Escuelas infantiles y casas de niños 29 Abril 2011

1. DEFINIR LA MISIÓN, LA VISIÓN Y LOS VALORES

La misión, la visión y los valores “…Si quieres construir un barco, no empieces a buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho…” El principito

DEFINIR LA MISIÓN

La misión es la razón de ser de la organización la misión no es un concepto a alcanzar La misión es un concepto atemporal ¿Para qué sirve definir la misión? - Define el carácter e identidad de un centro. - Representa lo que debe ser acometido y realizado en el presente. - Guía e inspira las actuaciones del centro. - Ayuda a seleccionar las estrategias adecuadas. Las estrategias que no ayuden a la misión, deberían ser rechazadas. - Sirve para orientar los recursos y esfuerzos en la dirección adecuada. - Ayuda a que todos los objetivos del centro estén encauzados hacia la misma dirección. - Ayuda a construir el espíritu de equipo y así motivar a toda la comunidad educativa. - Permite transmitir una imagen positiva hacia el exterior, mediante la generación de una frase lema.

Características de la misión - Debe ser diferenciadora: debe aportar algo que nos haga diferentes a los demás. Podemos preguntarnos: ¿qué es lo que nos hará únicos o diferentes a los demás? - Debe perdurar en el tiempo, y no estar sujeta a cambios tan rápidos. - Debe ser motivadora: debe tener un concepto unificador que encauce y motive a la gente - Debe estar escrita, para evitar ambigüedades. - Debe ser concreta y fácil de comunicar.

¿CÓMO DEFINIRLA? 1.- Definir la o las funciones principales del centro educativo. 2.- Elegir las funciones más representativas 3.- Construir la frase definitiva que defina la actividad del centro educativo (que integre las funciones seleccionadas). 4.- Averiguar la razón o razones de ser del centro educativo. ¿por qué, para qué lo hacemos? 5.- Construir la frase que defina nuestra misión o razón de ser.

Ejemplo centro educativo: Funciones de la organización. Formar de manera integral al alumno. Educar al alumnado. Responder a las expectativas educativas de las familias. Formar en competencias básicas al alumnado. Cumplir con las expectativas de la sociedad. Lograr que los alumnos alcancen buenos resultados académicos. Lograr el pleno desarrollo de la personalidad del alumnado. Participar en la vida social del entorno del centro de manera activa. Mejorar el entorno social más inmediato. Responder ante la administración educativa con resultados óptimos. Involucrar a las familias en el proceso educativo. Otras

Ejemplo centro educativo: selección de funciones Ejemplo centro educativo: selección de funciones. Formar y educar de manera integral al alumno. Mejorar el entorno socio-cultural más inmediato. Involucrar a las familias en el proceso educativo. Ejemplo centro educativo: Frase definitiva. Formar y educar de manera integral al alumnado, involucrando a las familias y consiguiendo mejorar el entorno socio-cultural más inmediato Ejemplo escuela infantil: educar atendiendo a la diversidad con profesionales en continua formación para adaptarse a las nuevas tendencias y desarrollando una metodología innovadora, creativa, lúdica y abierta a toda la comunidad educativa. Hewlett Packard: “realizar contribuciones tecnológicas las cuales mejoren la vida de las personas”, Sony: “Experimentar la dicha de hacer avanzar y de aplicar la tecnología para el beneficio del público”

DEFINIR LA VISIÓN

La visión es una expresión concisa de la imagen que deseamos para nuestro centro educativo en el futuro. Responde a la pregunta: ¿qué queremos ser? ¿Para qué sirve definir la visión? - Su papel principal es guiar e inspirar el futuro. - Ofrece una idea de éxito colectivo. - Es el punto de partida de la estrategia del centro educativo. - Ayuda a que todos los objetivos del centro estén encauzados hacia la misma dirección. - Clarifica a todos (equipo directivo, personal del centro, alumnos, familias, proveedores) la dirección de crecimiento del centro. - Ayuda a construir el espíritu de equipo.

Características de la visión: - Debe definir el objetivo a perseguir por el centro. - Debe existir un equilibrio entre lo ambicioso y lo realista. - Debe ser a la vez posible y creíble. - Debe ser flexible, susceptible de sufrir cambios. - Debe ser motivadora: debe tener un concepto unificador que encauce y motive a la gente. - Debe de estar escrita, para evitar ambigüedades. - Debe ser breve, concreta y fácil de comunicar. - No debe abusar de excesivos detalles, puede generar oposición. - No debe ser una definición demasiado amplia, pues perderá su fuerza motivadora

¿Cómo definir la visión? 1.- Responder a la pregunta ¿qué queremos ser?. Ejemplos centro educativo: - Seremos el referente socio-cultural del entorno más próximo. - Seremos motivo de orgullo para el entorno social. - Conseguiremos que los alumnos se sientan orgullosos de pertenecer al centro. 2.- Construir la frase definitiva. Ejemplo. Seremos el referente socio-cultural para nuestros alumnos y sus familias, convirtiéndonos en motivo de orgullo para todos ellos.

¿QUÉ SON LOS VALORES? Los valores son los ideales y principios colectivos que guían las reflexiones y las actuaciones del individuo. Inspiran los ejes de conducta del centro educativo y están íntimamente relacionados con la misión y visión del mismo. Responden a la pregunta ¿En qué creemos? ¿Para qué sirven los valores? - Sirven de guía para las actuaciones de los individuos. - Base para la toma de decisiones. - Base de toda la cultura del centro - Elemento distintivo, diferenciador

¿CÓMO DEFINIRLOS? 1.- Crear la lista de valores iniciales. 2.- Elegir los valores individualmente (5 o 6) y sumar coincidencia 3.- Seleccionar la lista de valores definitiva 4.- Definir los valores elegidos. ¿qué significa este valor en mi centro educativo?. 5.- Definir los comportamientos esperados para cada valor.

Listado de valores honestidad integridad calidad innovación medio ambiente profesionalidad confidencialidad respeto por los usuarios ambición tradición trabajo en equipo confianza mutua - etc

2. LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS: EL MAPA DE PROCESOS DEL CENTRO EDUCATIVO

DEFINICIÓN DE PROCESO Un proceso es una secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre sí, que transforman unas entradas (inputs) en unos resultados (outputs), para dar respuesta o prestar un servicio a un usuario, cliente o beneficiario, y que crea valor intrínseco para estos.

EJEMPLOS DE PROCESOS PREPARAR CAFÉ IMPRIMIR UN INFORME ENTRADAS Café, agua, filtro, medida, cafetera, taza. Datos Ordenador Impresora TAREAS CON VALOR AÑADIDO Introducir filtro Medir y poner café Medir y añadir agua Encender la cafetera Servir café en la taza Encender el ordenador Usar el teclado para meter los datos y redactar texto Archivar datos Imprimir informe TAREAS SIN VALOR AÑADIDO Medir el café grano a grano Dibujar motivos en el filtro Trasladar la cafetera de un sitio a otro sin motivo Editar el texto con letra gótica Traducir el texto a griego clásico Imprimir con tinta dorada. PRODUCTO Taza de café Informe imprimido

Esquema de un proceso LÍMITES: PRINCIPIO Y FINAL PROVEEDOR RESPONSABLES ENTRADAS SALIDAS PROVEEDOR DESTINATARIO PROCESOS Actividades Tareas Materiales Información Productos Servicios Medios Recursos Retroalimentación Retroalimentación SISTEMAS DE CONTROL

ELEMENTOS DE UN PROCESO Proveedor Nombre y definición Límites: inicio y final Entradas Actividades y tareas Responsable o propietario Medios y recursos Salidas Destinatarios Sistemas de control

? Objetivos ¿PARA QUÉ SIRVEN LOS PROCESOS? Conseguir que aquellas acciones que son repetitivas estén organizadas de una manera óptima y, por tanto, que el personal del centro actúe siempre igual. ? Objetivos Que todos procedan según está establecido en el proceso, reduciendo la incertidumbre del cómo hacer las cosas y la arbitrariedad del yo creo que.

Proceso 1 Proces2 Proceso 3 DIRECCIÓN ¿PARA QUÉ SIRVEN LOS PROCESOS? La mayoría de las acciones de una organización son conjuntos de procesos que cruzan diferentes funciones. DIRECCIÓN Proceso 1 Proces2 Proceso 3 Todo el personal del centro conoce el papel que juega en los procesos y puede mejorar la eficiencia de los mismos.

GESTIÓN POR PROCESOS VS GESTIÓN POR FUNCIONES Departamentos especializados Proceso valor añadido Departamentos como formas organizativas Forma “natural” de organizar el trabajo Responsabilidad funcional Responsabilidad por procesos Jerarquía-control Autonomía - Autocontrol Burocracia - formalismo Flexibilidad- cambio- innovación Cumplimiento desempeño Compromiso con resultados Productividad Eficacia y eficiencia global

GESTIÓN POR PROCESOS VS GESTIÓN POR FUNCIONES (2) Los empleados son el problema El proceso es el problema Evalúa las funciones Evalúa el proceso Sustituye a las personas Cambia el proceso Se controla a las personas Se controla el proceso ¿En quién se confía? Todos tenemos el mismo objetivo Modelo vertical y balcanizado Modelo horizontal, integrado e interdependiente

DIFERENCIAS ENTRE GESTIÓN POR FUNCIONES Y GESTIÓN POR PROCESOS El proceso atraviesa las funciones Funciones (jerarquía) Interfaz Procesos

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS 1 OPERATIVOS CLAVES O “DE SERVICIOS” PROCESOS DE APOYO O SOPORTE Desarrollan la razón de ser de la organización. Se dirigen a la prestación de sus servicios propios y a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios. Generan valor añadido para los clientes o usuarios externos. Se identifican con la cadena de valor Son los procesos que facilitan el desarrollo de los procesos operativos. Suministran lo que la organización necesita para desarrollar los procesos clave Generan valor añadido para los clientes-destinatarios internos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (2) ESTRATÉGICOS Sirven a la organización para pensar sobre sí misma y su entorno Son los procesos relacionados con la estrategia de la organización, con su dirección, planificación y organización Suponen definida la política de la organización (su Misión, su Visión, sus Valores fundamentales) Son procesos de carácter global y transversal, que afectan a todas las áreas y departamentos de la organización.

Mapa de procesos PROCESOS CLAVE PROC. ESTRATÉGICOS Son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos y son realizados por la dirección o por otras entidades. Se suelen referir a las leyes, normativas,.., aplicables al Servicio y que no son controladas por si mismo. Son aquellos que atañen a diferentes áreas del Servicio y tienen impacto en sus Grupos de Interés, creando valor para éstos. Son las actividades esenciales del Servicio, su razón de ser. REQUISITOS DE CLIENTES RESULTADOS EN CLIENTES PROCESOS DE APOYO Son aquellos que dan soporte a los procesos clave que realiza el Centro.

PROCESOS ESTRATÉGICOS PROCESOS OPERATIVOS PROCESOS DE APOYO

MAPA DE PROCESOS DE UN CENTRO EDUCATIVO ESTRATÉGICOS Previsión de recursos Planificación Estrategias Revisión del Sistema por la Dirección OPERATIVOS Planificación y Organización Del centro Prestación del servicio DE APOYO Gestión de personal Gestión administrativa Gestión de recursos

POLÍTICA DEL CENTRO: MISIÓN, VISIÓN, VALORES ESTRATÉGICOS Elaboración y revisión de doc. programáticos (EPD) Criterios de asignación de recursos (EAR) Revisión del Sistema por ED (ERS) Planificación a largo plazo (EPL) OPERATIVOS Planificación / Organización de actividades (OPR) Ens / Aprendizaje (OEA) Tutoría/Orientación (OTO) Coordinación (OCO) EDUCACIÓN Servicios del centro (OGS) Atención a padres (OAP) Socialización (OSO) Desarrollo cultural (ODC) Imagen del centro (OGI) DE APOYO o SOPORTE Gestión de Personal (SGP) Gestión de Recursos (SGR) Gestión administrativa (SGA) Gestión de Infraestructuras (SGI) Gestión medioambiental (SGM) Gestión de información (SGC)

Los pasos que debemos seguir serán los siguientes • Establecer la misión y objetivos estratégicos de la organización. • Establecer el equipo de identificación de los procesos. • Identificar y clasificar los procesos de la organización: utilizar listas de procesos ya existentes, benchmarking, y posteriormente un brainstorming partiendo las ideas generadas. • Agrupar procesos (más concretos): aquéllos que la organización decida integrar dentro de otros procesos más generales. • Dibujar un mapa de procesos gráfico, fácilmente comprensible por cualquier miembro de la organización.

Recomendaciones: – Formar un equipo de trabajo de no menos de 4 personas y no más de 6. – Aconsejable identificar entre 10 y 25 procesos en el mapa que diseñemos. – Recomendamos que la identificación de procesos se realice con tarjetas adhesivas (post-it o similar) que se irán colocando sobre el dibujo de un mapa de procesos vacío. También servirá una pizarra sobre la que vayan dibujando (y borrando) cajas con el nombre de los procesos identificados. – Comenzar identificando los procesos clave, para luego abordar los estratégicos y los de apoyo. – En ocasiones no existirá acuerdo en el equipo sobre si un proceso pertenece a una tipología o a otra. Por ejemplo, en el caso del proceso de Limpieza y mantenimiento, puede haber personas que lo consideren clave y otras de apoyo, dependiendo de la influencia que se le otorgue al proceso sobre la satisfacción de nuestro cliente. Recomendamos no invertir mucho tiempo en este tipo de discusiones. Lo realmente importante es que el proceso esté identificado en el mapa para posteriormente poder organizarlo. – Un mapa estará técnicamente bien construido si: Es simple y fácil de entender (lo entienden personas que no han participado en su elaboración). Todo el personal de la organización está representado en los procesos identificados. Todas las tareas que se realizan en la organización están incluidas en los mismos. – El mapa de procesos es algo muy particular de cada organización y cada empresa deberá diseñar el suyo. No abusar del copiar y pegar.

2. ¿CÓMO SE ANALIZA, DESCRIBE Y DOCUMENTA UN PROCESO? describir documentalmente el proceso. A estas descripciones de procesos les llamaremos “procedimientos” Dos tipos básicos de metodologías: – Las que se centran en la descripción del proceso utilizando exclusivamente texto. – Las que se centran en la descripción del proceso utilizando exclusivamente diagramas de flujo Para describir y documentar un proceso, primero hay que estructurarlo y visualizarlo (utilizaremos para ello la técnica del diagrama de flujo). Una vez visualizado, debemos abordar la explicación del mismo con texto. La búsqueda del equilibrio entre diagrama de flujo y explicaciones. Cuanto más extenso hagamos el diagrama de flujo, menos texto explicativo incluiremos. Cuanto más escueto sea el diagrama de flujo, más texto deberemos utilizar

DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCESO. CONCEPTO Es un tipo de representación gráfica que muestra el desarrollo de un proceso. Describe el proceso concreto, mostrando sus entradas, secuencia de actividades, puntos de decisión y resultados y permitiendo su comprensión global.

DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCESO SÍMBOLOS ESTANDAR (Código ANSI: American Nacional Standars Institute Identifica el principio o fin del proceso Identifica una actividad, identificándola Símbolo de decisión (sí/no), bifurcándose el camino Identifica un documento utilizado en el proceso Conector: indica continuación del proceso en otra página Símbolo de archivo de documentación

Metodología a seguir para documentar procesos 1. Identificar límites del proceso inicial y final. 2. Identificar las tareas(cronológicamente) 3. Incluir responsable 4. Describir las tareas (de forma escueta) 5. Definir decisiones 6. Definir los documentos (nombre, responsable, lugar y tiempo de archivo)

el procedimiento debe indicar: – el nombre del centro – el título del procedimiento – el número del procedimiento – el número de edición – la fecha de edición – la paginación – firma del que lo aprueba