Digitalización con Valor Legal Retos y Desafíos de la Administración Inteligente Ing. Héctor Saravia, Gerente de Línea Abril de 2014

Control de la Corporación Cumplimiento Regulaciones Reto de la Información Control del Autor Control de la Corporación Administración de Documentos Clasificación Aspectos Legales Cumplimiento Regulaciones Reglas de Negocio Control de Acceso Actividad Retención Almacenar / Transferir Disposición final Creación Colaboración Workflow Tiempo Eliminar El Gran Reto Administrar, almacenar y acceder, trabajando colaborativamente para una rápida toma de decisiones

Desafíos de la Administración de Información 70-90% No Estructurada 10-30% Estructurada Legajo Personal Manuales Formularios La información crece en 200% anualmente El contenido atraviesa las aplicaciones Múltiples aplicaciones utilizan la misma información Existen distintas copias de la información, que no están sincronizadas Contratos Solicitudes Reclamos Documentos Cheques Facturas Audio y Video E-mail y Adjuntos La mayoría de la información es contenido no estructurado; vital para los procesos de negocios; y no administrada eficientemente

¿Porqué administrar la Información? Reducción de costos y crecimiento de rentabilidad Cumplimiento de normas (SOX, SMV, etc.) políticas de retención e integridad de datos. Niveles de jerarquía y accesos, seguimiento de auditoria, integridad de datos. Disponibilidad, Distribuido, Correcto, Integrado

Papel: Problema de Productividad El Papel es voluminoso: + Papeles = + Archivos = + m2 = +$$ Es difícil de manejar y controlar Almacenando y encontrando documentos en papel Acceso lento, ineficiente a la información. Es un medio riesgoso (y no tenemos una copia de respaldo). Acceso de un solo usuario por vez.

Digital: Problema de Productividad? Almacenando y encontrando documentos en formato digital Cuál es la última versión? El documento en papel firmado no coincide con la última versión del documento digital. Email : Trabajo colaborativo?. Lo tenía, pero no recuerdo donde… (PC, USB, DVD, PST…) Quienes trabajaron este documento? Difícil administración de la seguridad (copias, fuga de información, …)

Microformas: Solución al Problema Archivo de Papeles 01 Recepción de documentos ORCINEA y AP 02 Preparación de Documentos 03 Digitalización de Documentos 04 Doble Digitación de Índices 05 Control de Calidad al 100% físico y lógico 06 Revisión Muestral 07 Valor legal de la microforma 08 Devolución de documentos Línea Certificada con Valor Legal Sistema Integrado de Gestión y Operación. + 350 técnicos especializados Capacidad para operar 24 horas Producción + 150,000 folios diarios Alta compresión de imágenes a color Fedatarios Informáticos Juramentados Bóveda de Microarchivo Certificada 09 Generación de Medios 10 Microarchivos

Explotación de Información Micrograbación Gestor de Contenidos Proceso de Micrograbación LIBROS Procesos BPM Intranet/Extranet BD negocio Aplicativos de Consulta Clientes Proveedores Microformas LIBROS Documentos electrónicos (firmados Digitalmente) Trabajo colaborativo LIBROS Custodia de Microformas LIBROS Microduplicados Copias Fieles Almacén de Microarchivo Sede 01 Sede 02 Sede 03 Sede 04

Procesos inteligentes Tipos de contenidos Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms 10010 Acme Products 30 January 2008 $ 6,014.81 $ 6,025.88 Net 30 Days Escaners Faxes Capturar Capturar Controlar Controlar Indizar Indizar Validar y Firmar Validar y Firmar Entregar Entregar MF PDF Proceso de Firma Digital a cada documento le da valor legal y seguridad. La digitalización permite la población del gestor de contenidos. Posibilita el uso de flujos de trabajo o BPM. Directorios de red e-mail Autenticación Integridad. No Repudio Time Stamping eForms

Integración con Procesos Los documentos pueden ser entregados al gestor de la empresa o ser alojados en Data Center externo. Data Center externo con ISO 27001 Invoice Number Vendor Name Purchase Date Subtotal Grand Total Payment Terms 10010 Acme Products 30 January 2008 $ 6,014.81 $ 6,025.88 Net 30 Days Capturar Clasificar Extraer Validar y Firmar Entregar

Convirtiendo proceso de Papel a Digital PROCESO DIGITAL Papel Recibido Captura PROCESO BASADO EN PAPEL

Acelera el procedimiento de documentos PROCESO DIGITAL Captura de documentos antes. Transformar documentos en información de negocio. Simplificar la integración entre la captura y el proceso de negocio. Papel Recibido Captura Captura PROCESO BASADO EN DOCUMENTOS DIGITALES

Camino al File Digital PDF PDF PDF PDF

Control de la Corporación Cumplimiento Regulaciones Tomamos el Reto Control del Autor Control de la Corporación Administración de Documentos Clasificación Aspectos Legales Cumplimiento Regulaciones Reglas de Negocio Control de Acceso Actividad Retención Almacenar / Transferir Disposición final Creación Colaboración Workflow Tiempo Eliminar Conseguimos Administrar, almacenar y acceder, trabajando colaborativamente para una rápida toma de decisiones

Solución: Combinación Perfecta Microformas Digitales Gestores de Contenidos (ECM) Gestores de Procesos (BPM) Firmas Digitales (PKI)

Beneficios Incremento en la productividad de los trabajadores. Aumento de la ventaja competitiva. Simplicidad y ahorro de tiempo. Reducción de riesgos (SOX). Socialmente responsables con el medio ambiente. Ahorros monetarios y operativos.

Casos de Éxito ONP SMV Movistar Ministerio de Salud SAT Micrograbación de documentos del Archivo ORCINEA y Planillas por la cantidad de 6O MM imágenes ONP Micrograbación de documentos por la cantidad de 5 MM imágenes. SMV Digitalización de Documentos con Valor Legal Movistar Digitalización de expedientes relacionados a la Ley Nº 27803 del MTPE Ministerio de Trabajo y Promoción del empleo Digitalización con Valor Legal de 5 MM de documentos Ministerio de Salud Digitalización con Valor Legal de 8MM de documentos SAT

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