Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)

¿Qué es el PMR? Es un instrumento de monitoreo basado en Resultados que proporciona información cuantitativa y cualitativa con respecto al progreso del proyecto, la entrega de los Productos en el corto plazo y la efectividad de los Resultados en el largo plazo Carencia de sistemas apropiados para monitorear e informar sobre los resultados de desarrollo de un proyecto a niveles corporativos. Necesidad de monitorear el progreso y las desviaciones del plan inicial de un proyecto en el alcance de sus productos y resultados. Reducir la cantidad de texto e información subjetiva del PPMR.

Resultados Integrados con Estrategias de Pais de País Resultados P M R Proyecto Productos PMR recoge la información del avance en los Productos y Resultados de los proyectos PMR integra los Resultados de los proyectos con el Marco de Resultados de las Estrategias de País

Contenido del PMR

Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR? Datos Básicos (provienen de base de datos corporativa) Resultados (relacionados con la Estrategia de País) Productos (relacionados con los resultados) Desempeño (basado en un índice cuantitativo) Estado de Situación (corresponde al Plan de Supervisión) Manejo de Riesgo (Metodología de Gestión de Riesgo) Lecciones Aprendidas (durante toda la ejecución y al cierre) Reportes (contienen información cuantitativa y cualitativa) Validación (Jefes de División y Representantes)

PMR Inicial ¿De dónde Proviene la Información? Documento de Proyecto Matriz de Resultados Tabla de Costos Plan de Adquisiciones Plan de Ejecución del Proyecto Plan Operativo Anual

PMR Inicial Sección de Resultados (Outcomes): ¿Qué Resultados se quieren Lograr? ¿Con qué Indicador se va a Medir? ¿Cuál es su Línea de Base? ¿Qué se pretende lograr al Fin del Proyecto? ¿Qué Método de Evaluación se utilizará?

Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes) X X X X X to ti teop

PMR Inicial Sección de Productos (Outputs): Para cada Componente¿Qué Productos se van a lograr? ¿Cuándo se van a lograr los Productos? ¿Cuáles son los Costos asociados a los Productos Anualmente y al Fin del Proyecto?

Plan de la Matriz de Resultados (Outputs) X X Y X Y X X X Y X Y X X X Z Z

PMR: Seguimiento ¿Cuántas veces se da seguimiento a la información PMR? Se prepara dos veces al año en Septiembre y Marzo ¿Quién revisa su Contenido? Equipo de Proyecto, Jefe de División y Representante ¿Qué Información se necesita para llenar la Sección de Ejecución en el PMR? Avance físico de los Productos y Avance Financiero (PEP y POA)

PMR: Seguimiento ¿De dónde proviene la información para llenar la Sección de Ejecución en el PMR? Informes Semestrales, Ayudas de Memoria y Plan de Supervisión ¿Qué se ingresa en la Sección de Estado de Situación? Explicación o comentarios de temas relacionados a desviaciones en el plan de entrega de cada Producto Riesgos relevantes identificados

PMR: Plan de Acción ¿Qué incluye el Plan de Acción? Acciones y medidas de mitigación de riesgos, Responsable, Tiempo y Recursos ¿ Se prepara para todos los productos? Se deberá incluir los Productos con problemas y detallar Acciones concretas

PMR: Lecciones Aprendidas ¿Para qué es útil la Sección de Lecciones Aprendidas? Recopilar información durante la ejecución del proyecto ¿Qué contiene la Sección de Lecciones Aprendidas? Recopila Lecciones en tres categorías: Manejo del Proyecto, Trabajo con otros Actores e Innovaciones Sección de lecciones aprendidas sigue recomendación de OVe alrededor de la necesidad de aprender del pasado para mejorar el futuro.

Preguntas de Sección Lecciones Aprendidas ¿Qué supuestos se hicieron y qué se esperaba sucediera durante la Preparación, Diseño e Implementación? ¿Qué ocurrió en la realidad? ¿Qué se hizo al respecto? ¿Qué se podría hacer para que situaciones negativas no se vuelvan a dar y situaciones positivas se puedan replicar en el mismo País o Sector?

Indice de Desempeño

Utilización del Método de Valor Ganado Avalado por el Project Management Institute Mide y monitorea variaciones de costo y alcance EVM Buena práctica en gestión de proyecto Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a acciones especificas Monitorea diferentes métricas del proyecto Recordemos la triple restricción. Duración de las actividades. Es importante que cada actividad, tenga los recursos a ser aplicada y los períodos laborables necesarios. El juicio de expertos es muy importante para la estimación Los tiempos que deparan los procesos de adquisición de bienes y servicios deben encontrarse bien estimados. Las actividades que no tienen holgura, son aquellas que si se retrasan, también retrasan el proyecto. Estas actividades definen la Ruta Crítica. Si no supervisamos la Ruta Crítica del Proyecto, no sabremos si el proyecto requerirá o no una ampliación de plazo. Causa probable porque fracasan proyectos en sus objetivos de tiempo: “hidden work” o actividades no contempladas pero necesarias para completar el proyecto Secuencia de actividades. El secuenciamiento de actividades es muy importante, sin secuenciamiento no hay camino crítico ni determinación de dependencias. Provee información práctica y resumida

Plan de la Matríz de Resultados ti Cada producto (output) se relaciona con el resultado (outcome) al que contribuye

Gestión del Valor Ganado (EV) B C D E F G   Budget Planned % Complete Actual % Complete Planned Value (Cx B) Earned Value (D x B) Actual Cost Output 1 100,000 100 Output 2 150,000 70 Output 3 80,000 Output 4 95,000 95 80 Output 5 110,000 30 Output 6 55,000 BAC 590,000 CPI SPI PI

Gestión del Valor Ganado (EV) B C D E F G   Budget Planned % Complete Actual % Complete Planned Value (Cx B) Earned Value (D x B) Actual Cost Output 1 100,000 100 Output 2 150,000 70 Output 3 80,000 Output 4 95,000 95 80 90,250 Output 5 110,000 30 33,000 Output 6 55,000 BAC 590,000 428,250 CPI SPI PI El costo presupuestado del trabajo programado de un producto hasta un momento determinado. PV= Budget x Planned % Complete

Gestión del Valor Ganado (EV) B C D E F G   Budget Planned % Complete Actual % Complete Planned Value (Cx B) Earned Value (D x B) Actual Cost Output 1 100,000 100 Output 2 150,000 70 105,000 Output 3 80,000 Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 Output 5 110,000 30 33,000 Output 6 55,000 BAC 590,000 428,250 369,000 CPI SPI PI El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a dicho trabajo para un producto del cronograma. EV= Budget x Actual % Complete

Gestión del Valor Ganado (EV) B C D E F G   Budget Planned % Complete Actual % Complete Planned Value (Cx B) Earned Value (D x B) Actual Cost Output 1 100,000 100 105,000 Output 2 150,000 70 180,000 Output 3 80,000 Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 Output 5 110,000 30 33,000 40,000 Output 6 55,000 BAC 590,000 428,250 369,000 530,000 CPI SPI PI El costo realmente incurrido en la realización del trabajo

Índice de Rendimiento de Cronograma El desempeño del cronograma del proyecto se refleja en el Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI) en un tiempo específico Esto se logra calculando la variación de cronograma: Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI) Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590 590 SPI = EV/PV 369/428 = 0.86 AC 530 428 PV 369 EV Tiempo ti T

Índice de Rendimiento de Costo El desempeño del costo del proyecto se refleja en el Índice de Rendimiento de Costo (CPI) en un tiempo específico Esto se logra calculando la variación de costo: Índice de Rendimiento de Costo (CPI) Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590 590 CPI = EV/AC 369/530 = 0.70 AC 530 428 PV 369 EV Tiempo ti T

Cálculo del Valor Ganado (EV) La medición conjunta (tiempo, costo, resultados) del desempeño del proyecto se refleja en el Índice de Desempeño (PI) Índice de Desempeño (PI) Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590 590 (PI) = SPI x CPI 0.70 x 0.86 = 0.60 AC 530 428 PV 369 EV Tiempo ti T

Cálculo del Valor Ganado (EV) B C D E F G   Budget Planned % Complete Actual % Complete Planned Value (Cx B) Earned Value (D x B) Actual Cost Output 1 100,000 100 105,000 Output 2 150,000 70 180,000 Output 3 80,000 Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 Output 5 110,000 30 33,000 40,000 Output 6 55,000 BAC 590,000 428,250 369,000 530,000 CPI 0.70 SPI 0.86 PI 0.60 El Índice de Desempeño del proyecto (PI) muestra la situación de ejecución en cuanto a los resultados en un momento t0

Evolución del Índice de Desempeño La evolución del PI refleja el desempeño del proyecto en una sola variable y provee una medición objetiva para el cumplimiento de los Resultados. PI Por encima de la meta 1.0 Por debajo de la meta Proyectos con problemas de implementación tendrán un PI menor a uno y desviaciones en costo y en tiempo en comparación al plan original. .80 .60 Tiempo ti

PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨ La combinación de PI y el porcentaje de Desembolso permitirá clasificar a los proyectos de Alerta o Problema PI 1.0 Alerta .80 Problema .60 % Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

Revisión de la Cartera basado en PMR Especialistas, Jefes de División y Gerentes pueden comparar los Resultados de los proyectos a nivel de Sector y/o País. Solo aquellos proyectos con Planes, Líneas de Base de Tiempo y Costo podrán ser mapeados con fines comparativos.

Índice de Desempeño por País PI AA-L1100 1.0 AA-L1040 .80 AA-L1068 AA-L1084 .60 Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

Índice de Desempeño por Sector PI NN-L1036 AA-L1031 1.0 .80 DD-L1038 ZZ-L1041 .60 Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

Índice de Desempeño Seguimiento PI 1.0 AA-L1068 .80 AA-L1068 AA-L1068 .60 AA-L1068 Desembolsado 20% 40% 60% 80% 100%

Conclusiones El PI es un indicador que permite monitorear el desempeño del proyecto integrando el Costo y el Cronograma de Ejecución El PI es calculado automáticamente en el PMR a partir de los valores de avance físico de Productos y de Costos El PI compara cada proyecto con su propio Plan La combinación del PI con el avance de Desembolsos permite clasificar la cartera y monitorear su desempeño a nivel agregado

Etapas de Implementación del PMR Apoyo continuo de los Líderes de Equipo (LE) del PMR Apoyo continuo de LE (Proyectos <10% desembolso) Apoyo de LE para el resto de los proyectos