas y verificadas

Resumen: Aspectos Principales Dar razón de libretas en blanco durante todo el proceso Distribución aleatoria de solicitudes entre el personal Procurar la separación de funciones Controlar el acceso con contraseñas y rasgos biométricos Capacidad de saber quién tramitó cada solicitud durante cada etapa del proceso Sistema incluye cotejos y auditorías regulares y aleatorios Establecer estándares procedimentales claros y procurar que que el personal los conozca Investigar candidatos al empleo antes de contratarlos

Información de Contacto Florence Fultz Directora de Operaciones en el Extranjero Servicios de Pasaporte Dirección de Asuntos Consulares Departamento de Estado de EE.UU. Correo electrónico: <fultzfg@state.gov>