D i v i s i ó n U N I D Puntos fundamentales para mejorar la generación de información financiera confiable 18 de Mayo de 2008

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Documentación Incompleta La clave para una buena toma de decisiones es contar con la información de manera oportuna y exacta. Deber ser de la organización Por cada cheque expedido se debe contar con una factura o comprobante fiscal que ampare el desembolso realizado. El comprobante debe obtenerse al momento de la entrega del cheque al proveedor del servicio. Indicar a su contador de Sede antes del cierre de cada mes los folios inicial y final utilizados durante el mes. En caso de emitir cheques posteriores comunícaselo a tu contador de Sede. Por control interno es necesario sacar copia fotostática del cheque entregado a fin de poder verificar que el cheque fue emitido con la leyenda para abono en cuenta del beneficiario. Es indispensable que cada administrador indique dentro de la póliza contable el o los departamento(s) donde se afectará el movimiento realizado a fin llevar un mejor control presupuestal. 2

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Documentación Incompleta Problema encontrado al cierre de cada mes Envío de pólizas de cheques sin comprobante Saltos en los consecutivos de cheques realizados por la SEDE al cierre de cada mes Falta de departamento a quién corresponde el gasto Pólizas sin copia del cheque entregado al proveedor Recepción de comprobantes meses después del pago efectuado La documentación incompleta incrementa el saldo de la cuenta Gasto por Comprobar; esto solo origina un desfase en la afectación al resultado del ejercicio y al presupuesto de la sede; dando como resultado presentar información inexacta al cierre de cada mes. 3

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Documentación Incompleta Gastos No Autorizados – No presupuestados El desembolso en gastos que no son estrictamente indispensables para la operación del negocio, afectan desfavorablemente el desempeño final. El Deber ser de la organización Toda necesidad de efectivo debe ser notificada al departamento de Tesorería a fin de provisionar el desembolso entre todas las sedes con base en sus necesidades. Dichos desembolsos deben de sujetarse a los requerimientos del área y fechas establecidas por la misma. Problema encontrado al cierre de cada mes Expedición de cheques para pagar gastos NO provisionados, o que NO se encuentran autorizados por el departamento de tesorería. Algunos de estos gastos son: flores, pasteles (consultar con Lic. Monica Rodarte) 4

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Nómina Docentes No establecer oportunamente el régimen del docente implica el pago incorrecto de las contribuciones federales ante el SAT Deber ser de la Organización Establecer con tiempo el régimen del docente (ver presentación enviada por el Depto. De Recursos humanos para Dispersión electrónica). Enviar mensualmente a Central, toda la documentación que ampare cada desembolso por docente antes del cierre de cada mes. Problema encontrado al cierre de cada mes Diferencias en el régimen del docente entre la nómina de Recursos Humanos y la Sede. Falta de evidencia comprobatoria sobre el régimen del docente al cierre de cada mes Envío de comprobantes de docentes a Central, meses después del mes en que se originó la prestación del servicio. 5

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Reembolsos de Caja Chica Ante la necesidad de cubrir un gasto imprevisto el uso de la caja chica es efectivo a fin de no afectar la operación del negocio. Deber ser de la Organización El reembolso con caja chica se da cuando el beneficiario entrega todos los comprobantes que amparan el desembolso. Limitar en la medida de lo posible la frecuencia de reembolsos, tomando en cuenta que los gastos reembolsables deben ser menores a $ MN con base en la política del grupo. Problema encontrado al cierre de cada mes Reembolsos de caja chica sin comprobantes. Exceso de reembolsos de caja chica al cierre de cada mes. 6

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Gastos de Viaje 7 Los recursos asignados a los gastos de viaje, deben garantizar el uso óptimo de los recursos destinados y al mismo tiempo, dar un trato digno a nuestros empleados. Deber ser de la Organización: Cada erogación o gasto del viaje correspondiente deberá ser respaldado con comprobantes que cumplan requisitos fiscales y que hayan sido expedidos con la siguiente información de la Unidad que haya financiado los recursos del viaje: (Razón social, Clave del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), dirección fiscal. importe con número y letra, IVA debidamente desglosado. Excepciones: Taxis, propinas, etc., hasta cierto importe con justificada razonabilidad. La comprobación del gasto deberá realizarse una vez que la persona haya regresado del viaje. Se debe anexar a la póliza relación de gastos de viaje con sus respectivas firmas de autorización. El administrador deberá cerciorarse que el importe de la relación de gastos sea igual a la suma de comprobantes entregados.

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Gastos de Viaje Problema encontrado al cierre de cada mes No se cuenta con comprobantes que amparen el gasto por concepto de gasto de viajes al cierre del mes. En general se comprueban los gastos de viaje 3 meses después de la fecha del viaje. En algunos casos se reembolsan los gastos de viaje de caja chica sin comprobantes. Tendencia a comprobar gasto hasta por el total de importe entregado. Discrepancias entre relación de gastos enviada y la sumatoria de los comprobantes enviados. 8

Universidad Interamericana para el Desarrollo A c a d é m i c a y P l a n e a c i ó n Acciones a tomar Administradores de SEDE - Deben tomar la responsabilidad de asegurarse de que todas las pólizas de cheque enviadas contengan la información suficiente y oportuna con el fin de garantizar la generación de información financiera exacta. Asimismo, dar seguimiento a los comentarios realizados por el área contable UNID Central. Área de Contabilidad – Mantener a cada administrador informado del listado de información pendiente y verificar que sean resueltas. Apoyar a los administradores en caso de dudas y que dichos asuntos sean adecuadamente tratados. No hay nada más inútil que hacer eficientemente algo que por principio no deberíamos estar haciendo... Peter F. Drucker 9