POLITICA DE EFICIENCIA SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES – EDUCACIÓN TIPOLOGÍAS Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS POLITICA DE EFICIENCIA

TABLA DE CONTENIDO 1. Recursos Humanos del Sector I. CRITERIOS ASIGNACIÓN DE RECURSOS 2009 II. SEGUIMIENTO A RECURSOS III. ANÁLISIS DE EFICIENCIA EN LA APLICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS IV. ASISTENCIA TECNICA DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN 1. Recursos Humanos del Sector 2. Recursos Financieros 3. Fortalecimiento a la Gestión de las Secretarías de Educación

I. CRITERIOS ASIGNACIÓN DE RECURSOS 2009 Se paga igual a todos los Departamentos, Distritos y Municipios Certificados. A los departamentos creados por la constitución se reconocen las diferencias ordenadas por la Ley. Se definen 4 tipologías según nivel (primaria y secundaria) y zona (urbana rural) y dos asignaciones para los ciclos de adultos. Se mejoran los ingresos de los maestros del nuevo escalafón.

COMPOSICIÓN DE LA TIPOLOGÍA COMPONENTE DESCRIPCIÓN Costo docente/año Costo promedio de acuerdo con el nivel, la zona y el grupo Relación docentes/grupo Docentes requeridos para un grupo de acuerdo con el nivel y la especialidad. Directivos-docentes Proporción del costo promedio de los directivos docentes para cada tipo de atención (nivel, zona, grupo). Tamaño de grupo Número de alumnos que debe atender cada docente según nivel y zona. Gastos administrativos Proporción destinada a cubrir los costos de planta de personal administrativo y gastos inherentes a la administración del servicio. Otros costos Proporción destinada a la financiación de la canasta educativa (Infraestructura, dotación, mantenimiento, material didáctico, etc.).

TIPOLOGÍAS 2009 Entidades Urbana Rural Preescolar y Primaria Secundaria y media DEPARTAMENTOS, DISTRITOS Y MUNICIPIOS 1,000,000 1,300,000 1,070,000 1,400,000 Nuevos Departamentos ARAUCA Y CASANARE 1,100,000 1,200,000 PUTUMAYO y SAN ANDRÉS 1,310,000 1,330,000 AMAZONAS, GUAINÍA, GUAVIARE, VICHADA Y VAUPÉS 2,800,000 3,000,000 CICLO 2 DE EDUCACIÓN PARA ADULTOS 420,000 CICLOS 3 A 6 DE EDUCACIÓN PARA ADULTOS 640,000

DESTINACIÓN DE RECURSOS SGP- PRESTACION DE SERVICIOS Prioritariamente al pago de la planta de personal docente, directivo docente y administrativa del sector incluyendo contribuciones y prestaciones sociales Construcción, mantenimiento y adecuación de establecimientos educativos Pago de servicios públicos y funcionamiento de los establecimientos educativos estatales Provisión de la canasta educativa (dotación pedagógica de los establecimientos: mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didácticos). Acciones para mantener, evaluar y promover la calidad educativa.

OTRAS ASIGNACIONES Recursos de calidad se asignan de acuerdo con la matrícula y el índice de NBI de cada uno de los municipios del país (certificados y no certificados). Recursos de gratuidad se asignan $33.000 a los estudiantes de los niveles educativos de preescolar a secundaria (grados 0 a 9) y $60.000 a los estudiantes del nivel de media (grados 10 y 11), registrados en SISBEN 1 y 2, desplazados, indígenas y estudiantes con Necesidades Educativas Especiales (NEE) no sisbenizados . Recursos adicionales para la atención de la población con NEE se asigna un valor adicional del 20% de la tipología.

DESTINACIÓN DE RECURSOS SGP CALIDAD Provisión de la canasta educativa (dotación pedagógica de los establecimientos: mobiliarios, textos, bibliotecas, materiales audiovisuales y didácticos). Construcción, mantenimiento y adecuación de establecimientos educativos. Pago de servicios públicos y funcionamiento de los establecimientos educativos estatales. Acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en planes de mejoramiento. RESTRICCIONES EN EL USO DE LOS RECURSOS DE CALIDAD No pueden usarse para beneficios individuales de los estudiantes tales como el kit escolar, uniformes, preparación pruebas ICFES. No pueden usarse para contratos laborales.

RECURSOS SGP GRATUIDAD Obligación de los alcaldes: girarlos directamente a los Fondos de Servicios Educativos de los establecimientos educativos. Sustituyen los pagos de los estudiantes. Se destinan a los mismos conceptos de gasto de los recursos de calidad, con excepción al pago de servicios públicos que debe ser asumido por la entidad territorial. Son complementarios a los recursos de calidad que las alcaldías han venido destinando a los establecimientos educativos y no sustituyen los recursos que se han dado.

II. SEGUIMIENTO A RECURSOS DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN

SEGUIMIENTO A RECURSOS Ley 715 de 2001: El Ministerio debe evaluar la gestión financiera, técnica y administrativa del sector educativo en las entidades territoriales, hacer seguimiento a los recursos del SGP y brindar asistencia técnica para la eficiencia en su uso. Las entidades territoriales tienen la obligación de suministrar a la Nación la información en las condiciones que se requiera La Dirección de Descentralización se encarga directamente del Seguimiento a recursos financieros Seguimiento a recursos humanos

SEGUIMIENTO FINANCIERO ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES Uso de recursos, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica requerida SEGUIMIENTO FINANCIERO BASE DE DATOS MEN Consolidación y validación de información ANALISIS Y GENERACIÓN DE REPORTES E INDICADORES DE GESTION Uso de recursos, gestión financiera, cumplimiento de normatividad y definición de asistencia técnica INF. PRESUPUESTAL (Anexo 30) INGRESOS POR FUENTE Presupuesto inicial y final GASTOS POR FUENTE (SGP y resto) Presupuesto inicial y final de funcionamiento por rubro y de inversión por proyecto Ejecución de funcionamiento e inversión por rubro y proyecto Ejecución regionalizada de proyectos de inversión Componentes de gasto presupuesto final, ejecución y meta física INF. DE TESORERIA (Anexo 30) Valor Rendimientos SGP Pago Sueldos y Salarios Pago Prestaciones Sociales Pago Aportes Parafiscales Pago Contribuciones Efectivas INF. CONTABLE (Anexo 30) PUC - Cuenta "0" a 5 dígitos (únicamente las cuentas asociadas a presupuesto de la Secretaría de Educación) RESL. 166 Docente a Docente y Personal Administrativo (ANEXO 3A) E.T. CERTIFICADAS DETALLADO DE NOMINA (Anexo 31) Nómina Mensual Persona a Persona por cada devengo Aportes patronales y parafiscales Primas y Bonificaciones Extralegales Ascensos en el escalafón CALIDAD (Anexo 32) Detallado trimestral por municipio y concepto ALIMENTACIÓN (Anexo 33) Detallado trimestral por municipio

QUE Y CUANDO SE DEBE REPORTAR? ANEXO 31 NOMINA: Anexo de reporte mensual, compuesto por 5 archivos. Se reporta la nomina del mes anterior los 10 primeros días de cada mes. Su reporte es básico para la asignación de recursos ANEXO 30 FINANCIERO: reporte trimestral compuesto por 8 archivos financieros Se reporta los 20 días después de finalizar cada trimestre, así: enero a marzo, enero a junio, enero a septiembre y enero a diciembre. Su reporte es básico para la asignación de recursos ANEXO (33) ALIMENTACION Y (32) CALIDAD: reporte semestral compuesto por 1 archivo de calidad y 1 archivo de alimentación. El primer semestre se reporta entre julio 1-20 y el segundo entre febrero 1-15

SEGUIMIENTO A RECURSOS HUMANOS ANEXO 3A - RECURSOS HUMANOS Compuesto por dos anexos: Información por funcionario docente, directivo docente: información básica, perfil, ubicación, nivel y área de desempeño, Información detallada por funcionario administrativo: información básica, ubicación y salario básico CUANDO SE DEBE REPORTAR? Reporte semestral compuesto por 2 archivo El primer semestre con corte a 31 de marzo se reporta entre el 1 y el 30 de abril El segundo semestre con corte a 31 de octubre se reporta entre el 1 y el 30 de noviembre

III. ANÁLISIS DE EFICIENCIA EN LA APLICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS

METODOLOGÍA GENERAL DE ANÁLISIS PLANTA DOCENTES REQUERIDOS EXCEDENTES / FALTANTES MATRICULA DOCENTES VIABILIZADOS ESCENARIOS DE AJUSTE FINANCIERO COSTO NÓMINA INGRESOS POR POBLACIÓN ATENDIDA OBLIGA CIONES INGRESO DISPONIBLE NOMINA DISPONIBLE Vs. NOMINA EXCEDENTES / FALTANTES

ANALISIS DE EFICIENCIA DEL RECURSO HUMANO La entidad cuenta con una planta viabilizada con la cual puede atender directamente un número mínimo de estudiantes. La matrícula mínima se definió como la matricula existente al momento de realizar el estudio técnico de docentes requeridos analizando cada sede de los establecimientos de acuerdo con los parámetros normativos y las condiciones del establecimiento y de la población. Aumentos en matrícula pueden ser atendidos: Mejoramiento en eficiencia del recurso humano: aumentando las relaciones técnicas teniendo en cuenta las limitaciones de espacio, tipo de población y dispersión. Aumento de la planta de personal previo estudio técnico Contratación de prestación del servicio

INEFICIENCIA EN USO DE RECURSO HUMANO: Cuando la Matrícula actual descontando población atendida por contratación del servicio, matricula nocturna y matricula de niños de 3 y 4 años es menor a la matrícula mínima. La ineficiencia se duplica cuando además de contar con menos matrícula de la mínima a atender, existe contratación de prestación de servicios. En ambos casos se generan sobrecostos que no serán cubiertos por la Nación, en caso de presentar faltante de recursos para nómina

RECURSOS DISPONIBLE DE NOMINA ANÁLISIS PARA DEFINIR NECESIDADES DE PARTIDAS COMPLEMENTARIAS

ESCENARIOS DE AJUSTE Ajuste de la planta de personal previo estudio técnico para identificar requerimientos reales Disminución o supresión de la contratación de la prestación del servicio Disminución de planta y de contratación dependiendo de la estrategia de atención requerida en cada zona. En cualquier escenario es necesario establecer permanentemente un punto de control que garantice la validación de la planta de cargos con los recursos financieros, para la toma de decisiones

DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN IV. ASISTENCIA TECNICA DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN

DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN ASISTENCIA TECNICA DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN Recursos Humanos del Sector Recursos Financieros Fortalecimiento a la Gestión de las Secretarías de Educación

MISIÓN Fortalecer la capacidad de gestión de las secretarías de educación, en el marco de la descentralización para que mediante el uso eficiente de los recursos, amplíen la cobertura y eleven la calidad del servicio educativo.

ESTRUCTURA VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN PREESCOLAR, BÁSICA Y MEDIA DIRECCIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN Subdirección de Fortalecimiento a las SE Miguel Godoy Subdirección de Seguimiento al Uso de los Recursos Yaneth Sarmiento F. Subdirección de Recursos Humanos del Sector María Cristina García Parra

1. SUBDIRECCION RECURSOS HUMANOS DEL SECTOR EDUCATIVO Administración de las plantas de cargos Asesorar, hacer seguimiento y control a las entidades territoriales en el desarrollo de los procesos administrativos para la definición, manejo y distribución de planta de personal de acuerdo con las necesidades y características del servicio educativo en la entidad territorial. Expedir parámetros para la definición de planta de personal del sector educativo. Administración de la Carrera Docente Coordinar los procesos de selección, inducción y periodo de prueba de docentes con las entidades territoriales y la Comisión Nacional del Servicio Civil,

SUBDIRECCION RECURSOS HUMANOS DEL SECTOR EDUCATIVO Salarios e incentivos Aportar insumos para la definición de salarios, estímulos, incentivos y compensaciones de docentes y directivos docentes. Coordinar con la Oficina de Planeación del Ministerio de Educación los estudios permanentes sobre incremento de salarios en instituciones educativas públicas. Bienestar y Seguridad Social Integral Coordinar con las cajas de compensación el apoyo a las secretarias de educación en los programas de bienestar social. Mantener una relación permanente con la Fiduciaria la Previsora

Seguimiento a ejecución de recursos del SGP 2. SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO A RECURSOS Seguimiento a ejecución de recursos del SGP Revisión de necesidad de recursos complementarios para garantizar el pago de nómina viabilizada Fondos de Servicios Educativos Liquidación y Certificación de Deudas laborales

1. Seguimiento a ejecución de recursos del SGP SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO A RECURSOS 1. Seguimiento a ejecución de recursos del SGP Seguimiento al reporte de la información financiera (ingresos, gastos), nómina , calidad y alimentación en el SINEB Revisión de incorporación, ejecución, devengos y uso de recursos de calidad y alimentación Determinación de excedentes por vigencia para aplicar a deudas laborales Asesoría sobre gestión financiera a las Entidades Territoriales Certificadas

Determinación de recursos faltantes SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO A RECURSOS 2. Revisión de necesidad de recursos complementarios para garantizar el pago de nómina viabilizada Análisis de costo de nómina 2008 y proyectado 2009 frente a la asignación de recursos por población atendida Determinación de recursos faltantes Análisis de ineficiencias en uso de recursos humanos y contratación y su incidencia en costo para definir estrategias de ajuste y recursos definitivos a asignar como complemento.

3. Fondos de Servicios Educativos SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO A RECURSOS 3. Fondos de Servicios Educativos Con base en el nuevo Decreto 4791 de 2008: Revisar preguntas frecuentes Preparar cartilla de orientaciones tanto a secretarias de educación como a establecimientos educativos Preparación de curso virtual dirigido a rectores y directores rurales Asistencia técnica en organización y administración de Fondos de Servicios Educativos

4. Liquidación y Certificación de Deudas laborales 3. SUBDIRECCIÓN DE SEGUIMIENTO A RECURSOS 4. Liquidación y Certificación de Deudas laborales De conformidad con la normatividad vigente la Subdirección revisa liquidación de deudas generadas por Nivelación y homologación de administrativos Ascensos en el escalafón Difícil Acceso Una vez revisada la consistencia de la liquidación y los excedentes de balance disponibles en cada entidad territorial certifica el valor faltante ante la Oficina de Planeación del MEN para solicitar los recursos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El Ministerio de Hacienda revisa deudas de la entidad con la Nación y realiza cruce de cuentas, si faltan recursos asigna mediante acuerdo de pago. La Subdirección realiza seguimiento al uso de los recursos asignados.

SUBDIRECCIÓN DE FORTALECIMIENTO DE SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN Coordinación de la estrategia de Gestores Educativos. Acompañamiento a municipios mayores de 100 mil habitantes en proceso de certificación. Articulación de asistencia técnica a entidades sujetas a medidas preventivas a correctivas. Coordinación operativa de encuentros periódicos con secretarios de educación. Asistencia técnica para definición de estructuras organizacionales de las secretarías. Asistencia técnica para la formulación de los reglamentos y planes operativos de inspección y vigilancia.

ESTRATEGIA DE GESTORES EDUCATIVOS Es una estrategia de acompañamiento directo a las entidades territoriales que busca fortalecer la capacidad de gestión de los equipos directivos de las SE, y facilitar la articulación entre la oferta de AT del Ministerio y la demanda de AT por parte las SE.

LÍNEAS DE ACCIÓN DE LA ESTRATEGIA Asistencia Técnica General Difundir la política y los proyectos del MEN. Promover la implementación de la política, y el logro de resultados. Asesorar al equipo directivo en desarrollo de competencias de dirección. Articulación de Asistencia Técnica Específica. Apoyar a las SE en la identificar y priorización de las necesidades de AT. Orientar a la SED en el procedimiento de solicitud de AT al MEN (aplicativo de asistencia técnica). Hacer seguimiento a solicitudes de AT. Apoyar al MEN en la coordinación de la oferta de AT. Apoyar a las SE en la Identificación de Aliados Potenciales para el Desarrollo de su Misión. En el nivel regional, promoviendo el trabajo intersectorial, y con el privado. A nivel nacional, participando en los Consejos Comunales (y en las reuniones preparatorias).