Sección 8 Administración Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Introducción En esta sección vamos a ver como utilizar el sistema de Control de Usuarios de C.I.O. Light, la administración de directorios y archivos, incluyendo copias de seguridad, y como actualizar datos con el servicio del Tekhne Informe. Más... C.I.O. tiene un sistema sofisticado de control de usuarios que permite definir los trabajos que cada persona puede ejecutar en el programa. Desde el momento en que el usuario entra su nombre y clave para acceder al programa, C.I.O. está controlando su trabajo en el programa, comparando siempre contra una tabla de permisos manejado por el Administrador del Sistema. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Control de Usuarios - 1 El Administrador del Sistema tiene acceso a la opción Control de Usuarios del menú de Administración. Más... Aquí hay una tabla de usuarios del C.I.O. Light. Se puede crear, modificar y borrar usuarios como cualquier otra información. El campo Login es el nombre corto que el usuario digita para entrar a C.I.O. Más... El Administrador del Sistema es la única persona que tiene acceso a esta tabla, y la persona que entra como Admin puede controlar los demás usuarios del programa, agregando y quitando permisos para acceder a las diferentes partes del programa. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Control de Usuarios - 2 Un nuevo usuario tiene clave de acceso 12345 por defecto. El nuevo usuario puede acceder al programa digitando el nombre corto en el campo Nombre de la ventana Login y con esta clave, y luego utilizar la opción Cambio de Clave para colocar una clave personal. Más... Para cambiar la clave, C.I.O. muestra el nombre del usuario cuya clave se va a cambiar, y debe digitar la clave original. Luego digite la clave nueva DOS VECES en los dos campos suministrados. Si el usuario digita la nueva clave bien las dos veces, C.I.O. la graba y reporta el cambio. Si no, reporta que la clave no fue cambiada. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Niveles de Acceso - 1 Seleccione un usuario del listado y oprima este botón que da acceso a la tabla de permisos. Aparece una ventana para escoger entre los permisos para la base de datos central o los proyectos. Las demas opciones tienen que ver con los módulos de Control de Obra. Seleccionando Base de Datos Central aparece esta ventana. Cada opción tiene un listado con Negado (no se puede ver), Consultar (se puede ver pero no editar o crear información), y Modificar (permiso para hacer cualquier trabajo). Más... Más... Estos son los permisos para el usuario seleccionado en el listado. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Niveles de Acceso - 2 Seleccionando Datos de un Proyecto se ve esta ventana. Se puede dar el nivel requerido para cada uno de los proyectos en el sistema. Más... Se debe dar los permisos requeridos para cada usuario del programa. Cuando un usuario crea un nuevo proyecto, el sistema automáticamente le da a este usuario acceso a su proyecto. Pero si otras personas tienen que accederlo, hay que agregar el permiso aquí. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Niveles de Acceso - 3 Cuando un proyecto esta Fijo se activa el botón Datos. Esto es para controlar acceso a la base de datos del proyecto. Más... La ventana para los permisos a los datos de un proyecto fijo no tiene tantas opciones como la ventana para la base de datos central. Esto es porque solo están fijas las tablas de precios, componentes de los análisis y juegos de precios. Para la demás información, el proyecto fijo sigue utilizando la base de datos central. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Areas de Trabajo - 1 La ventana Areas de Trabajo permite el manejo de los directorios de trabajo de C.I.O. Light. Se puede manejar cualquier número de directorios, cada uno con su base de datos, proyectos, etc. Más... Las Areas de Trabajo en C.I.O. son sencillamente directorios adentro de la carpeta Trabajo en el directorio de instalación de C.I.O. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Areas de Trabajo - 2 El Area de Trabajo actual es el directorio en el cual el usuario esta trabajando en el momento. Abajo aparece el listado de Areas de Trabajo disponibles. Se puede mover entre áreas con el botón Utilizar Ahora - C.I.O. pide el nombre y clave para acceder a la nueva área, como si se estuviera entrando al programa nuevamente. Con el botón Por Defecto, se puede mover a otra área, y de una vez definirla como el área en uso por defecto al arrancar el programa nuevamente. Más... Más... Los otros campos son utilizados al instalar el programa. Directorio Principal Sistema es la ubicación del directorio Sistema de C.I.O. Directorio Principal Datos es la ubicación del directorio Trabajo, y Directorio Temporal es el directorio temporal de su disco duro local. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Creando Areas de Trabajo Al oprimir el botón Crear, se dispone de cuatro formas de crear una nueva Area de Trabajo o directorio. Más... Primero, se puede copiar el directorio señalado en el listado - esto copia la base de datos de insumos, APUs y terceros al nuevo directorio, pero no los proyectos. Más... La segunda opción genera un directorio vacío para que el usuario empiece a crear su propia base de datos. Más... Las otras dos opciones son para importar información desde una licencia de C.I.O. para DOS. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Copias de Seguridad 1 El botón Respaldo crea una copia de seguridad del Area de Trabajo señalado en el momento. Las copias de seguridad están guardadas en el directorio Respaldo de C.I.O. Más... En la carpeta Respaldo, C.I.O. crea una carpeta con el mismo nombre que el área de trabajo, y crea las copias de seguridad ahí. Las copias están en archivos comprimidos (formato ZIP), y el nombre del archivo es descriptivo del contenido. Por ejemplo, el archivo “Cio Copia Seguridad Demo 20020122 103748.zip” es una copia del area de trabajo “Demo” hecha el día 22 de enero de 2002 a las 10:37:48 am. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Copias de Seguridad 2 Cada vez que el usuario cierre el C.I.O., o pasa a otra área de trabajo, C.I.O. consulta sus copias de seguridad para ver si ya pasaron 24 horas desde la ultima copia de seguridad. Si es el caso, el programa solicita una nueva copia. Más... Obviamente las copias de seguridad se van acumulando con tiempo, ocupando espacio en el disco duro. En Utilidades - Administración - Copias de Seguridad se puede definir para cuanto tiempo C.I.O. debe guardar las copias. Es aconsejable sacar copias de seguridad independientes de C.I.O., por ejemplo en un drive externo, con una frecuencia mayor que este tiempo. Por ejemplo si C.I.O. esta guardando sus copias por 10 días, debe estar sacando copias en otro medio, cada 8 o 9 días. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Restaurando una Copia de Seguridad Si se necesita restaurar una copia de seguridad por cualquier motivo, primero debe copiar los archivos desde el directorio de seguridad hasta el directorio de trabajo correspondiente. Como las copias de seguridad están en archivos comprimidos, debe utilizar una herramienta como Winzip para descomprimirlos. Más... Luego, en la ventana de Areas de Trabajo señale el directorio y oprima Reindexar. Más... Finalmente, debe ir a la ventana de Proyectos, señalar cada proyecto y escoger la opción Reindexar del menú Editar. Más... Para saber cual copia de seguridad debe utilizar, se necesita interpretar los nombres de los archivos .zip - por ejemplo “Cio Copia Seguridad Demo 20020122 103748.zip” es una copia del área de trabajo “Demo” hecha el día 22 de enero de 2002 a las 10:37:48 am. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Mantenimiento de Areas de Trabajo El botón Reindexar es para mantenimiento del sistema después de una corte de luz o cualquier incidente que ocasione fallas en el programa. Señale el directorio a mantener y oprima el botón Reindexar. Para un trabajo completo, debe ir a la ventana de Proyectos, señalar cada proyecto y escoger la opción Reindexar del menú Editar. Más... Normalmente, no se necesita utilizar la opción Comprimir. La excepción seria después de haber borrado un volumen muy grande de información, por ejemplo un proyecto entero, en cual caso esta opción puede recuperar un espacio significante en disco duro. Más... El botón Reconstruir solo se utiliza en casos muy particulares bajo las instrucciones de Tekhne, y Borrar borra completamente el directorio señalado. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Actualizando con el Tekhne Informe Tekhne ofrece el servicio de actualización periódica de la base de datos de insumos, análisis unitarios y proveedores en el programa - el producto se llama Tekhne Informe. Para actualizar el programa con el diskette del Tekhne Informe, debe seguir los siguientes pasos. Más... Más... 1. El diskette contiene el archivo Infwin.exe. Doble-click sobre este archivo en el Explorador de Windows. Aparece un ventana con la ruta de acceso hacia el directorio Informe de C.I.O. Si es necesario, corrija esta ruta, y luego oprima el botón Unzip. C.I.O. descomprime varios archivos en el directorio Informe. A veces el Informe trae unos archivos Imagen.exe o similar. Repita el proceso dando la ruta hacia el directorio de Imagenes de C.I.O. para cada uno de estos archivos. 2. En C.I.O., en la ventana de Areas de Trabajo, señale el directorio que quiere actualizar y oprima el botón Informe. Repita el proceso para cada directorio que quiera actualizar. Este proceso no afectará los precios de proyectos fijos. De todas maneras es aconsejable guardar copias de seguridad de su información siempre. Más... Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración

Auditoría de Usuarios CIO tiene un sistema de auditoría. En este momento el sistema monitorea quien entra y sale de CIO y en que momento. En Utilidades/Administración/Consulta de Auditoría puede consultar quienes estaban trabajando en CIO y en que momento. El sistema de auditoría se activa por defecto, pero se puede desactivar desde Utilidades/Administración/Opciones de Administración. Curso Básico de C.I.O. Light Sección 8 - Administración