Seguimiento de proyectos II Seminario Compradores Noviembre de 2006

Contexto ¿Por qué hacer una presentación de seguimiento de proyectos? Los plazos para el cierre de la ejecución de los proyectos 2006 son cortos y es necesario organizarse para alcanzar a terminarlos bien Hay una percepción que muchos de los proyectos no son capaces de traducirse en resultados concretos, con mejoras perdurables para los Servicios

Paradigmas en gestión de proyectos Ingeniero Artesano

Hacia una ingeniería de proyectos Estrategia Priorización de acciones Modelo Resultado > Objetivo > Meta Administración de los recursos Equipo de proyecto Gestión de los compromisos Promesas Reuniones de seguimiento Acta de acuerdos y compromisos Control de avance Carta Gantt Hitos y puntos de control Seguimiento de resultados Gestión del cambio

El concepto de estrategia

Priorizar y evaluar proyectos: Factibilidad v/s Impacto

Mapas mentales Herramienta para ordenar los elementos relevantes Facilita la discusión de ideas en forma gráfica y simple Ayuda a ordenarse y sistematizar las ideas Ejemplo: Gestión de proyectos Software: FreeMind (GNU) http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

Modelo ROM Resultados > Objetivos > Metas ¿Qué resultados tienen que obtenerse para satisfacer los requerimientos? ¿Qué objetivos deben cumplirse para evaluar satisfactoriamente cada uno de esos resultados? ¿Qué indicadores deben emplearse para evaluar el cumplimiento de los objetivos? ¿Cuáles son los estándares para cada uno de estos indicadores? ¿Qué tolerancia podemos aceptar?

Administración de los recursos ¿Qué competencias/habilidades son requeridas para desarrollar cada actividad? ¿Cuánto tiempo/recursos se requieren? Humanos / físicos / financiero ¿Qué se disponen? ¿Cómo se distribuirán los recursos en el tiempo? ¿Cómo se interrelacionan los recursos con otras actividades? ¿Cómo enfrentamos los retrasos de los proyectos?

Gestión de los compromisos: Promesas Acción futura a desarrollarse Resultados medibles que se quieren obtener (condiciones de satisfacción) Responsable único por el desarrollo de la acción Recursos para el desarrollo de la acción Humanos / Físicos / Financieros Forma y plazo en que se alcanzarán los resultados Carta Gantt Hitos y puntos de control Relación con otras actividades

Gestión de los compromisos: Reuniones de seguimiento Planificación Periodicidad de las reuniones Preparación de las reuniones Temas a tratar Duración de la reunión  Pauta de la reunión Asistentes Roles Moderador Secretario Administrador del tiempo Seguimiento Acta de acuerdos y compromisos

Gestión de los compromisos: Acta de acuerdos y compromisos Declaración que condiciona las acciones futuras “Rayado de Cancha” No involucra acciones específicas a desarrollar Compromisos Acción específica y concreta que debe ser desarrollada Acción Responsable Plazo Condiciones de satisfacción

Acta de acuerdos y compromisos: Formato

Control de avance: Carta Gantt Proyecto adopción de proveedores

Control de avance: Hitos y puntos de control Hitos intermedios: Productos intermedios que dan cuenta del correcto avance del proyecto Resultados visibles que validan el proyecto frente a la organización Oportunidad para dar seguridad a los directivos y funcionarios Puntos de control Programa de evaluaciones en que se medirá el cumplimiento de los hitos del proyecto Reuniones de seguimiento con enfoque de mejoramiento continuo

Control de avance: Seguimiento de resultados Asociar Indicadores que reflejen el grado de obtención de resultados Evaluar los tiempos y la dificultad de los cambios Establecer una gradualidad en la obtención de los resultados Definir fuentes de información, herramientas y metodología para la definición de indicadores Elaborar plan de seguimiento

Gestión del cambio Directivos / Jefaturas Personal afectado Cómo alinear a la organización en pos de los objetivos del proyecto Temor a quedarse sin empleo No entienden las nuevas prácticas ni cómo afectan su trabajo Cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el proyecto No se resuelven los problemas que el cambio les está generando Cómo manejar la resistencia y objeciones del personal Cómo evaluar el avance del proyecto No saben aprovechar las Nuevas herramientas Cómo asegurar que se Obtendrán resultados

Gestión del cambio Planificación Preparación Puesta en Marcha INGENIERÍA CONCEPTUAL DEL PROYECTO DE CAMBIO Generar una visión de cómo afectará el proyecto a las personas Prevenir la definición de procesos de negocio que la organización no va a ser capaz de adoptar Identificar los recursos internos requeridos para conducir el proceso de cambio Definir un plan de comunicaciones Elemento central de la metodología: Transformar un proceso espontáneo en un proceso estructurado, sobre el cual se puede hacer gestión. 2. Desarrollar autonomía. 3. Trabajar con un equipo profesional en formación de negocios y capacitado en “coaching”.

Gestión del cambio Planificación Preparación Puesta en Marcha INGENIERÍA DE DETALLE DEL PROYECTO DE CAMBIO Constituir y preparar al equipo interno responsable por el proyecto Realizar un diseño de detalle de los cambios organizacionales y de prácticas Definir el plan de cambio (programación del proyecto, asignación de recursos, mecanismos de control) Planificar medidas de prevención y mitigación de riesgos

Gestión del cambio Planificación Preparación Puesta en Marcha PUESTA EN MARCHA DEL PROYECTO DE CAMBIO Brindar asistencia a la puesta en marcha del proyecto de cambio Evaluar y corregir la ejecución de las actividades programadas Apoyar la resolución de dificultades y conflictos Ajustar el plan de cambio de acuerdo a las situaciones encontradas Esta es una metodología para desarrollar autonomía.

Gestión del cambio: Ciclo de comunicaciones Objetivos Audiencia meta Mensaje Medios COMUNICAR DISEÑAR EVALUAR

Gestión del cambio: Ciclo de comunicaciones Informar los avances del proyecto Regular las expectativas del personal Manejar las objeciones al proyecto Comunicar las próximas acciones Preparar a la gente para enfrentar los desafíos futuros COMUNICAR DISEÑAR EVALUAR

Gestión del cambio: Ciclo de comunicaciones Brecha entre el mensaje transmitido y las percepciones de la gente. Objeciones y dudas frente al proyecto. Efectividad de los medios de comunicación. A quienes están llegando las comunicaciones COMUNICAR DISEÑAR EVALUAR

Seguimiento de proyectos II Seminario Compradores Noviembre de 2006