INTRODUCCIÓN La adecuada Gestión Documental de una Empresa, es determinante para la conservación de su memoria institucional.
GESTION DOCUMENTAL Es el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.
DESARROLLO DE LA GESTION DOCUMENTAL La gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos)
SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL, O SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Es un sistema de gestión de documentos computarizados, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.
FLUJO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Elementos 1. Bases de Datos 2. Hardware 2.1 Escaneres y dispositivos de Digitalización 2.2 Servidores Software 3.1 Gestores documentales
4. Redes 5. Usuarios 6. Administradores OPORTUNIDADES Mejora la productividad La optimizacion y organizacion de los documentos
VENTAJAS Gestión y control efectivo: sencillez, rapidez y ahorro: La organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio Uso racional de los recursos : La gestión documental facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente . Productividad y valor añadido : Ahorro en costos, rapido acceso a la información dentro de la organización.
DESVENTAJAS 1. El factor económico y más estas denominadas TI (Tecnologías de Información)