Auditorías de Matrícula PBM ___________________________ Ciclo de Planeación Recursos del SGP y Auditorías de Matrícula PBM ___________________________ Bogotá, 23 de enero de 2012

Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula Ciclo de Planeación Recursos del SGP Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula BOG-AAA123-20110325-

¿Por qué es importante la planificación? 36 La planificación es “Concebir un futuro deseado así como los medios necesarios para alcanzarlo” Ackoff (1973) ¿Por qué es importante la planificación? La planificación es importante porque transforma la intención en acción y permite vislumbrar los impactos y consecuencias de los acontecimientos e influir en ellos BOG-AAA123-20110325-

La Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, es decir la Ley 152 de 1994, establece las directrices del Plan Nacional de Desarrollo, del cual se debe derivar toda la planeación del país. Esta ley, además de hablar del Plan Nacional de Desarrollo, de los contenidos estratégicos y de un plan de inversiones, establece también las orientaciones para la elaboración de los Planes de desarrollo territorial, departamentales, municipales y distritales. Asimismo, indica que debe existir coherencia entre niveles; es decir, los Planes de desarrollo territoriales deben tener en cuenta las directrices del Plan Nacional. La elaboración de este Plan de desarrollo territorial debe tener en cuenta el programa de gobierno del alcalde o del gobernador electo, el Plan Nacional de Desarrollo y las competencias que han sido establecidas por ley.En el caso del sector educativo se estaría refiriendo a la Ley 115 y a la Ley 715, entre otras.Esta articulación, planteada por la ley, es fundamental para alcanzar los logros propuestos en torno al mejoramiento del sector educativo. A su turno, del Plan de desarrollo municipal o departamental se deriva el Plan de desarrollo educativo del municipio o departamento o Plan Sectorial.En algunas entidades territoriales, el Plan de desarrollo educativo es solamente un componente de su Plan Municipal. En estos Planes Sectoriales de educación se encuentran temas de cobertura, de infraestructura-eficiencia, y se desarrolla con intensidad lo referente a la calidad educativa. BOG-AAA123-20110325-

Etapas del ciclo de planificación 36 Etapas del ciclo de planificación BOG-AAA123-20110325-

Roles de las Secretarias dentro del proceso de Planificación 36 Roles de las Secretarias dentro del proceso de Planificación BOG-AAA123-20110325-

Importancia de la Información Sectorial en el proceso de planificación 36 Importancia de la Información Sectorial en el proceso de planificación Conocer las políticas, programas y proyectos más importantes ejecutados, en ejecución y aquellos que requieren continuidad. Identificar proyectos innovadores, que permitan avanzar en la ejecución de la gestión pública atendiendo a principios de buen gobierno, como la equidad, inclusión, transparencia y participación ciudadana. - Las fuentes de financiamiento y situación financiera para el sector y su dinámica. BOG-AAA123-20110325-

Importancia de la Información Sectorial en el proceso de planificación 36 Importancia de la Información Sectorial en el proceso de planificación Las condiciones que facilitaron el cumplimiento de metas y razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron. - Las estrategias de articulación sectorial con otros niveles de gobierno, sectores y actores. Para el análisis de la información sectorial se recomienda comparar las estadísticas con estándares internacionales, nacionales, departamentales y/o entidades territoriales vecinas. BOG-AAA123-20110325-

La tasa de cobertura neta nacional en educación preescolar, básica y media alcanza el 90%, sin embargo esta cifra es muy desigual entre las Entidades Territoriales. Fuente: MEN (Grados 0°a 11°) por ETC - 2010

Además, existen grandes diferencias en los resultados de las pruebas por zona urbana y rural y por nivel socioeconómico -NSE Fuente: ICFES - Comparaciones entre puntajes promedio de los EE y su nivel socioeconómicos

Algunos Indicadores Sectoriales a tener en cuenta 36 Algunos Indicadores Sectoriales a tener en cuenta BOG-AAA123-20110325-

Algunos Indicadores Sectoriales a tener en cuenta 36 Algunos Indicadores Sectoriales a tener en cuenta BOG-AAA123-20110325-

Tasa de Cobertura Neta Total Índice de calidad - ICALED Lo importante es hacer un análisis objetivo de la situación del sector que reconozca los avances pero evidencie los problemas Tasa de Cobertura Neta Total Índice de calidad - ICALED

DIRECTIVA MINISTERIAL 001 DE 19 de enero de 2012 ARTICULACIÓN CON LOS PLANES DE DESARROLLO TERRITORIAL, DEPARTAMENTALES, MUNICIPALES Y DISTRITALES Es necesario que los nuevos mandatarios locales, en los procesos de planeación que inicien, para la formulación de sus planes de desarrollo, tengan en cuenta como referente la articulación con: Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 Plan Nacional Decenal de Educación 2006-2016 Plan Sectorial 2010-2014 del Ministerio de Educación Nacional Dando cumplimiento entre otros, a la normatividad respectiva: Ley Orgánica del Plan de Desarrollo - Ley 152 de 1994 Ley General de Educación - Ley 115 de 1994 Ley 715 de 2001 y Ley 1176 del 2007 - SGP Ley 1450 de 2011 – Plan Nacional de Desarrollo

Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula Ciclo de Planeación Recursos del SGP Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula BOG-AAA123-20110325-

Antecedentes: El artículo 16 de la Ley 715 de 2001 señala que la participación para educación del Sistema General de Participaciones – SGP – será distribuida por municipios y distritos atendiendo los criterios de: (1) población atendida, (2) población por atender en condiciones de eficiencia y (3) equidad-calidad. Para la distribución por población atendida, “se determinará una asignación por alumno, de acuerdo con las tipologías que definirá la Nación atendiendo los niveles educativos (preescolar, básica y media en sus diferentes modalidades), y las zonas urbana y rural, para todo el territorio nacional”.

En el marco de la Ley se entiende por tipología el conjunto de “variables que caracterizan la prestación del servicio educativo en los niveles de preescolar, básica y media, de acuerdo con metodologías diferenciadas por zona rural y urbana”. Al tiempo se señala que la Nación: «definirá la metodología para el cálculo de la asignación por alumno y anualmente fijará su valor atendiendo las diferentes tipologías, sujetándose a la disponibilidad de los recursos del Sistema General de Participaciones».

RECURSOS DISPONIBLES PARA 2010 ¿QUÉ DICE EL ACTO LEGISLATIVO 04 DE 2007 FRENTE A LA BOLSA DE RECURSOS? RECURSOS DISPONIBLES PARA 2010 Tiene aplicación a partir del 1° de enero de 2008 Mantiene un Crecimiento sostenido hasta 2016 (hacen base) 2008 y 2009 Inflación + 4 % Inflación + 3.5 % 2011 – 2016 Inflación + 3.0 % Asigna recursos adicionales para educación - sobre el total de la bolsa (no hacen base) 2008 y 2009 1.3 % 1.6 % 2011 – 2016 1.8 % Otorga recursos adicionales si la economía crece por encima del 4% destinados a Primera Infancia

¿Cómo se venía construyendo la tipología? En general ha variado mucho, en algunos se busca recoger la diversidad de las ETC (2005-2006) en otros no (2008-2009) 2002 Transición a excepción de los distritos de Bogotá, Barranquilla, Cartagena y Santa Marta -a los cuales la asignación por alumno atendido se inició desde 2002 2003 2004 Matrícula, nivel educativo, número de docentes, grado promedio en el escalafón y geográficas como: zona y densidad poblacional o número de habitantes por km2, 2005 Se redefinieron los grupos por separado para departamentos y municipios así: 7 grupos de departamentos, 4 grupos de municipios y un grupo de Distritos. 2006 2007 Se mantuvieron los grupos pero se abrieron por niveles (secundaria-media y primaria) 2008 Se redefinieron las tipologías hacia UNA tipología por nivel. 2009 2010 Nuevamente se establecen grupos de entidades con tipologías diferenciadas teniendo en cuenta exclusivamente las diferenciales en costos generadas por la dispersión poblacional.

La metodología que se venía utilizando en 2010 no diferenciaba entre dispersión y densidad poblacional: Estas dos figuras tienen la misma área y la misma población (10 puntos) luego tendrían el mismo indicador pero ¿TIENEN LA MISMA DISPERSIÓN?

Ante esta situación el Plan Nacional de Desarrollo definió: «Fortalecimiento de la financiación de la educación: Para mejorar la eficiencia y la equidad en la asignación, transferencia y uso de los recursos para educación preescolar, básica y media se desarrollarán las siguiente estrategias: (1) la revisión y modificación de los criterios de distribución de los recursos para la atención educativa. Como parte de lo anterior se revisará el costo de la prestación del servicio educativo buscando fortalecer el reconocimiento de las características regionales y poblacionales de las entidades territoriales, así como la zona de ubicación, con énfasis en la zona rural, y se buscará que los recursos lleguen directamente a los establecimientos educativos; (2) la revisión de qué recursos del SGP, bajo qué condiciones y para qué acciones, se podrían dirigir a los establecimientos educativos atendiendo a las características de las respectivas entidades territoriales;

Ante esta situación el Plan Nacional de Desarrollo definió: (3) la redefinición de criterios de asignación de recursos del SGP para el mejoramiento de la calidad; (4) la implementación de un esquema de incentivos a las entidades territoriales a partir de la valoración de sus esfuerzos de gestión y resultados en términos de acceso, permanencia, calidad y pertinencia; (5) el fortalecimiento de la transparencia y Buen Gobierno en el uso de recursos del sector educativo mediante la adopción de medidas para eliminar las filtraciones del sistema general de participaciones y el fortalecimiento de los Sistemas de Información existentes para mejorar su uso en la evaluación y control;

Nuevo Modelo a partir de 2011- Población atendida: Índice de desarrollo municipal y departamental Índice de desempeño fiscal Ruralidad de la ETC Caracterización de la Prestación del Servicio educativo Condiciones socioeconómicas e institucionales de la ETC Condiciones de atención y vulnerabilidad de la población Condiciones de desarrollo educativo Dimensiones de análisis:  Alumnos por docente Atención a población rural Atención a población vulnerable (desplazados, Sisben 1 y 2, etc.) Cobertura Neta básica Cobertura Neta media Matrícula de asignación por 9.162.369 (No incluye adultos Ciclo 1, jardín-prejardín, menores de 5 años)

1. Cálculo de los indicadores correspondientes para cada una de las dimensiones de análisis 2 Cálculo de un índice sintético para cada dimensión (Análisis factorial mediante análisis de componentes principales) 3. Agrupación de ETC con condiciones similares en grupos (Análisis de clúster mediante el método de agrupación de Ward) 4. Revisión y confirmación de los grupos (Análisis discriminante)

TIPOLOGÍAS 2010 TIPOLOGIAS 2011

Incluso la variación de las tipologías compensó caídas de matrícula:

Las mayores variaciones en tipologías llegaron a las zonas que más lo necesitan… Distribución PA SGP 2011 Variación % 2010-2011 Distribución PA SGP 2010

Las bondades de la nueva metodología: Es una metodología técnica más robusta. Mejora las condiciones técnicas de agrupación en relación con sus condiciones socioeconómicas de contexto, atención y desarrollo educativo. Se relaciona más con la política al asignar diferencial a educación media y preescolar, donde se requiere mayores esfuerzos en 2011 por parte de las ETC. Se mejora en términos de equidad la distribución con las ETC que atienden población más rural y vulnerable, que están en contextos de menor desarrollo económico y con menores condiciones de atención educativa.

De hecho el cambio corrige la sostenibilidad de las ETC a futuro ante la disminución de los niños de primaria por efecto del cambio demográfico: (Bono demográfico) Comportamiento de la matrícula en primaria 2002 – 2009 y proyecciones población de 6 a 10 años hasta 2014

Recursos del Sistema General de Participaciones para Educación Concepto Distribución / Giro Monto Receptores Prestación del Servicio Se distribuyen en Enero de 2012 y se gira en doceavas $11.5 billones 94 Entidades Territoriales Certificadas Conectividad Se distribuyen en febrero 2012 y se gira de acuerdo a convenio $100 mil millones Calidad Se distribuye en febrero y se gira en doceavas $630 mil millones 1.100 municipios Gratuidad Se distribuye en enero y se gira el 100% $525 mil millones 13.700 Establecimientos Educativos Remanentes (Complemento) Se distribuye en el segundo semestre de acuerdo necesidades $1.4 billones A las Entidades Territoriales FUENTE: MEN

Prestación del servicio Usos de recursos (Ley 715 de 2001) Pago del personal docente y administrativo de los establecimientos educativos, las contribuciones inherentes a la nómina y sus prestaciones sociales. Construcción de la infraestructura, mantenimiento, pago de servicios públicos y funcionamiento de las instituciones educativas. Provisión de la canasta educativa (dotación mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didácticos) Actividades destinadas a mantener, evaluar y promover la calidad educativa. Contratación de la prestación del servicio educativo Transporte escolar y complementar alimentación escolar

Calidad Calidad - Usos de recursos (Directiva Ministerial No. 12 de 2008) Dotación institucional de mobiliario básico y material pedagógico (dotación mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didácticos). Construcción, mantenimiento y adecuación de establecimientos educativos. Pago de servicios públicos y funcionamiento de los establecimientos educativos oficiales. Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento. Complementar de ser necesario transporte escolar y alimentación escolar. Restricciones en el uso de los recursos No pueden usarse para beneficios individuales de los estudiantes tales como el kit escolar, aplicación pruebas tipo ICFES. No puede usarse para gastos recurrentes, como mantenimiento de vehículos y contratos laborales.

En Calidad también se implementó una nueva metodología: La asignación de recursos no ha incentivado una mejora en las condiciones de calidad. Mientras de 2002 a 2010 los recursos de SGP (pesos constantes) aumentaron en 31%, los resultados de calidad no han tenido grandes variaciones. Los resultados de calidad siguen manifestando la existencia de enormes brechas según las condiciones socioeconómicas, regionales y por zona (rural-urbana). Sólo 5 municipios (que tienen bajo NBI), recogían el 14% de los recursos.

La nueva distribución es más equitativa La nueva distribución es más equitativa. Hay una mejor asociación entre el NBI del municipio y la asignación per cápita: Diagrama de dispersión de asignación per cápita de la población atendida y NBI del municipio

Uso de recursos (Decreto 4807 de 2011) Gratuidad educativa Gratuidad Uso de recursos (Decreto 4807 de 2011) La gratuidad de la educación se entiende como la exención del pago de derechos académicos y servicios complementarios a los alumnos de los establecimientos educativos estatales. A partir de la vigencia de 2008, el Gobierno Nacional ha asignado recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para el sector educativo, adicionales a los de calidad, con el fin de compensar el dinero que las instituciones educativas oficiales dejaron de percibir por la gratuidad educativa en el pago de derechos académicos y servicios complementarios. A partir de 2012 se decreta la gratuidad universal de 0 a 11 para el sector oficial

Per capitas a reconocer Además de aumentar la población beneficiaria para le 2012 el per cápita asociado tendrá un incremento significativo, discriminado por niveles y por atención urbana y rural. Per capitas a reconocer 2011 2012 Urbano Rural Transicion $ 35.000 $ 68.000 $ 84.000 Primaria $ 60.000 $ 74.000 secundaria media $ 62.000 $ 90.000 $ 112.000 media tecnica $ 110.000 $ 136.000

De acuerdo al PND, estos recursos a partir del 2012 serán girados a los Fondos de Servicio Educativo

Estado actual del reporte de información recibido por ETC

Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula Ciclo de Planeación Recursos del SGP Consolidación de Matrícula 2011 y Auditorías de Matrícula BOG-AAA123-20110325-

Proceso de matrícula en educación básica y media Conjunto de procedimientos y actividades que permiten organizar la continuidad de los alumnos antiguos y el ingreso de alumnos nuevos en el sistema educativo del país. Para el control y desarrollo del proceso el MEN tiene a disposición de los establecimientos educativos y de las secretarías de educación el sistema integrado de matrícula SIMAT, herramienta que permite organizar el proceso de matrícula en todas sus etapas, así como tener una fuente de información única oportuna, confiable y disponible para la gestión, la toma de decisiones y la distribución eficiente de los recursos del sector. BOG-AAA123-20110325-

El Sistema de matrícula SIMAT Sistema de gestión de la matrícula que facilita la inscripción de alumnos nuevos, la actualización de datos de alumnos antiguos, el reporte de novedades, el registro de los traslados de alumnos a otros establecimientos y la obtención de informes asociados a fenómenos como la deserción. El SIMAT es un sistema transaccional, en tiempo real, que permite efectuar un seguimiento completo y detallado de todo el proceso educativo asociado a un estudiante, desde que se matricula por primera vez hasta que finaliza el ciclo escolar. BOG-AAA123-20110325-

Evolución del proceso de recolección y consolidación de matrícula Hasta 2001 Recolección manual - Censo establecimientos educativos – Formulario C-600 DANE 2002 a 2004 Reporte de información certificado por las ETC a través de SINEB – MEN – Cargue de archivos planos 2005 a 2007 2008 a 2011 Reporte en línea – SIMAT – Información en tiempo real – Actualización permanente de novedades Evolución del proceso de recolección y consolidación de matrícula Información agregada Información rezagada y para fines estadísticos (2 años de rezago) Información estadística estratégica oportuna para la toma de decisiones, la gestión del sector, asignación y distribución de recursos y la formulación, seguimiento y evaluación de la política sectorial Información niño X niño sector oficial y agregado sector privado Información niño X niño sector oficial y privado Matrícula estadística y para giro de recursos en un único momento del tiempo – Corte estadístico definido por el MEN a una fecha determinada – No hay actualización de novedades – MATRÍCULA ESTÁTICA Cortes mensuales - Matrícula en línea con actualización permanente de novedades – Análisis en diferentes momentos que permite conocer la totalidad de alumnos atendidos - MATRÍCULA DINÁMICA BOG-AAA123-20110325-

Nueva dinámica de la información de matrícula A partir la vigencia 2011, el MEN aplica una nueva metodología de consolidación de matrícula que refleja de manera más aproximada la realidad de la atención de los estudiantes en los establecimientos educativos del país y que consiste en: Seguimiento mensual al reporte de matrícula realizado por las 94 entidades territoriales. Para tal fin el MEN realizó cortes de información de matrícula de manera mensual. BOG-AAA123-20110325-

Nueva dinámica de la información de matrícula 2. Seguimiento a las novedades registradas alumno por alumno. Con el análisis de los cortes mensuales de matrícula se realizó el siguiente proceso:   a) Identificación de alumnos nuevos reportados en cada corte de matrícula. b) Seguimiento a las novedades de los alumnos ya registrados y que continuaban matriculados en los diferentes cortes mensuales. c) Identificación de alumnos trasladados a otros establecimientos educativos. d) Identificación de alumnos desertores. e) Identificación de registros retirados del sistema por efectos de depuración. BOG-AAA123-20110325-

En 2011 el nivel de depuración por entidad territorial varia del 0,13% al 14,71% BOG-AAA123-20110325-

Nueva dinámica de la información de matrícula El resultado del ejercicio es un archivo consolidado de matrícula que recoge la totalidad de alumnos que fueron atendidos en el sistema educativo en algún momento de la vigencia, y que permite identificar:   a) El tiempo de atención de cada estudiante matriculado en una entidad territorial, calculado a partir de la fecha de registro en el SIMAT. b) Las novedades de cada estudiante, relacionadas con traslados, retiro por motivo deserción y retiro del sistema por motivos asociados a depuraciones. BOG-AAA123-20110325-

Nueva dinámica de la información de matrícula En este sentido se entiende: Estudiantes atendidos: Alumnos que en los diferentes cortes de matrícula tengan el estado “matriculado”, “graduado” o “retirado” por motivo “deserción”, “traslado a otra institución educativa” o “traslado por cambio de sector”. Depuraciones: El MEN no considera dentro del consolidado de matrícula de la vigencia los registros con motivo de retiro “liberación de cupos” o “no aplica”. Estos registros se consideran depuraciones del sistema. BOG-AAA123-20110325-

Proceso de consolidación de la información de matrícula 1 Análisis cortes mensuales de matrícula 2 Identificación de depuraciones 3 Ajustes por auditorías y alumnos nuevos BOG-AAA123-20110325-

PROCESO DE AUDITORÍA DE MATRÍCULAS

Marco legal del proceso de auditoría de matrícula La Ley 715 de 2001 en su artículo 16 establece que la asignación de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP) para educación se determinará por alumno atendido y de acuerdo con las diferentes tipologías que defina la Nación. La población atendida será la población efectivamente matriculada en el año anterior y reportada a través del sistema de información de matrícula del Ministerio de Educación Nacional. BOG-AAA123-20110325-

Marco legal del proceso de auditoría de matrícula De acuerdo con el artículo 19 de la Ley 715 de 2001, el artículo 4 del Decreto 1526 de 2002 y el artículo 3 de la Resolución 166 de 2003, el Ministerio de Educación Nacional tiene la responsabilidad de verificar en las instituciones la calidad de la información de matrícula oficial, contratada y privada, reportada por las entidades territoriales. En este sentido el MEN viene realizando con periodicidad anual, desde el año 2003, la contratación del proceso de auditoría a la información de matrícula, de acuerdo con la disponibilidad de recursos. BOG-AAA123-20110325-

Características del proceso de Auditoría a la información de matrícula Consiste en la verificación censal de la matrícula reportada por la entidad territorial en el SIMAT. Además de garantizar una asignación eficiente de los recursos del SGP, se busca fortalecer los procesos de recolección de información, solicitando a las firmas auditoras, la verificación, depuración, corrección y/o levantamiento de las variables básicas de todos los estudiantes. Adicionalmente se solicita a las firmas auditoras la verificación y/o levantamiento de información básica de alumnos nuevos no reportados en SIMAT. BOG-AAA123-20110325-

Características del proceso de Auditoría a la información de matrícula El proceso de verificación de matrícula consiste en la revisión física de los niños y/o de los documentos que soportan la existencia y atención de los mismos, tales como folios de matrícula, observador del alumno, listados de notas, entre otros. La verificación que realiza la firma auditora en los establecimientos educativos está siempre acompañada de actas de visita que dan cuenta de los hallazgos encontrados y que son firmadas por los rectores de los establecimientos o por quien sea delegado en la institución para atender la visita. BOG-AAA123-20110325-

Características del proceso de Auditoría a la información de matrícula El proceso de verificación es anunciado por el MEN a las secretarías de educación y a los establecimientos educativos a través de oficios donde se dan a conocer las características del mismo. Las visitas a los establecimientos educativos son concertadas y están soportadas en actas de visita. Los resultados del proceso son entregados y socializados con las secretarias de educación. Se definen plazos para el suministro de evidencias adicionales. Los resultados del proceso son suministrados a los entes de control para los fines pertinentes. BOG-AAA123-20110325-

Características del proceso de Auditoría a la información de matrícula Dadas las implicaciones que tienen los resultados de las auditorias de matrícula, el MEN contrata una firma interventora cuyo rol es supervisar el completo y adecuado trabajo de las firmas auditoras, estar permanentemente al tanto del desarrollo del operativo de campo y revisar y refrendar con su firma los informes de auditoría. El objeto contractual de la firma interventora está asociado al seguimiento y verificación de la correcta ejecución del proceso de auditoría por parte de la firma contratada. BOG-AAA123-20110325-