“GESTUOFI” Gestionamos tu oficina Tu secretaria desde 150 €

Nuestra actividad a su servicio: Servicio de “Secretaria-Administrativa para autónomos y pequeñas PYMES necesitados de dichos servicios pero siendo inviable disponer de una propia, facilitándoles de esta manera disponer de dichos servicios con una importante reducción de costes en RRHH y estructura, dándoles la tranquilidad que necesitan con un control personalizado de su documentación, dejándoles de esta manera tiempo absoluto para la realización de su trabajo, ganando así en productividad. Podrá disponer de una secretaria-administrativa trabajando para su empresa desde nuestras oficinas, de esta manera tendrás el ahorro en gastos de equipamiento informático, puesto de trabajo, suministros (luz, teléfono), gastos de material, etc., y, además no tendrás que pensar en bajas, vacaciones y demás situaciones que afectan al personal contratado. Usted trabajará con nosotros como si la secretaria estuviera en su oficina, dándole instrucciones si lo necesita por telf., mail, en persona etc…. Nuestro cometido debe ser proporcionarle una herramienta ágil y eficaz para que los trabajos administrativos sean llevados con la máxima profesionalidad y eficacia, al tiempo que signifiquen para usted un ahorro de tiempo y dinero. Nuestro objetivo es ofrecerle un servicio integral. No pierda oportunidades de negocio por no disponer, debido a los altos costes que genera, de una secretaria-administrativa. Usted dedíquese a lo primordial de su empresa. Estudiamos y planificamos con usted los servicios administrativos que necesite. Ayudamos a nuestros clientes a optimizar su tiempo, a reducir costes, a mejorar sus recursos y a ser más competitivos.

¿QUE TAREAS DE TU NEGOCIO PUEDES EXTERNALIZAR? La decisión de externalizar en un asistente ó secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio la puedes meditar basándote en esta una lista de tareas que son ajenas a tu trabajo, he creado una lista de esas tareas y he realizado un cálculo del tiempo que te puedes ahorrar y del coste que supone para tu negocio.   Es un ejemplo, basándonos en los servicios que La Secretaria Externa presta a sus clientes; pequeños empresarios y profesionales autónomos. lista de tareas: Facturación Gestión de compras y proveedores Atención al cliente Trabajos Office Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email. ¿QUE TIEMPO AHORRARAS? Externalizando éstas tareas ó delegándolas en un profesional externo podría ahorrar un 20 % de su tiempo, lo que equivale a 30 horas al mes aproximadamente y si lo calculamos semanalmente unas 8 horas. Si tenemos en cuenta que según las estadísticas, y contando con que es algo para lo que no estamos preparados, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico a nuestro negocio. Pero que si son necesarias, diría más imprescindibles, para el buen funcionamiento del negocio. Lo ideal sería dedicar un 100% de nuestro tiempo a tareas que sí nos generen un beneficio económico y el resto delegarlas en profesionales. Al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.

Atención telefónica: Recepción y atención de sus llamadas. Anotación y registro de forma instantánea de sus llamadas de clientes/proveedores (Persona, fecha y hora, asunto/incidencia y tratamiento efectuado). Aviso por SMS ó mail de los mensajes recibidos 2 veces al día Aviso inmediato de los mensajes urgentes.

Facturación mensual: Realización de las facturas, de ventas o servicios realizados , mensuales con membrete personalizado.

Atención Correo Electrónico y Fax: Recepción de faxes. Informando 2 veces al día pos SMS al cliente de la recepción de los mismos y reenvío posterior si el cliente lo solicita. Aviso inmediato mensajes urgentes. Control correo electrónico . Anotación y registro de todos los mails recibidos diariamente informando 2 veces al día por SMS si fuera necesario. Aviso inmediato correos urgentes. Creándoles cuenta de correo electrónico si no disponen de propia.

Gestión de la documentación: Facturas clientes-proveedores, recibos bancarios, etc. Desde la recepción de la misma por correspondencia o bien a través del cliente hasta el archivo posterior. Creación y mantenimiento de archivo anual de la documentación.

Control de bancos: Control de las diferentes cuentas bancarias a través de banca electrónica con claves personalizadas , previa autorización del cliente. Informando caso de ser necesario de la situación bancaria(descubiertos).

Control de vencimientos Cobros/Pagos: Control de los vencimientos de cobros y pagos de las facturas de clientes y proveedores. gestión de remesas de recibos y transferencias bancarias, previa autorización del cliente por banca electrónica. Aviso de los pagos mensuales y de la situación bancaria.

Conexión con Asesorías: Entrega trimestral de la documentación a la asesoría para su contabilización y realización de impuestos y recogida posterior para su archivo. Caso de no tener asesor propio pondremos uno de confianza a su servicio.

Redacción y gestión de documentos: Cartas, faxes etc. Con membrete personalizado para cada cliente.

Envío de correspondencia: Facturas mensuales a sus clientes, cartas etc.

Realización gestiones externas: Nos encargamos de presentar o solicitar sus documentos en los diferentes organismos oficiales.(Notarias, registros, ayuntamientos etc.)

Domiciliación Fiscal o Comercial: Domicilio Fiscal y/o comercial . Nuestra oficina es tu oficina. Utilización de nuestra dirección en su papel impreso. Recepción, apertura, clasificación y gestión de la correspondencia y pequeña paquetería Aviso por e-mail de cartas urgentes, certificados, impresos oficiales, etc. Utilización de nuestro número de fax para recepción de mensajes . Reenvío de la correspondencia siguiendo sus instrucciones.

Sala de juntas : Sala de juntas acondicionada para reuniones de empresa, entrevistas etc. Asistencia de secretaria-administrativa y/ó traductores cualificados opcional. Acceso a Internet. Material de oficina (folios, bolígrafos etc.) opcional. Servicio bebidas (café, agua ó refrescos) y/ó Catering opcional.

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