Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre GESTION DOCUMENTAL Y NORMALIZACION ARCHIVISTICA FRENTE AL ACCESO CIUDADANO A LA INFORMACION Por:Carlos Alberto Zapata

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre ARCHIVOS Y MEMORIA Las sociedades que no disponen de archivos son sociedades sin memoria. Sin ellos, en la práctica, no existiría organización estatal Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T-443/94)

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA ANTES No existía información disponible. El ciudadano no sabia donde encontrar la información. El acceso a la información era denegado frecuentemente. Menor control social sobre la información. Marco normativo restringido. HOY El estado tiene el deber de ofrecer información al ciudadano. El ciudadano tiene el derecho para exigir el acceso a la información. Los organismos de control deben tutelar ese derecho Mayor control social de la información Marco normativo amplio

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre NUEVO ESCENARIOS, VIEJOS PROBLEMAS Las tecnologías de la información facilitan el acceso ciudadano a la información. Los organismos internacionales promueven nuevos mecanismos para que los gobiernos brinden mayor acceso público a la información. Los ciudadanos tienen derechos en cuanto al acceso a la información pública. Existen nuevos mecanismos de presión para que el ciudadano tenga pleno acceso a la información. PERO……

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre NUEVO ESCENARIOS, VIEJOS PROBLEMAS Los archivos, no están siendo verdaderos promotores del acceso ciudadano a la información. Las iniciativas legislativas en este campo son incompletas. Los gobiernos mantienen restricciones al acceso a la información. Los ciudadanos no conocen sus derechos o no los exigen. Se mantiene la cultura del secretismo sobre ciertos asuntos públicos.

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre PROMESAS DEL GOBIERNO ELECTRÓNICO Mayor acceso del público a la información. Pasar de la información pasiva a la activa. Pasar de la opacidad a la transparencia. Ciudadanos capacitados. Generación de contenidos para el ciudadano. Llevar los servicios de la administración a la Web. Mejorar la eficiencia de la administración. Facilitar la comunicación entre los ciudadanos y el gobierno.

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre ¿ESTAMOS SEGUROS QUE HEMOS LOGRADO? MENOR CORRUPCION MAYOR CONTROL SOCIAL MAYOR TRANSPARENCIA MAYOR EFICIENCIA PROTECCION DE LA INFORMACION (Ej. wikileaks) CALIDAD EN LA RENDICION DE CUENTAS

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Procedimientos para prevenir, detectar y corregir RIESGOS en la GD Procedimientos para la generación y registro adecuado de información Procedimientos para el aseguramiento de la información RIESGOS Y GESTION DOCUMENTAL Procedimientos para el seguimiento de la gestión del documento TRANSPARENCIA Y GESTION DOCUMENTAL Fuente: Zapata, 2007

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre RIESGOS EN LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre …y esto ¿porque ocurre?

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Las tecnologías de la información cambiaron dramáticamente el entorno de la información, al pasar de manos de la ORGANIZACION a manos de las PERSONAS. GESTION DOCUMENTAL Y COMPORTAMIENTO DE LA GENTE

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Los ciudadanos no han sido formados para gestionar información ni para valorarla como un bien público

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre CAMBIO CULTURAL De nada sirven los sistemas y las redes de información si las personas no modifican su CONDUCTA. El comportamiento respecto a la información se refiere a como los individuos se acercan a la información y la manejan (Thomas Davenport)

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre CONTROL INTERNO Y GESTION DOCUMENTAL Cumplir funciones con base en el marco legal sobre archivos Verificar y evaluar cumplimiento del marco legal sobre archivos OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO Y LA GESTION DOCUMENTAL Cumplir la misión, proteger los recursos de información y administrar los riesgos

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre ROL DE LOS ARCHIVISTAS EN CUANTO AL ACCESO A LA INFORMACION Posibilitan mejorar la relación existente entre los niveles de desarrollo tecnológico del gobierno y los avances del e-gobierno. Pueden ofrecer sus conocimientos para lograr avances significativos en materia de archivos y gestión de documentos en todo el Estado. Pueden trabajar armónicamente con los organismos de control del gobierno y las instancias que promueven el control social (veedurías ciudadanas, rendiciones de cuentas, etc.) Contribuyen en la formulación de políticas públicas en el ámbito de la de gestión de información del Estado.

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Participar en la capacitación de los servidores públicos, los proveedores y los ciudadanos (alfabetización informacional y alfabetización digital). Ofrecer sus conocimientos para mejorar la calidad de los contenidos así como en la producción, conservación, organización y recuperación de la información pública. Participar en el desarrollo del gobierno electrónico y en el diseño de los sitios Web del gobierno. Ayudar a cambiar la percepción acerca del valor de los archivos para una sociedad. ROL DE LOS ARCHIVISTAS EN CUANTO AL ACCESO A LA INFORMACION

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre ¿QUE HACE FALTA MEJORAR? Proceso de formación ciudadana sobre el derecho de acceso a la información, inculcando en los niños, el valor de la información y los archivos para una democracia. Marco jurídico sobre acceso a la información que transforme la percepción del archivo como un bien público y haga énfasis en que la consulta de los archivos es una obligación del gobierno y no una concesión o una mera liberalidad para el ciudadano. Marco legal que proteja las actuaciones de los archivistas, pero que a la vez les imponga deberes y obligaciones.

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Los archivos públicos deben ser accesibles a través de Internet mediante el desarrollo de catálogos en línea. El ciudadano debe saber que información está disponible y cuales son los trámites para acceder a ella. Los archivos son indispensables para desarrollar un e-gobierno eficaz con la participación de archivistas calificados. La base de un buen gobierno no es la tecnología sino la información. ¿QUE HACE FALTA MEJORAR?

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Normalizando la gestión documental desde la producción/recepción, su distribución, trámite, (trazabilidad) hasta su disposición y conservación. Definiendo un conjunto básico de metadatos para los documentos de archivo, independiente de que sean de acceso libre o restringido. Normalizando la presentación de los documentos de archivo y estableciendo características homogéneas (internas y externas) para todos los documentos. Adoptando estándares internacionales como la ISO 15489, la ISAD y otras normas relacionadas. Regulando la publicación de los documentos de archivo y ordenando la creación de catálogos de consulta de acceso público (en línea). ¿CÓMO LOGRARLO?

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Creando repositorios de metadatos de archivo, que permitan mantener el vínculo archivístico entre documentos de diferentes procedencia, asociados a elementos descriptivos comunes (personas, eventos, transacciones, contextos, procesos, etc.) Trabajando en red, a partir de la información disponible en los diferentes archivos de la administración (en las diferentes ramas del poder). Estableciendo protocolos de comunicación que favorezcan el intercambio de información entre sistemas de gestión de archivos y de gestión documental. Reglamentando el ejercicio de la profesión de Archivista. ¿CÓMO LOGRARLO?

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre ALGUNAS CONCLUSIONES La Brecha digital no cede. Los contenidos de información son mediatizados. El ciudadano no esta alfabetizado digitalmente. La recuperación de información es ineficiente. La información no esta organizada apropiadamente. La información no esta disponible. No hay coordinación estatal en la producción, organización y uso de la información. Los servidores públicos ven como agresivo el pedir información

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre PARA FINALIZAR Los archivos son el reflejo de una actividad práctica, jurídica o administrativa de una institución,………..Un archivo no es la simple recopilación o colección de documentos,…….es un conjunto orgánico de documentos unidos por un vínculo originario o de procedencia, que sirven para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno toda la información almacenada por una oficina o institución en el curso de su actividad……y los cuales se organizan y conservan según el orden natural de funcionamiento de la entidad Corte Constitucional de Colombia (Sentencia T443/94)

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre BIBLIOGRAFÍA UNESCO. Informe de la Cumbre Mundial sobre la sociedad de la Información UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA (2005). Guía de Gobierno Electrónico. Bogotá; UNESCO, 2005 UNIVERSIDAD EXTERNADO DE COLOMBIA. Guía de Democracia Electrónica. Bogotá; AUNESCO, Zapata Cárdenas, Carlos. Los archivos frente a las políticas públicas sobre acceso ciudadano a la información. Popayán, SENA [Conferencia dictada el 13 de julio de 2007]. Zapata Cárdenas, Carlos. Acceso a la información y gestión documental en el marco del gobierno electrónico. México: IFAI, [Conferencia dictada en el Seminario Nacional de Transparencia, organizado por el IFAI del 24 al 27 de agosto de 2010].

Seminario Internacional sobre Archivos y Transparencia México D.F.. Diciembre Gracias por su Atención! Carlos Alberto Zapata