SISTEMA DE GESTION Y CONTROL FINANCIERO (SGCF) Agosto 21 de 2009

OBJETIVOS Dar a conocer el alcance del Sistema de Gestión y Control Financiero – SGCF Presentar los beneficios de la herramienta Explicar el proceso para la implementación del sistema en las Secretarias Mostrar la estrategia para Estandarizar los Instrumentos de análisis, seguimiento y control de la información financiera a través del Plan General de Contabilidad Pública – PGCP y la Estructura Presupuestal del SGCF Dar a conocer la importancia de adoptar la Estructura Presupuestal del SGCF a partir del Presupuesto de la vigencia 2010 Hacer Exploración del aplicativo –indicadores y reportes

TEMAS A DESARROLLAR OBJETIVOS CONCEPTO Y BENEFICIOS DE LA SOLUCION PROCESO PARA LA IMPLEMENTACION Homologación Preparación de archivos Cargue COMPONENTES DE DEL APLICATIVO EXPLORACION DEL APLICATIVO

CONCEPTO Y ALCANCE

MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO CONCEPTO DEL SGCF Solución de inteligencia de negocios que apoya el proceso de análisis para la toma de decisiones en la planeación, ejecución de los recursos, facilitando el seguimiento a sus resultados a través de indicadores de gestión, en concordancia con los ejes de Cobertura, Eficiencia y Calidad Educativa. Presupuesto MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO Tesorería Contabilidad MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO

BENEFICIOS DEL APLICATIVO

BENEFICIOS GENERACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN: Facilita la medición de las metas comprendidas en los programas de Cobertura, Calidad y Eficiencia. Presupuesto Tesorería Contabilidad Conciliaciones pendientes del periodo Conciliaciones pendientes > 30 días Oportunidad generar de E.F Cumplimiento ejecución PAC Tiempo promedio de pago Porcentaje de inversión Disponibilidad presupuestal Ejecución presupuestal Participación del gasto asignado en Educación del Ente Territorial

BENEFICIOS GENERACIÓN DE REPORTES EXPLICATIVOS: Facilita el análisis dinámico y detallado de los indicadores. PRESUPUESTO TESORERÍA CONTABILIDAD Conciliaciones pendientes del periodo Conciliaciones pendientes > 30 días Oportunidad generar de Estados Financieros Informe de pagos efectuados Informe de inversiones financieras Informe presupuestal de cuentas por pagar Informe de los Estados Presupuéstales Informe de Ejecución Presupuestal Informe detallado de los estados presupuestales

BENEFICIOS GENERACIÓN DE REPORTES ESPECIALES: Facilita la generación de reportes periódicos para los órganos de vigilancia y control. Anexo 30 – Esquema Seguimiento Financiero (Res.166) Calidad Educativa Alimentación Escolar Formato A: Ejecución de Ingresos Formato C: Ejecución de gastos de inversión y pago deuda Ejecución de Ingresos y Gatos del SGP Destinación de recursos manejados por los Dptos y Municipios certificados en educación. Ejecución recursos del SGP para asignaciones especiales y propósito general y actividades ambientales. Reporte de cuentas bancarias del SGCF MEN DNP CGR

BENEFICIOS PROYECCIONES PRESUPUESTALES: Facilita la estimación del plan de presupuestal durante algún período de tiempo futuro. FIJAS VARIABLES AÑO 2009 AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 AÑO 2013 Gastos de Eficiencia Costos para actividades de calidad Recursos para apropiación nuevas tecnologías Costos la para atender las nóminas del Sector Educativo

BENEFICIOS SIMULACIONES PRESUPUESTALES: Es la técnica que le facilita crear varios escenarios posibles para la programación presupuestal y le permite equivocarse sin provocar efectos sobre la situación real.

BENEFICIOS PROGRAMACION DEL PAC y ANALISIS DOFA: A partir del presupuesto aprobado, le facilita la programación del PAC mensual anualizado y el análisis sobre las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas que tiene o puede tener una entidad en la elaboración de su flujo de caja.

PROCESO DE IMPLEMENTACION

? PROCESO DE IMPLEMENTACION SEGUIMIENTO CONTINUO COMPROMISO HOMOLOGACION OBTENCION DE DATOS CARGUE DE INFORMACION ? Líder financiero SE Financ. Hacienda Líder Técnico Líder Financiero SE Líder Técnico Financ.Hacienda Líder Financiero SE Financiero Hacienda Líder Técnico SEGUIMIENTO CONTINUO

METODOLOGÍA HOMOLOGACION Lideres financieros OBTENCION DE DATOS Estructura Presupuestal y fuentes primarias Tabla de equivalencias Extracción de datos Archivos Estructurados .Cargue de datos .Análisis de información HOMOLOGACION OBTENCION DE DATOS CARGUE DE INFORMACION Lideres financieros Todo el equipo

HOMOLOGACION

DEFINICION ESTRUCTURA Es un instrumento indispensable para la homologación de las estructuras presupuestales de las Secretarías de Educación, que contiene un Plan de Cuentas de tipo Presupuestal a nivel Programas, Subprogramas, Proyectos y Subproyectos para construir una base de información financiera estándar propia para el sector Educación en su conjunto. La estructura presupuestal está conformada por ocho niveles de clasificación, con quince dígitos que conforman el Código Presupuestal.

QUE ES LA HOMOLOGACION Es el procedimiento mediante el cual se comparan las Estructuras Presupuestales de las Secretarías de Educación VS la Estructura del Sistema de Gestión y Control financiero SGCF, con el fin de estandarizar la información obtenida de las fuentes primarias de información de las Entidades Territoriales, correspondiente al sector educativo.

EJEMPLO DE HOMOLOGACION ESTRUCTURA SECRETARIA COGICO ESTRUCTURA SECRETARIA CODIGO SGCF ESCTURCTURA SGCF 12506 Aportes de ley 21 Infraestructura educativa 1205 Recursos Nación R. N 13101 SGP 2009 - Educación - Población Atendida 1201010100107 Prestación de servicios SGP con situación de fondos - sin detalle R. SGP 28.33.31.14.230-1 Proyecto Sostenimiento Estab. Educ. Ofic. Teléfono 22010801 Pago de servicios públicos(agua, aseo, alcantarillado, energía, teléfono, gas) COBERTURA 28.33.31.14.230-5 Conectividad Sin Situación de Fondos 22030304 Otros proyectos de eficiencia- conectividad EFICIENCIA 28.33.31.14.230-3 Implementación Proyecto Pequeños Científicos Capacitación y AsistenciaTecnica 22020101 Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento CALIDAD

ESTRUCTURA PRESUPUESTAL PRESUPUESTO SECRETARIA 2010 CONCLUSION PROGRAMAS SUBPROGRAMAS Prestaciones Sociales Personal Administrativos Prestaciones sociales Personal Docente Prestaciones Sociales Personal Administrativo Docente OTROS :Servicios Públicos y Funcionamiento de ED Divulgación, asistencia técnica y capacitación Construcción, adquisición, mejoramiento y mantenimiento de infraestructura. Dotación material didáctico, textos y equipos audiovisuales establecimientos Nómina Secretaría de Educación - Nivel central Proyectos de Eficiencia Otros Proyectos de Eficiencia y capacitación COBERTURA CALIDAD EFICIENCIA PROYECTOS INDICADORES ESTRUCTURA PRESUPUESTAL PRESUPUESTO SECRETARIA 2010 SGCF ESTRUCTURAS ACTUALES

PREPARACIÓN DE ARCHIVOS

ARCHIVOS DE ENTRADA 1. APERIODICOS NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO Equivalencia Plan de Rubros Este archivo contiene las equivalencias entre los rubros imputables de la estructura presupuestal de cada Secretaría con la estructura del SGCF. 2. Cuentas Bancarias de las SE Este archivo contiene la relación de todas las cuentas bancarias que se manejan en la Secretaría de Educación que está reportando la información. 3. Presupuesto aprobado para la SE Este archivo contiene la información corresponderte al presupuesto oficial aprobado (apropiación inicial) para la vigencia que se reporte.

ARCHIVOS DE ENTRADA 2. PERIODICOS NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO Ejecución presupuestal de Ingreso Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los ingresos registrados en la SE. 2. Ejecución presupuestal de Gastos Este archivo contiene el saldo mensual de la ejecución de los gastos de funcionamiento y de inversión registrados en la Secretaría 3. Ejecución PAC Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos. 4. Ejecución PAC CXP Este archivo contiene el saldo mensual del PAC programado o aprobado de las cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de la vigencia cerrada y el saldo mensual del PAC ejecutado para recaudos y para pagos. 5. Inversiones Financieras Este archivo contiene el detalle de las inversiones financieras temporales constituidas por las Secretarías de Educación 6. Conciliaciones Bancarias Este archivo contiene el saldo de las conciliaciones bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria. 7. Saldos Bancarios Este archivo contiene el saldo de las cuentas bancarias realizadas en la Secretaría de Educación que reporta la información, registrados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando, discriminado por entidad financiera y cuenta bancaria. 8. Movimiento Contable SE Este archivo solo contempla el registro de los datos de contabilidad que corresponde a la ejecución de los recursos que financian el sector educativo. Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0).

ARCHIVOS DE ENTRADA 2. PERIODICOS NOMBRE DEL ARCHIVO OBJETIVO 9. Movimiento Contable ED Se debe reportar la información de las cuentas contables a nivel cuatro (4) del catalogo general de cuentas (PCGP) incluyendo los movimientos de las cuentas cero (0), de los establecimientos educativos. 10. Viáticos Este archivo contiene la información detallada de las resoluciones de viáticos expedidas en la Secretaria de Educación. 11. Saldos Cuentas X Pagar Este archivo contiene los saldos de las cuentas por pagar, efectuados entre el 1 al 30 de cada mes que se esta reportando. Incluye los beneficiarios de cada cuenta por pagar. 12. Datos complementarios para el SGCF /Metas Este archivo contiene un conjunto de datos (valores para metas e indicadores administrativos de la gestión financiera) que son requeridos por el sistema SCGF de la vigencia que se reporte. 13. Detalle soporte CDP,RP y OP Este archivo contiene la información detallada de las CDP, RP y OPS por estado que tramitó y registró la Secretaría.

CARGUE DE ARCHIVOS

PROYECCIONESSIMULACIONES COMPONENTES S G C F E- LEARNING PROYECCIONESSIMULACIONES ANALITICA Indicadores Reportes Especiales Presupuestal Cursos Virtuales Simulaciones PAC Exploración Guiada Docum. Técnica Funcional

EXPLORACION DEL APLICATIVO

Usuarios: pruebas.caqueta@sedcaqueta.gov.co www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co Usuarios: pruebas.caqueta@sedcaqueta.gov.co

INDICADORES: RF RF17: Disponibilidad Presupuestal RF19- 23: Ejecución Presupuestal 3. RF 28: Inversión por alumno REPORTES: Informe de Ejecución presupuestal Informe especial del MEN - Gastos

GRACIAS Ana Lucía Castro Toro Líder Funcional SGCF Celular 315 333 09 56 /314 307 66 60 María del Pilar Ardila Quintero Ing. Administradora Técnica del SGCF Celular 313 323 42 50