Diagnóstico de Procesos Alejandro Covacevich Vieira.

1. Diagnóstico de Objetivo Establece si un proceso tiene un objetivo. Si es conocido por quienes lo ejecutan, y si apunta al objetivo institucional o Misión. Algunas preguntas: ¿Cuál es el objetivo del proceso? ¿Apunta al objetivo de la Institución? ¿Existe algún criterio de medición de Desempeño? ¿Conocen sus ejecutores el criterio de medición? ¿Existe algún incentivo para los ejecutores respecto de su propio desempeño? .

2. Diagnóstico de Responsabilidad Establece si el proceso tiene un responsable y si éste es idóneo. Algunas preguntas: El responsable ¿Posee la preparación requerida? ¿Sabe el resto de la organización quién es el responsable del proceso? ¿Sabe éste que lo es? ¿Está la responsabilidad instituída a través de una designación o es un liderazgo consuetudinario? ¿Existe mejor remuneración para el responsable? .

3. Diagnóstico de Recursos Establece si los procesos cuentan con los recursos físicos y humanos que requiere su ejecución. Algunas preguntas: ¿Los recursos asignados son los suficientes? ¿Son más que los necesarios? ¿Son los más eficaces?.

4. Diagnóstico de Información Establece si quien toma las decisiones en un proceso cuenta con un criterio, si éste es conocido y si cuenta con la información adecuada Quien toma las decisiones ¿Puede describir el criterio que aplica? Si es así: ¿Es un criterio racional? ¿Existen factores que no fueron considerados al momento de definir el criterio? ¿Existe un criterio mejor que no se aplica sólo porque faltaría información? ¿Es posible obtener dicha información a un costo razonable? Suponiendo que es un criterio razonable: ¿Cuenta con la información que le permite decidir? Esta información ¿Se actualiza o incrementa regularmente?.

5. Diagnóstico de Racionalidad Establece el aporte global y el costo de un conjunto acotado de procesos al objetivo de la institución. Algunas preguntas: ¿Son todos los trabajos necesarios? ¿Apuntan todos al mismo objetivo? ¿Existen procesos cuyos objetivos se sobreponen? ¿Existen procesos cuyos objetivos se anulan? En las instalaciones informáticas algunos ejemplos típicos de irracionalidad son: La redigitación de informes emitidos por el computador Bancos de información duplicados y cautivos Procesos que modifican información “cerrada” Procesos manuales que deberían ser automáticos.

6. Diagnóstico de Control de Calidad Establece si un proceso proveedor se alimenta con la información de su cliente respecto a la calidad del producto o servicio entregado. Algunas preguntas: ¿Existe un canal que informa al ejecutor de un proceso acerca de la calidad de su producto? ¿Se toma en cuenta dicha información para mejorar la calidad del producto?.

7. Diagnóstico de Sinergía Establece si los responsables de un proceso conocen el objetivo de nivel superior ¿Saben los ejecutores cómo incide su trabajo en los objetivos de nivel superior? ¿Saben cómo sus fallas afectan a dicho objetivo? ¿Actúan en consecuencia?.

8. Diagnóstico de Estrategia Establece si el proceso produce información útil para los procesos que adoptan decisiones estratégicas . Por ejemplo: Sobre la estructura, imagen o el objetivo global de la organización. Algunas preguntas: Los que toman las decisiones estratégicas ¿Conocen las variables que inciden en el proceso ¿Es posible inferir de dichas variables conclusiones estratégicas? ¿Está instituida dicha información? ¿Se puede mejorar?.

9. Diagnóstico de Ubicación Establece si las herramientas de software estás instaladas donde se requiere: ¿Están las herramientas de simulación (captura) en el lugar donde se producen los datos? ¿Están las de inferencia en el lugar donde se toman las decisiones? En ambos casos ¿Es posible que lo estén ?.

10. Diagnóstico de Cohesión Establece el actual grado de disgregación de los procesos es mayor que el requerido. Algunas preguntas: ¿Existen procesos de inferencia que se podrían centralizar? ¿Existen procesos de decisión que se deberían descentralizar? El problema de la descentralización de las inferencias es la pérdida de eficiencia El problema de la centralización excesiva de las decisiones, además de la posibilidad de errores, es la concentración de poder y la posibilidad de corrupción.