DE TRANSFERENCIA documental CARTILLA DE TRANSFERENCIA documental

BASE LEGAL Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. Acuerdo No. 038 de septiembre 20 de 2002. ”Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”. (Establece que los servidores públicos al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos debidamente inventariados...) Archivo General de la Nación

INTRODUCCION La presente cartilla, denominada Transferencia documental, explica los procedimientos que se deben realizar para llevar a cabo la organización y transferencia documental de los archivos de gestión del Hospital Universitario Departamental de Nariño E.S.E, una vez cumplido los tiempos de retención que se fija en la respectiva Tabla de Retención Documental para la primera fase de archivo. El Archivo Central, espera que esta cartilla, perteneciente a la serie Planes de Capacitación, suministre los elementos de información procedimentales requeridos para completar la organización de sus archivos de gestión.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Es el procedimiento mediante el cual se hace el traslado controlado de los documentos RESOLUCIONES 1992 200 FOLIOS Carpeta 1 Caja 1

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA Consiste en el traslado de documentos de los archivos de gestión al archivo central, una vez que estos han cumplido su tramite administrativo y han agotado su tiempo de retención establecido en la TRD. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA RESOLUCIONES 1992 200 FOLIOS Carpeta 1 Caja 1

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA Consiste en el traslado de los documentos del archivo central al histórico de conformidad con las TRD. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA RESOLUCIONES 1992 200 FOLIOS Carpeta 1 Caja 1

PASOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA 1. Verifique que la documentación a transferir, haya cumplido su tiempo de retención. 2. Retire el material metálico, hojas y formatos en blanco, copia o fotocopias de documentos cuyo original se encuentre en un expediente, colillas de envió o de fax, borradores. 3. Utilice unidades de conservación (carpetas) para los documentos 4. La foliación es un requisito ineludible para las transferencias. (PARTE SUPERIOR DERECHA – FORMA DE LECTURA) 5. Perforación de documentos: todos los documentos se deben alinear en la parte superior y perforar a tamaño oficio RESOLUCIONES 1992 200 FOLIOS

Rótulos para caja Rotulo para carpeta 6. Rotule cada carpeta y caja, identificando: SECCION: identifique jerárquicamente de quien depende (Subgerencia Administrativa o Subgerencia de Prestación de Servicios) SUBSECCION: identifique la coordinación a la cual depende y luego su dependencia SERIE: identifique la serie que le corresponde de acuerdo a las funciones asignadas (informes, actas, resoluciones, planes, Historias Laborales, procesos disciplinarios) SUBSERIE: identifique las subseries que se desprenden de las series (actas de comités. Historias laborales activas, Historias laborales inactivas, planes de mejora, planes de capacitación, 6. Rotule cada carpeta y caja, identificando: SECCION: identifique jerárquicamente de quien depende (Subgerencia Administrativa o Subgerencia de Prestación de Servicios) SUBSECCION: identifique la coordinación a la cual depende y luego su dependencia SERIE: identifique la serie que le corresponde de acuerdo a las funciones asignadas (informes, actas, resoluciones, planes, Historias Laborales, procesos disciplinarios) SUBSERIE: identifique las subseries que se desprenden de las series (actas de comités. Historias laborales activas, Historias laborales inactivas, planes de mejora, planes de capacitación, FECHAS EXTREMAS: identifique la fecha en el documento que haya dado inicio al tramite y fecha final en el documento en donde haya finalizado el tramite ( 1 de enero de 2014 – 31 de diciembre de 2014) Nº DE FOLIOS: identifique la totalidad de folios que se encuentran en cada unidad de conservación (carpeta) Nº DE CARPETA: identifique el numero de carpeta que le corresponde a esta. Nº DE CAJA: identifique el numero de caja que le corresponde a esta Rótulos para caja Rotulo para carpeta

PARA TENER EN CUENTA 1.Cada carpeta tiene en su lomo la capacidad estándar para el almacenamiento de documentos , el tope máximo es de 200 folios. 2.En cada una de las cajas caben 5 carpetas con 200 folios cada una.

7. Registe en el formato Único de Inventario Documental - FUID, los expedientes (carpetas) que se van a transferir, identificando claramente a que serie o subserie pertenece 8. Solicite la visita del personal de archivo, para revisar y orientar el proceso de transferencia, de acuerdo con las normas y procedimientos. Formato Único de Inventario Documental

9. Proceda a transferir la documentación al Archivo Central, acompañada del Formato Único de Inventario Documental, debidamente diligenciado en original y copia, además envié una copias por correo electronico. a: ejosa@hosdenar.gov.co ldiasm@hosdenar.gov.co. 10.El personal de archivo confrontara la remisión física de la documentación con el formato Único de Inventario Documental, para establecer la veracidad de la entrega. 11. Una vez finalizada esta actividad, se procederá a la firma del inventario Documental por parte del funcionario responsable de la preparación de la transferencia y de Archivo. 12. Finalmente el personal de archivo, ubicara la documentación en la respectiva estantería para su conservación préstamo y custodia.

CALENDARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Se elabora un cronograma de transferencias por parte del jefe de Archivo Central a inicio de año, teniendo en cuenta a los productores de la documentación CLASES DE TRANSFERENCIAS ORDINARIAS: es la transferencia de forma ordenada acorde al cronograma establecido en un plazo de tiempo determinado EXTRAORDINARIA: esta es de forma ocasional sin Tiempo establecido

Hospital Universitario Departamental de Nariño GRACIAS Archivo Central Hospital Universitario Departamental de Nariño