EL CICLO CONTABLE

CONCEPTO Se concede esta denominación al periodo de tiempo que media entre la apertura de las registraciones en los libros hasta el cierre del periodo contable.

LOS REGISTROS CONTABLES CONCEPTO: Es la afectación, anotación, registro o asiento que se realiza en los libros de contabilidad – pudiendo estos ser: fichas, planillas, libros o formularios continuos - habilitados a tal fin por el ente.

FINALIDAD: Dejar constancia de los hechos económicos y proporcionar los datos necesarios para elaborar la información financiera del ente. CLASIFICACION: Principales: Los registros en los libros Inventario, Diario y Mayor. Auxiliares: Los registros en los libros Caja chica/Fondo Fijo – Caja – Diario de compras IVA – Diario de ventas IVA. Complementarios: Los registros en los libros Bancos, Clientes y Proveedores.

Comentarios: Otra corriente de opinión, toma estos mismos registros y los identifica como registros de primera, segunda y tercera entrada respectivamente. Desde el punto de vista legal, los libros se clasifican en: Obligatorios y facultativos. Los facultativos a su vez se integran con los auxiliares y complementarios. Conforme a la Ley 1034/83, los libros, comprobantes y papeles de la correspondencia comercial deben ser conservados por el termino de cinco años.

ETAPAS DEL CICLO CONTABE ETAPA INICIAL: Es el momento inicial del proceso de registración, se utilizan los libros inventario, mayor y diario. LIBRO INVENTARIO: Se utiliza para hacer una descripción de los bienes, derechos y obligaciones que tiene el ente al inicio y en el momento del cierre de las operaciones. La descripción es amplia y bien detallada de modo tal que permita la identificación plena de los valores patrimoniales.

Requisitos legales: Si fueran para uso manual, los mismos deben estar encuadernados, foliados y rubricados antes de su utilización. Si fueran formularios continuos deben estar foliados y rubricados antes de su uso y encuadernados una vez que hayan sido utilizados. La rubricación es la constancia que deja el Registro Público de Comercio en la primera página o en el primer folio, que contiene la identificación de a quién pertenece el libro (persona física o jurídica), el uso al que será destinado (mayor, diario o inventario) y la cantidad de fojas (páginas que contiene). Esta exigencia es para todos los libros llamados principales y los auxiliares, siempre y cuando el resumen de estos sea llevado a los primeros.

El nuevo procedimiento para las solicitudes de rúbricas de hojas sueltas y formularios continuos de comercio, en una cantidad mayor a hojas, es el siguiente: "Los libros de comercio, antes de ser puestos en uso, deben ser presentados al Registro Público de Comercio, numerados en todas sus hojas para que sean rubricadas y selladas", y al mismo tiempo observar el plazo legal de expedición de documentos

El usuario proporcionará, en su respectiva solicitud de rúbrica (Formulario Registral F18), una dirección de correo electrónico a fin de que la Sección Rúbricas le provea, en formato PDF y a través de un correo institucional, especialmente habilitado a dicho efecto, un "sello digital" que aquel debe estampar en cada hoja o formulario continuo a modo de rúbrica.

Este sello digital contendrá el escaneado de la imagen que se utiliza actualmente en los sellos físicos, donde conste el número de entrada de la solicitud de rúbrica y cantidad de hojas correspondientes. En la respectiva inscripción de los sistemas modernos de contabilidad establecidos por Ley N° 4924/2013 "Que modifica el artículo 76 de la Ley N° 1034/83, 'del comerciante'", se consignará la cantidad de hojas rubricadas en ocasión de la solicitud.

El correcto uso del sello digital proporcionado por la institución registral será de exclusiva responsabilidad del rogante o solicitante de la rúbrica. LIBRO DIARIO: Se utiliza para hacer la registración de los hechos contables, permitiendo identificar en cada anotación la partida deudora y acreedora. Requisitos Legales: Los mismos que para el Libro Inventario. Desde el punto de vista legal es un libro de uso obligatorio y su obligatoriedad esta consignada en la Ley 1034/83 Del Comerciante.

Este sello digital contendrá el escaneado de la imagen que se utiliza actualmente en los sellos físicos, donde conste el número de entrada de la solicitud de rúbrica y cantidad de hojas correspondientes. En la respectiva inscripción de los sistemas modernos de contabilidad establecidos por Ley N° 4924/2013 "Que modifica el artículo 76 de la Ley N° 1034/83, 'del comerciante'", se consignará la cantidad de hojas rubricadas en ocasión de la solicitud.

Desde el punto de vista técnico es un registro principal y cronológico, pues el factor preponderante de ordenamiento de manera cronológica en la que suceden las operaciones. La registración efectuada en el libro diario recibe la denominación de ASIENTO y en éste se identifican los siguientes elementos: Numeración correlativa Fecha Partida deudora y partida acreedora Explicación Cierre

Reglas de la partida doble El registro de cada operación aumenta o disminuye por lo menos dos elementos de la ecuación contable. A esto se le conoce como reglas de la partida doble; y sirven de guía para analizar las distintas transacciones y facilitar el registro contable.

Las reglas de la partida doble son nueve, y se refieren al impacto que produce en los activos, pasivos y capital contable, el cambio en una partida específica de los rubros mencionados: A todo aumento de activo corresponde: 1. Disminución de otro activo. 2. Aumento de un pasivo. 3. Aumento de capital contable.

A toda disminución de pasivo corresponde: 4. Aumento de otro pasivo. 5. Disminución de un activo. 6. Aumento de capital contable. A toda disminución de una partida de capital contable corresponde: 7. Un aumento de otra partida de capital contable. 8. Una disminución de activo. 9. Un aumento de pasivo.

LIBRO MAYOR: Se utiliza para hacer la registración sistemática y homogénea, permitiendo identificar todas las anotaciones referidas a un mismo bien, derecho u obligación o bien determinada partida de egresos o de ingresos. Requisitos legales: Los mismos que para el Libro Inventario. Desde el punto de vista legal es un libro de uso obligatorio y su obligatoriedad esta consignada en la Ley 1034/83 Del Comerciante.

Desde el punto de vista técnico la anotación en el libro MAYOR es de carácter principal y son sistemáticos y homogéneos. La registración efectuada en el libro mayor simplemente recibe la denominación de Registro de Mayor.

ETAPA DE GESTION: Esta etapa se caracteriza por que la empresa lleva a cabo las operaciones que se consideran son típicas. Las operaciones típicas son: Compra de mercaderías Venta de mercaderías Cobranza por ventas Pago por compras Contratación de personal Pago de salarios Beneficios sociales y aportes al sistema de seguridad social. Compra de bienes e insumos para uso propio Contrato y pago de servicios de terceros.

Los documentos comerciales son: Factura contado Factura crédito Autofactura Nota de remisión Nota de crédito Nota de debito Recibo de dinero Pagaré

Los documentos comerciales deben permitir identificar: El vendedor que se identifica en el membrete El lugar y la fecha en la que se lleva a cabo la operación La identificación del comprador La identificación del comprobante (factura – auto factura – nota de remisión…) y autorización pertinente o sea el timbrado.

El objeto del contrato de compra-venta Las tasas del IVA que gravan la operación o la indicación de que está exenta El total del IVA que discriminado por tasa si fuera el caso El total en números y letras El número de copias: original – duplicado - triplicado

Esta descripción hace referencia a las facturas, autofacturas, notas de crédito, débito y de remisión, las cuales en forma genérica deben contar con el timbrado correspondiente. Los demás comprobantes no requieren timbrado. Registros contables en el Diario, Inventario y Mayor: en esta etapa se realizan los registros en los libros correspondientes.

Los libros de compras y ventas IVA Estos libros no son propiamente registros contables, en realidad son registros fiscales, si bien técnicamente la contabilidad admite la utilización de los sub diarios de compras y de ventas respectivamente. La imposición fiscal establece que, si se les asigna las funciones de sub diarios, deben ser rubricados, esto significa que los registros de DIARIO General están sustentados en resúmenes de estos libros. En los casos en que las registraciones del DIARIO General son sustentadas directamente por los respectivos comprobantes, no existe la obligación de rubricarlos.

Libro de compras: permite registrar las operaciones de adquisición de bienes y servicios de terceros, incluidas las importaciones. Se identifican los créditos fiscales en las distintas tasas que tiene el tributo, además de los bienes y servicios exentos de impuestos, así como las importaciones con indicación de la base imponible. Libro de ventas: permite registrar las operaciones de ventas de bienes y/o prestación de servicios a terceros. Se identifican los débitos fiscales en las distintas tasas que tiene el tributo, los bienes y servicios exentos de impuestos, así como las retenciones en la fuente, si fuera el caso. Libro de compras: permite registrar las operaciones de adquisición de bienes y servicios de terceros, incluidas las importaciones. Se identifican los créditos fiscales en las distintas tasas que tiene el tributo, además de los bienes y servicios exentos de impuestos, así como las importaciones con indicación de la base imponible. Libro de ventas: permite registrar las operaciones de ventas de bienes y/o prestación de servicios a terceros. Se identifican los débitos fiscales en las distintas tasas que tiene el tributo, los bienes y servicios exentos de impuestos, así como las retenciones en la fuente, si fuera el caso.

Registros contables complementarios Libro de bancos: permite registrar los movimientos reflejados en la cuenta corriente y/o cuenta de ahorro. Libro de proveedores: permite registrar los movimientos derivados de las compras a crédito simple de mercaderías y/o servicios, reflejando además las amortizaciones y/o cancelaciones. Libro de clientes: permite registrar los movimientos derivados de las ventas de mercaderías y/o servicios a crédito simple de mercaderías y/o servicios, reflejando además las amortizaciones y/o cancelaciones.

Balance de sumas y saldos preliminar: se elabora el balance de comprobación de saldos, que tiene por objeto corroborar la corrección con que se han efectuado las registraciones del libro diario al libro mayor. Tiene cuatro columnas, las primeras dos reflejan los movimientos y las dos últimas, los saldos. Las sumas de las dos primeras columnas deben ser iguales entre sí, además deben coincidir con la suma total de las columnas del libro diario. Y las sumas de las dos últimas columnas deben ser iguales entre sí, pero diferentes a las primeras dos columnas. Este informe recibe también la denominación de BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS.

Balance General Es un estado financiero principal que refleja la imagen de la situación financiera y patrimonial de una empresa a una fecha específica. A través de este estado contable podemos apreciar la capacidad de solvencia de un ente. Es un estado financiero estático por su carácter de información permanente; esto significa que los saldos de las cuentas del balance general deben pasar a la siguiente gestión fiscal, plasmándose en el balance inicial o de apertura. Los grupos de cuentas que constituyen el balance general son: los activos, pasivos y el patrimonio.

Estado de Resultados Conocido como el estado de pérdidas y excedentes, es un estado financiero principal que refleja en su contenido exclusivamente el movimiento de ingresos y egresos. La finalidad primordial de este informe financiero es de mostrar la utilidad o pérdida a una fecha determinada. Es un estado contable dinámico por que presenta actividad; en consecuencia, los saldos de estas cuentas se cierran al final de una gestión fiscal o periodo específico. Se compone de dos grupos de cuentas que son: los ingresos y los gastos.