“El FSE invierte en tu futuro” FONDO SOCIAL EUROPEO “El FSE invierte en tu futuro” Manual de procesos y procedimientos para la gestión del Fondo Social Europeo 2007 – 2013 Septiembre 2008

Contenidos de la presentación

PUNTO DE PARTIDA El Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 dispone que, antes de la puesta en marcha de los Programas Operativos, cada Estado miembro ha de establecer unos sistemas de gestión y control que garanticen el correcto uso de los recursos comunitarios. El documento del COCOF de 07/0039/00-EN recomienda específicamente a las Autoridades de Auditoría comprobar si se ha elaborado algún manual de procedimientos para su uso por el personal de la AG y la AC. La Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) quiere responder a las exigencias comunitarias al mismo tiempo que contribuye a optimizar su trabajo dentro del marco de mejora y modernización de la Administración Pública.

OBJETIVOS Optimizar la gestión del FSE, definiendo una estructura procedimental que engrane todas las piezas, asignando responsabilidades a los diferentes actores, definiendo los flujos de información entre ellos, y estableciendo los hitos temporales y los soportes documentales que han de ser respetados. Recogiendo todos los procedimientos existentes para completarlos y adaptarlos al nuevo periodo de programación cuando sea necesario. Garantizando que los procedimientos del Manual son factibles en la práctica con el apoyo de la herramienta informática “FSE 2007” diseñada al efecto.

EL PROCESO SEGUIDO PARA SU ELABORACIÓN Se comenzó recogiendo toda la información disponible sobre los procedimientos, formales e informales, existentes en la UAFSE para la gestión del FSE 2000-2006. El primer mapa de procedimientos sirvió para identificar los cambios y mejoras que eran necesarios. Sobre una versión completa se eliminaron disonancias y se buscó la adaptación de cada procedimiento diseñado a las condiciones reales de trabajo. Las aportaciones del equipo de la UAFSE ha sido fundamentales: 8 entrevistas iniciales y más de 10 reuniones para validar los procedimientos a medida que se diseñaban.

ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR DE ESTE MANUAL Tiene en cuenta las orientaciones de la Comisión y del COCOF para la verificación del cumplimiento del art. 71 e incluye toda la información solicitada. Coordina las tareas de la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación, homogeneizando la terminología y las herramientas de trabajo. Sitúa a las Autoridades en el centro de los procesos: ordenando sus obligaciones y responsabilidades con instancias superiores. definiendo las obligaciones de las entidades que dependen de ellas. Atiende tanto a la normativa comunitaria como nacional.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO El bloque introductorio (capítulos 1 a 3) fija los objetivos, límites y contenido. También recoge elementos de contexto a tener en cuenta para entender con mayor precisión la razón de ser de los procesos y procedimientos cuya descripción se aborda. La parte central (capítulo 4) combina una integración de todos los procesos y procedimientos a través de las interrelaciones existentes, con una estructura en fichas individuales que facilitan su manejo y, cuando proceda, actualización. Un conjunto de anexos finales (capítulo 5) permite contar, entre otros, con un glosario terminológico y de acrónimos y con un compendio normativo.

USO DEL MANUAL El Manual no es un documento que esté concebido para su lectura “ordenada”, de principio a fin, sino más bien para su utilización por partes, según las necesidades concretas del usuario en cada momento. Una vez conocida la información de este bloque, sólo se utilizará para consultas puntuales. Aunque está preparado para ser editado en papel, el manual resulta mucho más práctico y operativo si se usa en la versión electrónica ya que: Permite “navegar” de unas secciones a otras de forma rápida. Tiene enlaces directos a las plantillas documentales que deben utilizarse en cada caso

Desde el Índice general… NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA Desde el Índice general… …a las distintas partes del cuerpo del Manual

…a las fichas de procedimiento NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA Desde el Índice de Procesos y Procedimientos… …y desde el Índice de cada proceso… …a las fichas de procedimiento

NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA Desde las fichas de procedimiento… …y desde los anexos… …a los Modelos Documentales y otros documentos

CONTENIDOS. BLOQUE I. Presentación y descripción: Justificación del enfoque del Manual y cada uno de sus apartados. Explicación de la estructura del documento, del sistema de actualización y de la forma recomendada de uso. El FSE en España en el periodo 2007-13: Desde lo más general a lo más concreto, se describe la política de cohesión, los principios básicos para los Fondos Estructurales 07-13 y la programación del FSE en España en el nuevo periodo. Además, se describen los organismos implicados en la gestión del FSE, sus funciones y las relaciones entre ellos. Este capítulo, evidentemente de contexto, será de especial interés de cara a facilitar la incorporación de nuevo personal a la UAFSE.

CONTENIDOS. BLOQUE I.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Es el núcleo del Manual. Contiene una ficha para cada procedimiento con toda la información necesaria para ubicarlo en el proceso al que pertenece e interrelacionarlo con otros procesos y procedimientos cuando corresponda. Las fichas de procedimientos constan fundamentalmente de dos partes básicas; la descripción del procedimiento y su representación gráfica, además de una serie de elementos estructurales que son comunes a todos ellos. Cada ficha está concebida como un “paso a paso” para el desarrollo de las diferentes tareas y contiene la información imprescindible para facilitar la agilidad en su comprensión y uso.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas La cabecera de cada ficha incluye la denominación del procedimiento, la unidad responsable y un código identificativo.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas El pie de página se compone del número de ficha y los elementos necesarios para el sistema de sustitución de fichas (actualización), y el número de página.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas El objeto del procedimiento contiene una breve definición de su utilidad en el contexto que se desarrolla.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas En alcance y limitaciones se incorpora información que permite identificar con mayor precisión el comienzo o el final del procedimiento, relacionarlo con otros procesos o procedimientos, o introducir matices.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas La descripción del procedimiento numera sus etapas, indica quién es el responsable de la acción, qué actividades, cómo y cuándo deben realizarse.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas En anexos y soportes documentales se referencia cualquier elemento tangible que sea utilizado en la realización de la acción. Modelos, plantillas, índices, etc.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas El punto de normativa aplicable referencia las normas de aplicación específica al caso de que se trate, ordenada de lo particular a lo general.

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas La representación gráfica permite ver de un solo vistazo el procedimiento con sus diferentes variantes y los documentos generados

CONTENIDOS. BLOQUE II. Descripción de las fichas Los símbolos utilizados para la representación gráfica son los más habituales en este tipo de diagramación:

CONTENIDOS. BLOQUE II. Mapa general de procesos y procedimientos

CONTENIDOS. BLOQUE II. Proceso de seguimiento. 10 Procedimientos NºFicha Código Denominación del Procedimiento 1 SEG-DSS Diseño y puesta en marcha de los Sistemas de Gestión y Control 2 SEG-CS Comité de Seguimiento 3 SEG-DEL Delegación de Funciones en el Organismo Intermedio 4 SEG-ECS Elaboración de los Criterios de Selección de Operaciones 5 SEG-MCS Modificación de los Criterios de Selección de Operaciones 6 SEG-IAE Informe Anual de Ejecución 7 SEG-IFE Informe Final de Ejecución 8 SEG-VAL Validación del Gasto 9 SEG-CEG Certificación del gasto de Asistencia Técnica 10 SEG-RPO Revisión del Programa Operativo

CONTENIDOS. BLOQUE II. Proceso de verificación. 3 Procedimientos NºFicha Código Denominación del Procedimiento 11 VER-ADG Análisis de las declaraciones de gasto 12 VER-RI Recuperación de importes 13 VER-CF Correcciones financieras

CONTENIDOS. BLOQUE II. Proceso de certificación y gestión financiera. 5 Procedimientos CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN FINANCIERA NºFicha Código Denominación del Procedimiento 14 CRT-PRE Prefinanciación 15 CRT-INT Certificado y Declaración de Gastos - Solicitud de Pago Intermedio 16 CRT-SAL Certificado y Declaración de Gastos – Solicitud de Pago Final 17 CRT-GF Gestión Financiera 18 CRT-SP Suspensión de Pagos

SISTEMA DE ACTUALIZACIÓN Las fichas que queden obsoletas serán archivadas, dado que cabe la posibilidad de que posteriormente pueda ser necesario consultar su contenido. Tanto la nueva ficha como la antigua recogerán en el pie de página la información para la trazabilidad de las actualizaciones, y se contará con una tabla de registro de los cambios.

CONTENIDOS. BLOQUE III. El Manual incluye los siguientes anexos: Glosario de términos relacionados con la gestión de los Fondos Estructurales. Glosario de acrónimos utilizados en el documento. Relación de la normativa nacional y comunitaria (compendio de las referencias incluidas en las fichas de procedimientos) Modelos documentales Todos estos anexos pueden y deben ser actualizados y completados a medida que se modifique el Manual para incluir nuevos documentos, recoger nuevas referencias normativas o adaptar determinados procesos.