Gestor Obra: Certificación Electrónica Manual de Usuario Septiembre 2010

Gestor de obra: certificación electrónica Contenido Gestor de obra: certificación electrónica Introducción Gestión certificación contratista Informe certificación contratista

1 Certificación electrónica: Introducción

Introducción certificación electrónica Modificaciones a la funcionalidad existente en la actualidad: - Se traspasa las competencias a los contratistas, que a partir de ahora serán responsables de informar en los sistemas del grupo Gas Natural y Unión Fenosa los servicios ejecutados asociados a las obras realizadas. -La empresa contratista visualizará la Precertificación (presupuesto) con los servicios y unidades presupuestadas para su actualización de acuerdo con lo realmente ejecutado desde el portal de proveedores. La empresa contratista creará y modificará las certificaciones de contratistas con los servicios necesarios para realizar las certificaciones de la obra en el portal. La empresa contratista realizará el seguimiento de las certificaciones a través del portal. La empresa contratista recibirá la impresión del presupuesto y de las certificaciones electrónicamente. No será necesario la impresión de los documentos en sap.

Introducción certificación electrónica Al guardar una certificación el contratista se enviará correo al gestor de obra informando de la nueva certificación creada por el contratista. En el caso que no haya asignado el gestor de obra en el expediente de la obra, se enviará el correo al técnico (TCI). El gestor de obra creará la certificación en sap aceptando la certificación del contratista. Las acciones a realizar por el gestor de obra en las certificaciones del contratista son: Aceptar la certificación del contratista y crear la certificación sap. El proceso a partir de la creación de la certificación sap NO cambia, se debe enviar a firmas para realizar su contabilización. Rechazar la certificación del contratista: El gestor de obra deberá informar al contratista del motivo de rechazo. El contratista visualizará la certificación como rechazada y visualizara en el portal el motivo de rechazo informado por el gestor de obra. Visualizar la certificación del contratista: El gestor de obra podrá visualizar todos los datos informados en la certificación del contratista.

Glosario Certificación contratista: Certificación generada por el contratista desde el portal de proveedores. Certificación sap: Certificación generada por gestor de obra desde el menú de gestión de obras. La certificación de sap se podrá generar a partir de los datos de la certificación del contratista. Estatus certificación contratista: Son los posibles estatus de la certificación del contratista: No enviado: El contratista ha creado una certificación pero no la ha enviado al gestor de obra. En curso: El contratista ha enviado la certificación al gestor de obra. Aprobada: El gestor de obra creo la certificación sap y envío a firmas. Posteriormente se contabilizó. La certificación se encuentra pendiente de facturar. Rechaza: El gestor de obra rechaza la certificación del contratista para que modifique los datos y vuelva enviar la certificación correctamente informada al gestor de obra. Estatus certificación sap: Son los posibles estatus para realizar la aprobación certificación sap (contabilización certificación).

2 Certificación electrónica: Gestión certificación contratista

Gestión certificación contratista Opciones/Acciones principales Gestión Certificación Contratista: Acceso a certificación contratista Listado certificación contratista Visualizar, aceptar y rechazar certificación contratista

Gestión certificación contratista Acceso a certificación contratista Desde Sap se accede al menú de gestión de obras (transacción YL99). Las certificaciones del contratista se visualizan en el workflow certificaciones: Paso 1: Indicar número de obra sap Paso 2: Pulsar Workflow certificaciones

Gestión certificación contratista Listado certificación contratista Al pulsar el botón workflow certificaciones se navega a la lista de certificaciones contratistas asociadas a la obra: Fecha creación del contratista: Fecha en la que el contratista ha guardado la certificación. Número certificación del contratista. El número de certificación contratista es PV + número (serie) Estatus de la certificación contratista: En curso: El contratista ha enviado certificación al gestor de obra. Aprobada: La certificación del contratista ha sido aceptada por el gestor de obra, posteriormente se ha enviado a firmas y se ha contabilizado. Rechazada: La certificación ha sido enviada por el contratista pero el gestor de obra la ha rechazado. Esta pendiente de ser modificada por el contratista.

Gestión certificación contratista Visualizar certificación contratista Señalar la certificación de contratista y pulsar visualizar certificación contratista: Permite imprimir Permite guardar en PDF Pulsar:

Gestión certificación contratista Visualizar certificación contratista Los datos a visualizar en el pdf son: cabecera, posición, subtotales según cuentas y total importe: Datos cabecera Servicios certificados Importe cuenta Importe total certificado Avance certificado

Gestión certificación contratista Aceptar certificación contratista Los pasos a realizar si la certificación del contratista es correcta y se necesita crear la certificación sap: Pulsar: Pulsar: Al pulsar “Sí” se navega a la pantalla para crear la certificación sap, en la primera pantalla se debe indicar la descripción de la certificación electrónica. Pulsar intro.

Gestión certificación contratista Aceptar certificación contratista Los datos de la certificación del contratista automáticamente se actualizan para la creación de la certificación sap. No se permite al gestor de obra modificar los datos: Automáticamente se actualizan los datos de cabecera con los datos actualizados por el contratista: - Avance certificación Última certificación Avance Tritubo Cer. Automáticamente se importan de la certificación de contratista los servicios con las cantidades indicadas por el contratista en el portal de proveedores Al “Guardar cert” se crea la certificación sap con los datos de la certificación del contratista. La certificación estará pendiente de ser enviada a firmas. Al “Guardar + enviar firmas” se realizan los siguientes pasos: - Se crea la certificación sap. Si el usuario tiene firma se muestra pop up solicitando si el usuario quiere contabilizar la certificación sap. Si el usuario no tiene firma se envía a circuito aprobación.

Gestión certificación contratista Rechazar certificación contratista Los pasos a realizar si la certificación del contratista no es correcta y se ha de enviar el rechazo al contratista: Pulsar: Pulsar e indicar motivo de rechazo: Al aceptar, el contratista visualiza en el portal de proveedores el rechazo con el motivo de rechazo indicado. El estatus de la certificación se modificará de en curso a rechazada.

3 Certificación electrónica: Informe certificación contratista

Informe certificación contratistas Opciones/Acciones principales informe certificación contratista: Acceso Informe certificaciones contratista Búsqueda certificación por datos de obra Búsqueda de certificaciones de contratista Listado certificaciones

Gestión certificación contratista Acceso a Informe certificaciones contratista Desde Sap se accede al menú de gestión de obras (transacción YL99). Las certificaciones del contratista se visualizan en análisis: Pulsar

Gestión certificación contratista Búsqueda certificación por datos de obra El informe tiene la posibilidad de seleccionar por número de obra: Al marcar el flag de selección por número de obra se activa la búsqueda por datos de obra. Las características de esta selección son: El número de obra, tipo de obra, fecha de creación, delegación, zona y municipio son datos para filtrar obras. Para cada obra que cumpla los filtros se mostrarán todas sus certificaciones sap y certificaciones de contratista.

Gestión certificación contratista Búsqueda certificación contratista El informe tiene la posibilidad de seleccionar por certificaciones de contratista: Al marcar el flag de selección por certificación contratista se activa la búsqueda por datos de certificaciones de contratista. Las características de esta selección son: El proveedor, fecha certificación, estatus certificación, delegación, zona y municipio son datos para filtrar certificaciones del contratista. Con este filtro solo se seleccionarán las certificaciones sap que se encuentren asociadas a certificaciones de contratista. Con este filtro no se visualizan certificaciones sap que no se hayan generado a partir de la aceptación de una certificación de contratista.

Esta presentación es propiedad del Grupo Gas Natural Esta presentación es propiedad del Grupo Gas Natural. Tanto su contenido temático como diseño gráfico es para uso exclusivo de su personal. ©Copyright Gas Natural SDG, S.A.