Implementación Política Financiera EDEQ

RUTA DE IMPLEMENTACIÓN Implementación de La Política en la filial. Verificación de la aplicación de La Política. Ajustes a la Política. Registro del resultado de la interacción. La Junta Directiva en sesión del 04 de septiembre de 2012. Aut. 762 aprobó la política financiera, así: “EDEQ desarrolla su Gestión Financiera atendiendo criterios de ética, transparencia, responsabilidad frente al riesgo y rigurosidad financiera, dentro del marco legal y estatutario y en línea con sus objetivos estratégicos. Lo anterior, para soportar las decisiones de inversión, obtención de recursos, reparto de excedentes financieros y manejo de liquidez, con el fin de maximizar el valor de la empresa y garantizar su sostenibilidad en el contexto del sano equilibrio entre lo social, lo económico y lo ambiental.” Según el protocolo de interacción entregado: Implementación de la política en la filial: El Gerente de la filial se responsabiliza de la implementación de la política. El responsable de la formulación de la política por parte de EPM hace el acompañamiento inicial en la verificación del plan de implementación, sin generar cobro. Posteriormente, las acciones tendientes a la materialización de ese plan son asumidas por la filial y en caso de requerir apoyo de EPM, tendrá un costo como prestación de servicio. 5. Verificación de la aplicación de la política: El Gerente de la filial es responsable de verificar el cumplimiento de la política en su empresa y podrá solicitar apoyo a su dependencia de control interno. Cada responsable de proceso en la filial asegura que la política es implementada en su proceso y presenta un informe periódico a su Junta Directiva. 6. Ajustes a la política: El Gerente de la filial debe informar al responsable de la formulación de propuesta de la política por parte de EPM y a la Subdirección de Empresas Vinculadas, si es necesario realizar ajustes a la política después de las respectivas verificaciones. 7. Registro del resultado de la interacción: El responsable de la formulación de propuesta de política por parte de EPM y el responsable del proceso en la filial, deben registrar el resultado del protocolo de interacción en la respectiva intranet, en los sitios destinado para tal fin.

Implementación de la Política Financiera Fases Descripción Socialización *Dar a conocer a la organización la política financiera. Identificación de Criterios de la política financiera. *Identificar los aspectos enunciados en la política que van a ser medidos como: ética, transparencia, liquidez, rentabilidad entre otros. Definir el ¨cómo¨ se van a medir cada uno de los criterios identificados *Consiste en identificar cual metodología va a ser utilizada para la medición de cada uno de los criterios. Ejecución de la medición del indicador y seguimiento del mismo. *Consiste en realizar la medición de los criterios y realizar su seguimiento periódico. Socialización de los resultados de la medición. *Consiste socialización periódica a través del radar de medición el resultado obtenido.

Avances en Implementación… Programa NIIF Lineamientos Programa NIIF: Circular 104 del 26 de Julio de 2012 Emitió el Manual de Lineamientos de Información Financiera y Contable en adopción de las NIIF. Diseño ajustado de los procesos del Macro Gestión Financiera: Se tiene fecha de cierre diciembre de 2012. Avance sobre el 80%. Manual de Lineamientos, Reglas de Negocio y Listado de Procedimientos: Fecha prevista: Marzo de 2013. Protocolos de interacción: Pendiente Registrar el resultado de implementación de la política. Proyecto Roll Out – ERP Red de Sinergia Financiera

Lineamientos Proceso Plan financiero de mediano y largo plazo Para el cumplimiento de la política se dictarán los siguientes lineamientos y que serán contenidos en el manual de cada uno de los procesos: Proceso Plan financiero de mediano y largo plazo Alcance de la planeación financiera El plan financiero deberá traducir en términos monetarios el direccionamiento estratégico, los planes de negocio y de soporte, para obtener estados e indicadores financieros proyectados que apoyen la toma de decisiones de la empresa. Estructura de capital La estructura óptima de capital se deberá definir teniendo en cuenta el máximo nivel de endeudamiento, que permita garantizar una calificación de deuda objetiva en el mercado financiero y atender las restricciones establecidas por los acreedores financieros.

Lineamientos Costo de capital El costo de capital deberá ser el referente de rentabilidad mínima a considerar para los análisis de generación de valor y la toma de decisiones en materia de inversión, construcción de proyectos, adquisición o conformación de empresas dentro de la estrategia de crecimiento. Estimación de dividendos a recibir de filiales y asociadas Los dividendos a distribuir deberán ser estimados de acuerdo al retorno esperado por los dueños, con lo establecido en los planes de negocio, la estrategia de optimización tributaria y la viabilidad financiera de las empresas.   Consistencia entre el plan financiero y el marco contable y tributario El Plan financiero deberá guardar coherencia con los aspectos contables y tributarios, de tal manera que se puedan realizar análisis de tendencia entre la información histórica y la proyectada.

Lineamientos Proceso Elaboración del presupuesto Propósito de la elaboración del presupuesto El Presupuesto corresponde al plan financiero de corto plazo y deberá traducir en términos financieros el direccionamiento estratégico, los planes de negocio y de soporte, para obtener los estados e indicadores financieros que apoyen la toma de decisiones, el seguimiento para el logro de los objetivos estratégicos y para garantizar la apropiación de los recursos que respalden la asunción de compromisos por parte de la organización.   Metas financieras El presupuesto deberá reflejar en sus valores las metas financieras definidas que garanticen el cumplimiento de los objetivos propuestos. Consistencia entre el presupuesto y el marco contable y tributario El Presupuesto deberá guardar coherencia con las prácticas contables y tributarias, de tal manera que se puedan realizar análisis de tendencia entre la información histórica y la presupuestada.

Lineamientos Proceso Gestión de Financiación Operaciones de crédito de largo plazo La gestión de financiación comprenderá la realización de todas las gestiones y tramites necesarios para que la matriz en forma oportuna, pueda gestionar las operaciones de crédito de largo plazo, garantizando la disponibilidad de los recursos requeridos para el normal funcionamiento de la empresa y para materializar las decisiones de inversión y crecimiento, optimizando los costos de financiamiento.  Cobertura del riesgo de mercado del pasivo financiero de largo plazo La gestión de financiación   comprenderá la realización de todas las gestiones y tramites necesarios para que la matriz en forma oportuna, pueda gestionar las operaciones de cobertura, para mitigar el riesgo de mercado del pasivo financiero. Relacionamiento con inversionistas La gestión financiera deberá mantener un relacionamiento permanente con los inversionistas como grupo de interés relevante, aplicando criterios de transparencia e igualdad en el suministro de información, con el fin de facilitar las operaciones de crédito con una visión de largo plazo.

Lineamientos Proceso Gestión flujo de caja Unidad de caja Los recursos financieros deberán ser administrados centralizadamente siguiendo el criterio de unidad de caja con el fin de optimizar su utilización y garantizar la disponibilidad de los recursos. Gestión del riesgo financiero Las operaciones para el manejo de la gestión del flujo de caja se deberán realizar con base en una adecuada gestión de los riesgos financieros asociados, en condiciones de mercado y sin ánimo especulativo.

Lineamientos Proceso Gestión cuentas por pagar Cumplimiento del mandato de pago Los mandatos de pago se deberán efectuar después de aprobadas las órdenes de pago por parte de los funcionarios competentes, con el fin de cumplir oportunamente las obligaciones adquiridas, y según la disponibilidad de efectivo de la empresa.   Beneficiarios del pago Los mandatos de pago deberán realizarse al acreedor legítimo, a quien la ley determine o a quien el ordenador autorice, para garantizarle al beneficiario real el pago por el valor ordenado, con seguridad y oportunidad de acuerdo con las instrucciones de pago.

Lineamientos Proceso Gestión presupuestal Control presupuestal Las obligaciones contraídas deberán contar con la suficiente apropiación presupuestal con el fin de garantizar la existencia de recursos para atender los compromisos adquiridos. Cada dependencia es responsable por el uso adecuado de los recursos.   Seguimiento al presupuesto El seguimiento financiero del presupuesto deberá constituir una herramienta de análisis, que permita tomar decisiones consistentes y efectuar correctivos oportunos.

Proceso Gestión contable Lineamientos Proceso Gestión contable Responsabilidad del hecho económico Los hechos económicos deberán ser registrados de manera descentralizada por el responsable del proceso en el cual son generados y deberán garantizar la oportuna identificación, clasificación, registro, conciliación y control de las operaciones con sus respectivos soportes, con el fin de minimizar los riesgos de índole contable.   Estados financieros consolidados Para obtener los estados financieros, las prácticas contables deberán estar homologadas y ser aplicadas acorde a lo definido en concordancia con la casa matriz. Cierre contable Todos los procesos que impactan la elaboración de estados financieros deberán ajustar y sincronizar sus respectivos cierres o generación de información al cronograma de cierre contable.

Lineamientos Proceso Gestión tributaria Análisis tributario de opciones de negocio o contratación La dependencia que adelante un proceso de negociación o contratación deberá realizar el análisis del impacto tributario, para la toma de decisiones, y para ello debe considerar diversos escenarios y modalidades con su relación costo-beneficio tributario y el riesgo asociado y teniendo en cuenta las prácticas tributarias definidas por la dependencia responsable del proceso gestión tributaria.   Cláusula tributaria contractual Las dependencias que adelanten procesos de contratación deberán incluir las cláusulas tributarias vigentes, con el fin de velar por la uniformidad de criterios en la contratación y evitar posibles controversias con los contratistas. Impuestos asumidos Las dependencias que adelanten procesos de contratación no deberán asumir el pago de impuestos que de acuerdo con las normas legales sean a cargo de los contratistas u otros terceros con los cuales se tengan relaciones.

Lineamientos Proceso Gestión de Información Financiera de Activos Gestión de activos La gestión de los activos deberá realizarse con criterios de optimización y eficiencia, con el fin de propiciar la productividad y la generación de valor económico, social y ambiental. Información de activos La gestión de los activos deberá proporcionar información cualitativa y cuantitativa de los activos de propiedad, planta y equipo, diferidos e intangibles para atender requerimientos administrativos, legales, contables, financieros, fiscales, de seguros y de mantenimiento.

Lineamientos Proceso Gestión de Información de costos Gestión de costos La gestión de la información de costos deberá proporcionar a los responsables de los procesos, información suficiente y oportuna para que estos gestionen sus costos con el fin de mejorar la eficiencia operativa y optimizar el uso de los recursos. Proceso Gestión Cartera Seguimiento y recuperación de cartera Cuando se venda un bien, se preste un servicio, o se generen obligaciones a favor de la empresa se deberá realizar la Gestión de Cartera, mediante acciones de seguimiento a las cuentas por cobrar, con el fin de minimizar los riesgos inherentes a la recuperación de la misma.

Lineamientos Proceso Gestión Recaudo Recaudo por venta de bienes y servicios El recaudo de los dineros por la venta de bienes y servicios deberá responder a parámetros de transparencia, eficiencia, seguridad y oportunidad; para lo cual se dispondrá de diferentes medios y canales de pago que permitan hacer la cancelación de las facturas de manera ágil y eficiente, con el fin de garantizar el aseguramiento de ingresos.